Таблица 8.1.
Фрагмент функциональной матрицы
 |
• Матричная схема полномочий по принятию решений получила широкое распространение в Западной Европе и Америке. Ее намного проще применять в отечественной практике, однако, значительно «жестче», поскольку базируется на глубокой децентрализации управления. Для отечественной практики в связи с широким развитием предпринимательской деятельности такая модель представляет значительный интерес по следующим причинам.
Таблица 8.2.
Фрагмент матричной схемы полномочий по принятию решений
(пример из зарубежного опыта)
| Область принятия решений | Управляющий структурным подразделением | Штабной управляющий | Руководитель структурного отделения | Президент, председатель совета директоров | Совет директоров |
1. Кадры
а) наем персонала:
| Все решения «-------------- « | Управляющий по кадрам – подбор и контроль за соблюдением политики компании в этой области. Управляющий по кадрам – подбор кадров | Исключительные случаи отклонения от политики предприятия Утверждает наем персонала с оплатой более 1 тыс. долл. в мес. | Утверждает наем персонала с оплатой 2 тыс. в мес. | Утверждает наем персонала с оплатой более 3 тыс. долл. в мес. |
б) повышение заработной платы:
| «-------------- « «-------------- « | Управляющий по кадрам – подбор и контроль за соблюдением политики компании в этой области. Управляющий по кадрам – подбор кадров | Исключительные случаи отклонения от политики предприятия Все решения | Утверждает все решения о повышении зарплаты более 2 тыс. долл. в мес. | Утверждает все решения о повышении зарплаты более 3 тыс. долл. в мес. |
| в) рабочие затраты | Контролируются бухгалтером-контролером | «-------------- « | Все затраты превышающие 2 тыс. долл. в мес. | ||
| г) предоставление отпусков | «-------------- « | Контролируется управляющим по кадрам | «-------------- « | Все отпуска продолжительностью более 30 дней | Все отпуска продолжите-льностью более 90 дней |
Как и во многих других областях управления, конфликты, «трения» и потеря эффективности при децентрализации обусловливаются недостаточно четким и ясным определением индивидуальных задач, На практике это особенно ярко проявляется именно при определении степени и содержания децентрализации. Действенным средством для упрощения этой проблемы и внесения в нее ясности является разработка специальной схемы матричного типа, устанавливающей объем полномочий служащих по самостоятельному принятию решений в тех или иных областях, В таких схемах (обычно на одном листе бумаги) специфицируются все делегируемые в рамках организации полномочия. Поскольку большинство делегирований так или иначе связаны с правом использовать финансовые фонды организаций, то большинство схем отражают разного рода ограничения именно в этой сфере. Одна из подобных схем, широко применяемых в средних и небольших компаниях, представлена в табл. 8.2.
На схеме левую ее часть занимает перечень основных областей принятия решений. В данном случае компания сочла целесообразным сгруппировать и классифицировать такие области, как работа с кадрами, оперативные расходы, капитальные расходы и обязательства, цены и сбытовые обязательства, а также общие вопросы. В верхней части схемы указаны те управленческие уровни, которые наделены полномочиями по принятию решений в этих областях, а также та часть штабных служащих, которая обладает функциональными полномочиями в вопросах, требующих принятия решений, или чья консультация, информация и советы способствуют принятию решений линейными управляющими.
Очевидно, что полномочия и ответственность по разработке подобной схемы должны быть сосредоточены на высших уровнях управления. Кроме того, поскольку в схеме приводится разделение между решениями, принимаемыми советом директоров (правлением), и решениями, входящими в компетенцию оперативных руководителей, то схема или, по крайней мере, та ее часть, которая регулирует данную область делегирования, подлежит утверждению советом директоров.
Документограммы и органиграммы распределения полномочий. В основе их построения лежит определение маршрута прохождения определенного документа через звенья управления с указанием сроков и характера выполняемой работы по составлению данного документа каждым причастным к этому звеном управления.
Документограмма эффективно применяется в работе по рационализации делопроизводства: с ее помощью легко проследить логическую связь, последовательность этапов работы в аппарате управления, выявить дублирования информации в различных формах документов, совместить документы, несущие однородную информацию. Одна из широко применяемых на производстве форм построения документограмм показана на рис. 8.3.
Таблица 8.3.
