Цель аудита расчетов с подотчетными лицами - проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области рас-четов с подотчетными лицами.
Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:
— подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
— проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
— подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся следующие:
1. Налоговый кодекс РФ ч. 1 и 2.
2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ.
3. Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» №729.
4. Постановление Правительства РФ «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» №812.
5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Министерства финансов РФ № 34н).
6. ПБУ 3/06 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. Приказом Минфина РФ №154н.
7. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (Приказ Министерства финансов РФ № 94н).
8. Письмо Центрального банка России «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в РФ».
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые m могут быть произведены безналичными расчетами, а также на рас ходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами осуществляются практически на каждом предприятии и весьма paзнообразны.
Сюда относятся:
• приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории России и за границу;
• представительские расходы.
Все названные хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.
Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• приказы о направлении сотрудников в командировку;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов.
Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными отражаются в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:
• бухгалтерском балансе (ф. № 1) (строка баланса — прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев);
• отчете о движении денеж
ных средств (ф. № 4);
• главной книге;
• журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.
Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора служат:
• отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• несоблюдение установленных учетной политикой предприятия или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных подотчетных сумм;
• задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;
• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;
• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.
Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник.
По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику аудитор может сделать соответствующие выводы.
По результатам опроса у аудитора, складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод — удовлетворителен или неудовлетворителен порядок расчетов с подотчетными лицами.
