Организаторам следует заранее подготовить и вручить журналистам медиа-кит:
— 1) бэкграундер, или общую информацию об организации (точное название, профиль деятельности, краткая история, структура, список должностных лиц, фотографии фасада и пр.)
— 2 ) программу конференции,
— 3) список участников с и их краткой характеристикой,
— 4) тезисы наиболее важных и интересных докладов,
— 5) текст пресс-релиза
«Круглые столы»
— «Круглый стол» — одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности.
Обсуждение актуальных социально-значимых проблем может быть организовано в форме «круглого стола», участниками которого являются авторитетные представители академического сообщества, делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ.
— Участие в «круглом столе» высших руководителей компании, спонсорство такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании.
Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает заседание более интересным.
— Число участников может составлять 6—14 человек.
— Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения.
— Работу «стола» организует в едущий.
— Перед началом обсуждения и выступлений все участники должны коротко представиться всем присутствующим.
— Ведущий предлагает порядок хода обсуждения и регламент участникам, объявляет вопросы для обсуждения и корректирует ход дискуссии.
Дни открытых дверей
— Дни открытых дверей могут быть открытыми для разного типа публики: для широкой публики и родственников занятых, для визита группы важных персон, сопровождаемых СМИ.
Широкая публика — это прежде всего местная общественность,
— посещает организацию из любознательности, а сама организация стремится улучшить к себе отношение с её стороны.
— Приглашение родственников занятых в организацию на дни открытых дверей направлено на ознакомление членов семей с рабочей средой. Это знакомство снижает напряженность в семейных отношениях когда работа требует много времени и усилий.
Подготовка дня открытых дверей предполагает разработку программы и сценария проведени я этого мероприятия, назначения ведущих для общих и отдельных собраний публики по интересам.
Посещение рабочих мест публикой требует обеспечения безопасности, уборки и сопровождающих, выполняющих роль хозяев для гостей.
День открытых дверей — своего рода внутренняя экспозиция организации, что предполагает подготовку стендов, указателей.
— Церемонии открытия
— Церемонии открытия начало нового бизнеса, становление новой услуги компании
— Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена на укрепление имиджа, улучшение репутации компании среди инвесторов, акционеров, дистрибьюторов, потребителей.
— Демонстрация современного оборудования и последних технологий косвенно свидетельствует о возможностях обеспечения высокого качества продуктов.
— Демонстрация хороших условий работы помогает привлечь лучшие кадры.
— Церемония открытия способствует укреплению корпоративного духа и лояльности занятых. Улучшаются отношения с местной общественностью, поскольку в районе создаются новые рабочие места.
— Официальное открытие нового магазина направлено на привлечение новых покупателей и партнеров.
Необходимость паблисити, или позитивной известности, делает участие в церемонии открытия значимым не только для бизнеса, но и для политиков, государственных должностных лиц и неприбыльных организаций.
— Представители открываемых школ или больниц могут быть заинтересованы в церемонии открытия с участием представителей городской администрации, поскольку она создаёт им новые возможности известить общественность о своих достижениях или нуждах.
— Официальное открытие медицинского или образовательного учреждения часто обнародует серьезную общественную проблему и служит для развертывания фандрайзинговой деятельности — сбора средств на решение социально-значимой проблемы или задачи.
— Церемония открытия может быть полезной не только для заводов, магазинов, ресторанов, отелей, но и для определенных типов офисных помещений, складов, транспортных станций и кораблей.
— Аналогом мероприятия открытия служит торжественный полет, вояж или автопробег по новому маршруту.
