Инвентаризацией называется установление фактического наличия средств и их источников путем пересчета остатков в натуре и проверки учетных записей.
Основными целями инвентаризации являются: выявление имущества, фактически имеющегося в наличии у организации, сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета и выявление отклонений, а также подтверждение достоверности учета обязательств по всем видам дебиторской, кредиторской задолженности, другим видам расчетов.
При проведении инвентаризации подсчитываются, обмериваются и взвешиваются все материальные объекты, имеющиеся у организации, а также не принадлежащие ей ценности, но числящиеся в бухгалтерском учете.
Виды инвентаризаций:
1. По характеру проведения:
- плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки, внеплановые или внезапные инвентаризации проводятся неожиданно для материально-ответственных лиц, чтобы установить фактическое наличие имущества. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально-ответственным лицам;
- внеплановые (внезапные) инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.
2. По степени охвата:
- полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) инвентаризация только один или несколько видов имущества и обязательств;
- выборочная инвентаризация наличия имущества может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также при установлении фактов списания имущества по незаконным операциям или ненадлежаще оформленным документам. В межинвентаризационный период в организациях рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации имущества в местах его хранения или переработки. Основной целью выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля за сохранностью имущества, выполнением правил его хранения, соблюдением материально ответственным лицом установленного порядка ведения первичного учета.
3. По инициаторам проведения:
- бухгалтерская ин6вентаризация проводится по решению руководителя организации или по требованию следственных и контрольных органов;
- налоговая проводится налоговыми органами в ходе выездной проверки.
Организация самостоятельно должна решать, в какие сроки проводить инвентаризацию имущества, числящегося на забалансовых счетах.
В определенных случаях, согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризации обязательно:
– при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
– при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
– при установлении фактов хищений или злоупотреблений;
– в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.
Результаты инвентаризации признаются действительными только в том случае, если соблюдается процедура ее проведения. Проведение инвентаризации имущества включает в себя несколько этапов: подготовительные мероприятия; натуральная (вещественная) и документальная проверка; сравнительно-аналитические мероприятия; заключительные мероприятия.
На этапе подготовительных мероприятий издается приказ (постановление, распоряжение) руководителя организации по форме №ИНВ-22 о проведении инвентаризации; назначается инвентаризационная комиссия, определяются сроки проведения и виды инвентаризируемого имущества, разрабатываются внутренние инструкции, осуществляется получение расписок от материально ответственных лиц, определяются остатки имущества и обязательств по учетным данным и т.п.
На этапе собственно натуральной (вещественной) и документальной проверки осуществляются выявление, взвешивание, обмеривание, таксировка, подсчет материально-производственных запасов, использование данных о существующих оценках имущества и обязательств, оформление актов инвентаризации и инвентаризационных описей.
Сравнительно-аналитические мероприятия предусматривают проверку и сопоставление данных инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бухгалтерского учета; выявление расхождений, составление сличительных ведомостей и определение причин расхождений учетных и текущих оценок; подготовку предложений по отражению в учете результатов инвентаризации.
Если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения от учетных данных, то в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств по такому имуществу составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации по форме №ИНВ-19.
До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем бухгалтерия вносит полученные сведения в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными учетных регистров. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.
Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии.
Заключительные мероприятия представляют оформление ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме №ИНВ-26; внесение бухгалтерских записей в учетные регистры по результатам инвентаризации; издание приказа руководителя об утверждении результатов инвентаризации, определение и привлечение к административной ответственности виновных лиц.
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, на заключительном этапе инвентаризации подписывают руководитель и главный бухгалтер организации одновременно с изданием приказа об утверждении результатов инвентаризации.
Результаты проведенной инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, когда она была закончена. Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовом бухгалтерском отчете.
Расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, выявленные при инвентаризации, регулируются следующим образом:
Излишки основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств и другого имущества подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации. Так, излишек материалов на складе организации отражается корреспонденцией:
Д-т сч. 10 «Материалы» К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».
Недостача ценностей в пределах норм естественной убыли списывается на затраты (расходы на продажу) организации. Например, недостача материалов на складе организации в пределах норм естественной убыли отражается корреспонденцией: Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т сч. 10 «Материалы»;
Д-т сч. 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» К-т сч. 94.
Недостача ценностей сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц корреспонденцией:
Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» К-т сч. 94.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются (учитываются в составе прочих расходов):
Д-т сч. 91, субсчет 2 «Прочие расходы» К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Результаты инвентаризации переносятся в Главную книгу, остатки на счетах которой пересматриваются и учитываются при закрытии счетов учетного года и переносе данных в бухгалтерский баланс.
Материалы работы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию организации, где они должны храниться в специальной папке в соответствии со ст.17 Закона о бухгалтерском учете не менее пяти лет, то есть в течение всего срока исковой давности по бухгалтерским операциям.
