Официально-деловой стиль как система функционирования деловых речевых жанров

Официально-деловой стиль составляет макросреду рече­вого общения в сфере сугубо официальных человеческих вза­имоотношений, а именно в сфере правовых отношений и управления людьми. Эта сфера охватывает правительствен­ную деятельность, международные отношения, юриспруден­цию, торговлю, экономику, военную жизнь, рекламное дело, общение в официальных учреждениях, в жизни отдельного че­ловека.

Указанная среда представляет собой информационную систему функционально-стилистических отношений, инвари­антную основу которых составляет социальная (прагматичес­кая) функция долженствования и формальная (стилистичес­кая) функция официальности.

Долженствование образует сущностное содержание офи­циальных текстов. Диапазон функции долженствования в рам­ках рассматриваемой макросреды довольно широк: от императивности до рекомендательности. Последняя, рекомен­дательная, функция образует пограничную зону, где может происходить смешение разных функциональных стилей (напри­мер, официального и научно-технического). Императивная раз­новидность инвариантной прагматической функции должен­ствования также дифференцирована внутри себя. Ступени этой дифференциации образуют функции: директивная, директив­но-нормативная и нормативно-оценочная.

Управление людьми в обществе осуществляется разными путями.

30

Директивное управление — это прямое воздействие на по­ведение людей посредством законов, приказов, инструкций и т.д.

Директивно-нормативное управление базируется на целях, стоящих перед обществом, коллективом, группами людей. Цели эти различны по содержанию (экономические, соци­альные, политические и т.д.). Они служат важным ориенти­ром в деятельности государства, коллектива, отдельного че­ловека; соответственно они регулируют поведение людей.

Весьма близка к директивно-нормативной функции текста нормативная функция, реализуемая в нормативных докумен­тах, которые заключают в себе правила поведения личности или коллектива в определенных условиях, а также средства контроля со стороны общества за их поведением. Такими пра­вилами являются, прежде всего, правовые нормы. В норматив­ных документах императивность характеризуется сочетани­ем предписывающих и оценочных сведений.

Рекомендательная функция — это смягченный вариант функции долженствования, которая в реализации допускает эмоционально-экспрессивную окраску, что не характерно для императивных документов. Эта прагматическая функция ха­рактерна для таких сфер официальной жизни, как дипломатия, торжественные мероприятия, рекламная деятельность, судо­производство и т.д.

Официально-деловое общение, где нормы поведения чело­века определены более четко, как правило, канонизировано. Эти нормы определяются такими формальными стилистичес­кими правилами, как официальность, имперсональностъ (не­личностный характер), объективность, безэмоциональность, сухость. За этими стилистическими качествами формы, реа­лизации функции долженствования стоит массовый, имперсо-нальный адресат, ибо высказывания в деловой сфере осуще­ствляются, как правило, от лица государства, учреждения, должностных лиц, что предопределяет и характер и форму поведения адресата. Последнее, в свою очередь, предписыва­ет стандартизированное построение текстов, что исключает всякую двусмысленность и разночтение.

Для официально-деловой среды функционирования текстов характерны такие типовые конструктивные факторы, как

31

стереотипизация и традиция, закрепляющая стерео-типизацию в той или иной форме.

К базовым стереотипам оформления прагматической функции долженствования следует отнести, прежде всего, внешнюю форму деловых текстов, которая должна соблюдаться всеми пользователями данной формы общения. Например, стандартные формы завещания, страхования, объявления, всевозможных дипломов и т.д. Более четкому восприятию текстов, функционирующих в рассматриваемом макрокон­тексте, служат такие графические приемы как выделение абзацев, нумерация отдельных частей, введение названий глав и т.д.

Ниже приводятся рекомендации по составлению деловых писем.

Задание: Определите приемы внешнего стандартного оформ­ления этого документа.

Tips für einen

rationellen und modernen Briefstil (BRD)

Die folgenden Hinweise gelten uneingeschränkt nur für Deutschland und geben die Norm so wieder, wie sie sich in der Wirtschaft etabliert hat. Die Verwaltung, aber auch Individuen (Altersfrage) sind manchmal konservativer. Sie sollten jedenfalls nicht imitiert werden, schließlich paßt es gut zu Studenten, einen "jungen", dabei aber vollkommen korrekten und etablierten Biiefstil zuhaben.

In Österreich und vielleicht auch der Schweiz ist man in der Briefgestaltung insgesamt (aus bundesdeutscher Sicht) "altmodischer". Zu beachten sind außerdem - bei der Umschlaggestaltung - die im Absenderland üblichen Konventionen.

Neue Postleitzahlen

-fünfstellige Postleitzahlen verwenden

- größere Städte (ca. 900) haben mehrere Postleitzahlen, je nach Straße/
Bezirk

- Zustellbezirke hinter dem Ort - z.B. "München 12" - entfallen deshalb

- auf unterschiedliche Postleitzahlen achten: Postfachadresse für Briefe,
Hausadresse für Pakete, Päkchen

— knapp 1000 Großkunden haben eine eigene Postleitzahl, die ohne
weitere Angabe eines Postfachs oder einer Straße als Anschrift ausreicht

Anschrift und Absender

— Firma weglassen, wenn aus dem Firmennamen klar hervorgeht, daß
es sich nicht um eine Person handelt

— die Reihenfolge Name/ Firma bedeutet: persönlicher Brief (bleibt
u.U. ungeöffnet, wenn Adressat in Urlaub ist oder die Firma verlassen
hat)

— die Reihenfolge Firma/ Name bedeutet: Brief kann von Poststelle,
Sekretärin, Kollegin geöffnet werden

— "z.H." wird nicht mehr verwendet

— Vornamen, wenn bekannt, ausschreiben

— in der Anschrift immer Titel ("Prof.", "Dr.", "Dipl.-lng.") verwenden

— auf den Namen kann — ab Abteilungsleiter — eine
Funktionsbezeichnung folgen ("Geschäftsführer der Auer AG",
"Präsidentin des...")

— alles Überflüssige in der Anschrift weglassen — z.B. Stock,
Gebäudekomplex, Funktionsbezeichnungen etc.; maximal 6 Zeilen
(begrenzter Platz in Sichtkuverts/ auf Adreßetiketten)

— Postleitzahl und Ort durch Leerzeile oder zusätzliche halbe Zeile
absetzen

— internationale Länderkürzel + Bindestrich vor der Postleitzahl
verwenden (D-, CH-, H-, A-...), Land weglassen

— Ländernamen werden durch diese Kürzel überflüssig; will man sie
aber doch schreiben, dann immer in der im Absenderland üblichen Form

— Orts-, Straßennamen und Hausnummern immer in' der im
Empfangerland üblichen Form schreiben

Typographische Gestaltung

— in der Regel einzeilig schreiben, zusätzlich 1/2 Zeile Abstand zwischen
2 Absätzen (Textverarbeitung), sonst zusätzliche Leerzeile

— Leerzeile zwischen Betreffund Anrede

— bei kurzen Briefen l 1/2 -zeilig schreiben

 

— Plazierung der Anschrift auf dem DIN A4-Blatt genau beachten
(Fensterumschläge!)

— wichtige Zahlen und Fakten einrücken

— spätestens alle 5 Zeilen Absätze machen

33

Formelhaftes

— das Wort "Betr.:" in der Betreffzeile weglassen

— in der Anrede akademische Titel wie "Prof.", "Dr." — insbesondere
in der Wirtschaft—in der Regel noch verwenden; zumindest im deutschen
Hochschulbereich ist dies aber zunehmend veraltet

— die Standardanrede ist "Sehr geehrte/r Herr/ Frau + Name oder "Sehr
geehrte Damen und Herren" (anonym), die Standardabschlußformel lautet:
"Mit freundlichen Grüßen"

— "Fräulein" nicht mehr verwenden — auch nicht für sehr junge,
unverheiratete Frauen -, es sei denn die Betreffende tut dies selber oder
wünscht diese Anrede ausdrücklich

— Zahl der Anlagen nach der Unterschrift vermerken

— nach der Anrede ein Komma machen, klein weiterschreiben

— altmodisch oder bürokratisch wirken: "Betr.:", Ausrufezeichen in
der Anrede, Grußformeln wie "Hochachtungsvoll" und Schlußformeln
wie "In Erwartung einer baldigen Antwort verbleiben wir"

-unter die handschriftliche Unterschrift unbedingt maschienenschriftlich Vornamen (wichtig, damit man weiß, ob man "Sehr geehrte Frau" oder "Sehr geehrter Herr" antworten soll) und Namen sowie evtl. auch Funktion und Titel in Klammern setzen (erst recht in der internationalen Kommunkation!)

— bei der Unterschrift evtl. hinzusetzen: "i.V." (= in Vertretung), "i.A."
(= im Auftrag) oder "gez." + Name (maschienenschriftlich) + evtl. "nach
Diktat verreist" in Klammern

— inhaltlich aussagekräftiger Betreff (z.B. Auftrags-, Vertragsnummer,
Datum des vorangegangenen Schreibens + inhatliches Stichwort)

— an das Postskriptum (PS:) für wichtige oder heikle Angelegenheiten
denken

Sprachliche Gestaltung und Stil

— alle Satzzeichen nutzen incl. Doppelpunkt (:), und Gedankenstrich (-)

— kurze Sätze in Durchschnitt 10 — 15 Wörter

— besser Sie-Stil als Wir-Stil, Verbal— statt Nominalst!l

— Höflichkeit ohne Floskeln

— positiv unpersönlich formulieren

— keine unnötige Wiederholungen, Phrasen und umständliche
Formulierungen

34

— sparsam mit Konjunktiv, Nebensätzen, Passivformen und Modalverben
sein

— wichtigste Informationen an den Satzanfang

— nichtmarktschreierisch sein: Übertreibungen und Superlative vermeiden

Phsychologisches

— sich immer in die Person des Empfängers versetzen

— DIN-Briefnormen respektieren, sich aber auch darüber hinwegsetzen
können (bei persönlicheren Briefen),

 

— nicht förmlicher sein als der vorangegangener Brief (z.B. Anrede
"Liebe/r")

— Briefe der Art des'Kontaktes bzw. seiner Entwicklung anpassen

— Brief persönlicher machen (Anrede, Grußformel, Inhalt), falls direkter
Kontakt zur angeschriebenen Person besteht

— ruhig eine landestypische Note hereinbringen (vor allem bei gutem
Kontakt)

— bei der "Auflockerung" des schriftlichen Kontaktes ruhig den ersten
Schritt tun (die Initiative hierfür liegt in der Regel bei demjenigen, der
antwortet)

— beachten, daß die Normen für die Handelskorrespondenz in DaF-
Lehrwerken immer tendenziell altmodisch sind

— den Studenten deshalb unbedingt diejenigen Normen beibringen, die
"im Trend" liegen. Sonst ist ihr Briefstil 10 Jahre nach Abschluß der
Universität völlig antiquiert

Faxe mit und ohne Faxen

— ein Fax ist weniger vertraulich und unsicherer als ein Brief

— auch Alternativen zum Fax nicht vergessen (E-Mail, Kurzmitteilung,
Karte, Pendelbrief, Telefon, normaler Brief)

 

— Besonderheiten der Faxgestaltung beachten (Fax-Nummer,
Seitenanzahl)

— bei mehreren Seiten eigenes Fax-Deckblatt machen

— Fax-Deckblatt evtl. graphisch gestalten

Типовыми, инвариантными языковыми средствами реали­зации императивности и рекомендательности, помимо клиши-рованности внешнего оформления, а также внутренней функ­циональной структуры текста (о чем см. ниже) являются:

35

—- модальные глаголы, ср.:

"Der Titel soll erkennen lassen, aus welchem technischen Gebiet die Erfindung liegt..." (Заглавие позволяет установить...)

"Es müssen vielmehr die zum Stand der Technik gehörenden Mittel genannt werden" (Следует назвать...)

— глаголы приказания: befehlen, fordern;

— глаголы побуждения: anordnen, veranlassen, verordnen,
verlangen;

— глаголы в императиве;

— безличные конструкции типа: es ist zulässig, unzulässig,
erforderlich...;

— временные формы глагола: настоящее предписания (или
долженствования); формы будущего времени (приобретают в
контексте различные модальные оттенки долженствования,
предписания, возможности, близкой к необходимости); буду­
щее условное (ирреальное), употребляющееся в сложноподчи­
ненных предложениях с придаточным условия; прошедшее вре­
мя подчеркнутой констатации (в постановлениях, договорах);
прошедшее условное (или ирреальное) в характерных для де­
ловой речи условных предложениях;

— сослагательное наклонение (Konjunktiv) используется
для 'выражения сомнения, предположения; неуверенности, ос­
торожного предложения; смягчения значения долженствования;
выражения формы вежливости и пожелания;

— сослагательное наклонение в косвенной речи как сред­
ство реализации аргументированности в дипломатическом
общении, особенно в текстах памятных записок и меморанду­
мов.

Прагматическая функция долженствования выражается в немецком языке широким использованием инфинитивных кон­струкций с глаголами "haben" и "sein" с частицей "zu". Они усиливают категоричность функционального содержания, осо­бенно в директивных текстах. Ср.:

Die Hochschulen haben die ständige Aufgabe, im Zusammenwirken mit den zuständigen staatlichen Stellen Inhalte und Formen des Studiums im Hinblick auf die Entwicklung in Wissenschaft und Kunst, die Bedürfnisse der beruflichen Praxis und die notwendigen Veränderungen in der Berufswelt zu überprüfen und weiter zu entwickeln, (aus "Studienreform").

36

Средством выражения императивности может выступать неопределенная форма глагола (чаще в текстах всевозможных рецептов, "способов употребления", "руководств для пользо­вателей" и т.д.), ср.:

Auf 4 Liter lauwarmes Wasser— l gehäufter Eßlöffel Fay. Kräftig Schaum schlagen, Farbechtheit prüfen! Rasch waschen, kalt und eventuell mit Essigzusatz spülen... Vor dem Trocknen auf die richtige Form bringen.

К типовым лексическим средствам оформления официаль­но-делового стиля относятся!

— функционально-окрашенная лексика. Стилистически
окрашенный характер этой лексики обусловлен сущностным
содержанием текста, т.е. содержанием, определяемым сферой
функционирования, в данном случае официально-деловой.
Например, в сфере юриспруденции: Strafverfahren, Urteil fällen,
Aussage, Zeuge, das Wort entziehen, der Gerichtshof и т.д.

— термины и терминологизированные словосочетания:
ausfertigen; verantwortungsbewußt; geleitet von dem Wunsch и др.;

— устойчивые обороты и клише текстов: in Anerkennung
der Tatsache; zur Genehmigung vorlegen (Dokumente, Verträge,
Abänderungen); gleiche Gültigkeit haben; übertragene Befugnisse; den
Eingang des Schreibens bestätigen; für die Richtigkeit der Anschrift u.a.;

— собирательные существительные: die Wahlen, die Fahrer,
die Werktätigen; или существительные, выражающие совокуп­
ное единство: die Streitkräfte, die Waffen;

— отглагольные Существительные: Verwirklichung,
Verbesserung, Neugestaltung, Fernbleiben;

— формы глагола 3-го лица, неопределенно-личное место­
имение "man", глаголы в форме страдательного залога;

— канцеляризмы;

— канцелярские наречия: zwecks, gemäß, betreffs;

— обращения, начальные и конечные формулы уважения и
т.д. Такие формулы, выражая официальность, являются одно­
временно средствами выражения вежливости и соблюдения
дистанции между партнерами по коммуникации, ср.:

"Ich beehre mich, auf Ihre Note vom heutigen Tag bezug zu nehmen!" или

37

"...Der Botschafter, der...hat die Ehrendem Herrn Außenminister...
mitzuteilen...".                          '

Задание: Исходя из всего вышесказанного, проанализируй­те языковые особенности текста "60 Tips für einen rationellen und modernen Briefstil (BRD) "(см. стр.32).

Рекомендательная прагматическая функция в сфере офи­циально-делового общения также имеет градуированную шка­лу стилистических оттенков: от сухой стандартности выра­жения до эмоционально-экспрессивных окрасок текста. Пос­ледние носят характер "зазывательности", бытовой рекламы.

Ниже, в рубрике "Empfehlungen" ("Рекомендации") из газе­ты "Süddeutsche Zeitung", приводятся отрывки из брошюры, со­держащие пямятки и рекомендации по поводу приобретения недвижимости. В этой статье Вы найдете все разновидности рекомендательной функции текста и, соответственно, стили­стические средства их реализации:

Empfehlungen

Der einzig legale Weg, wie Sie wirklich reich werden, während Sie schlafen

Gratis-Spezialreport enthält, wie Sie sich durch geschicktes Immobilien-Investment frühzeitig zur Ruhe setzen können

Der kostenlose Speziaireport gehört Ihnen. Sie brauchen ihn nur anfordern.

Dieser Speziaireport gibt Ihnen Tips und zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie auch Sie sich mit nur relativ wenig Kapital ein Vermögen in Immobilien aufbauen

Es ist besser, einen Tag über sein Vermögen nachzudenken, als 30 Tage hart dafür zu arbeiten (Paul Getty).

Stellen S|ie sich vor, wie Sie sich fühlen, wenn Sie im Schlaf durch Ihren Immobilienbesitz mehr Geld verdienen, als Sie in Ihrem Beruf je verdienen können, auch wenn Sie noch so schuften.

38

Heinz-Wilhelm Vogel ist ein namhafter Fachbuch-Autor und Referent für Immobilien. Er hat für Sie die Tricks aufgedeckt, mit denen selbst einfache Leute zu wohlhabenden Immobilien-Besitzern wurden. Herr Vogel hat für Sie ein Informations-Paket „Wohlstand durch Immobilien leicht gemacht" vorbereitet. Sie brauchen es nur noch abzurufen.