ГЛАВА 1. ЗНАКОМСТВО С MS EXCEL 2013
Назначение
Microsoft Excel 2013 – это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычислений, организации и анализа данных. С помощью этой программы можно решать множество задач – от подготовки простейших счетов до ведения бухгалтерского учета в фирмах средней величины.
При планировании выпуска системы Microsoft Office 2013 разработчиками была поставлена задача сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе. В результате был использован пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, созданный еще для MS Office 2007, целью которого было упрощение для пользователей процедур поиска команд и использования всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями.
MS Word 2013 обеспечивает дополнительные возможности работы с документами. Теперь можно вставлять видео из Интернета, открывать PDF-файлы и редактировать их содержимое. Кроме того, улучшены функции совместной работы: добавлены прямые соединения с веб-хранилищами и упрощены функции рецензирования.
Элементы интерфейса
Основными элементами интерфейса являются Лента, Вкладки, Панель быстрого доступа, Мини-панель инструментов, Строка состояния.
Лента
Главным элементом интерфейса Microsoft Office Fluent является Лента, которая идет вдоль верхней части окна, вместо традиционных меню и панелей инструментов (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Лента
С помощью Ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.
Заменить Ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Excel нельзя.
Удалить Ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, Ленту можно скрыть (свернуть). Для этого выполните команду Параметры отображения ленты, расположенную в верхнем правом углу окна (рис.1.2) и выберите необходимый режим просмотра ленты.
Рис. 1.2. Параметры отображения ленты
Второй способ скрыть ленту – это сделать двойной щелчок на имени активной вкладки. При этом Лента будет скрыта, а названия вкладок останутся. Для восстановления ленты также сделайте двойной щелчок мыши на имени уже любой вкладки.
Третий способ свернуть или восстановить Ленту с помощью комбинации клавиш Ctrl + F1.
При использовании Ленты в свернутом состоянии сделайте щелчок мыши по названию нужной вкладки, а затем выберите параметр или команду, которую следует использовать. После выполнения команды Лента автоматически снова свернется.
Ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и удалять их, создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках, добавлять и удалять отдельные элементы и др. Для этого используется команда Файл, Параметры, Настроить ленту.
Внешний вид Ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки.
Несмотря на скрытие отдельных элементов Ленты, все они остаются доступны. Достаточно сделать щелчок по значку или стрелке кнопки названия группы, после чего будут отображены все элементы группы.
При существенном уменьшении ширины окна (менее 300 точек) Лента и имена вкладок перестают отображаться.
Вкладки
По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.
Для перехода к нужной вкладке достаточно сделать щелчок по ее названию (имени).
Элементы управления на вкладках Ленты объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования. Элементами управления являются обычные кнопки (пиктограммы), раскрывающиеся кнопки, списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы.
Кнопки используются для выполнения какого-либо действия. Например, команда Полужирный группы Шрифт вкладки Главная устанавливает полужирное начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо сделать по ней однократный щелчок мышью.
Панель быстрого доступа
Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна Excel и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.
По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить). Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие. Чтобы добавить дополнительные команды, нажмите кнопку Настроить панель быстрого доступа (рис. 1.3) и выделите нужные команды.
Рис. 1.3. Меню Настроить панель быстрого доступа
Можно изменить местоположение самой Панели быстрого доступа, выбрав команду Разместить под лентой (см.рис.1.3).
Мини-панель инструментов
Мини-панель инструментов содержит основные наиболее часто используемые элементы для оформления текста документа, рисунков, диаграмм и других объектов (рис.1.4).
Рис. 1.4. Мини-панель инструментов
Она появляется вместе с контекстным меню, когда вы выделяете ячейку с данными правой кнопкой мыши. Поэтому у вас всегда есть выбор, чем воспользоваться для форматирования данных в ячейке – либо Мини-панелью инструментов, либо контекстным меню.
Строка состояния
Строка состояния находится в нижней части экрана. В ней выводятся сведения о состоянии рабочей области. Большую часть времени выводитв левом конце строки состояния слово Готово, означающее что лист готов для приема новой информации. Как только вы начнете вводить данные, MS Excel отобразит в строке состояния слово Ввод. Если вы активизируете строку формул или дважды щелкаете на содержащей данные ячейке, в строке состояния появится слово Правка. Также на леком конце строки состояния выводится индикация различных режимов клавиатуры CAPS LOCK или NUM LOCK.
На правом конце строки состояния отображаются основные режимы просмотра книги и линейка масштаба просмотра листа.
Задание 1. Изменить внешний вид рабочего окна MS Excel и Панели быстрого доступа.
Ваши действия:
1. Запустите Microsoft Excel 2013.
2. Сверните ленту и разверните Ленту двойным щелчком по названию активной вкладки.
3. Сверните и разверните Ленту с использованием комбинации клавиш Ctrl + F1.
4. Уменьшите размер окна так, чтобы Лента и вкладки перестали отображаться.
5. Разверните окно MS Excel снова на весь экран.
6. Перейдите на вкладку Формулы.
7. Перейдите на вкладку Вид.
8. Вернитесь на вкладку Главная.
9. Настройте Панель быстрого доступа, как показано на рис. 1.3.
10. Сохраните рабочую книгу с именем Упражнения.xlsx в своей личной папке.
11. Закройте Microsoft Excel 2013.
Структура документа
Рабочая область приложения MS Excel спроектирована для работы с одним или несколькими наборами листов. Такие наборы называются книгами. При первом запуске MS Excel на экране появляется рабочая книга с именем Книга1, из которой на экране отображается первый лист с именем Лист1.
Лист – это табличный документ MS Excel, содержащий столбцы и строки с информацией, которую можно форматировать, сортировать, анализировать и представлять в виде диаграмм.
При работе с листами используют термин "рабочий лист". Вновь создаваемая книга обычно содержит 1 лист. Листы можно добавлять в книгу. Максимальное количество листов не ограничено. Листы можно удалять. Минимальное количество листов в книге – один.
Листы в книге можно располагать в произвольном порядке. Можно копировать и перемещать листы, как в текущей книге, так и из других книг.
Имена листов в книге не могут повторяться. Ярлыки листов расположены в нижней части окна Microsoft Excel слева от горизонтальной полосы прокрутки(рис. 1.5).
Рис. 1.5. Ярлыки листов и блок навигации
Для перехода к нужному листу книги достаточно сделать щелчок мышью по соответствующему ярлыку листа в нижней части окна книги (см. рис. 1.5).
Если необходимый ярлык не отображен в строке ярлыков, то для перехода к ярлыку нужного листа можно воспользоваться командами блока навигации, расположенными в левой части строки ярлыков (см. рис. 1.5). При этом прокручиваются только ярлыки, а не листы книги.
С целью увеличения числа отображаемых ярлыков листов можно перетащить вправо вешку ярлыков, расположенную между ярлыками и горизонтальной полосой прокрутки.
Полный список листов книги можно увидеть, если сделать щелчок правой кнопкой мыши по любой кнопке навигационного блока.
Для последовательного перехода между листами можно использовать и клавиши клавиатуры. Комбинация клавиш Ctrl + Page Up – переход к листу, расположенному слева от активного листа, а Ctrl + Page Down – к листу, расположенному справа.
Листы могут содержать таблицы, диаграммы, рисунки и другие объекты. Могут быть листы, содержащие только диаграммы.
Лист состоит из ячеек, объединенных в столбцы и строки. Лист содержит 16834 столбцов. Столбцы именуются буквами английского алфавита. Заголовок столбца содержит от одного до трех символов. Первый столбец имеет имя А, последний – XFD. Лист содержит 1048576 строк. Строки именуются арабскими цифрами.
Ячейка – это область, образованная пересечением строки и столбца. Каждая ячейка имеет адрес (другими словами – ссылку), состоящий из заголовка столбца и заголовка строки. Например, самая левая верхняя ячейка листа имеет адрес А1, а самая правая нижняя – XFD1048576. Кроме того, ячейка (или диапазон ячеек) помимо адреса может иметь имя. Ячейка может содержать данные (текстовые, числовые, даты, время и т.п.) и формулы. Ячейка может иметь примечание.
Активная ячейка всегда окружена рамкой, а заголовки столбца и строки активной ячейки выделяются другим цветом и выглядят рельефно приподнятыми. Вводить данные можно только в активную ячейку.
Задание 2. Добавить в книгу Упражнения.xlsx несколько новых листов.
Ваши действия:
1. Откройте книгу Упражнения.xlsx из своей личной папки.
2. Используя команду Новый лист, расположенную в конце списка ярлыков листов, добавьте 3 листа.
3. Установите курсор мыши в зоне ярлыков.
4. В контекстном меню по правой кнопке мыши выберите команду Вставить…
5. В диалоговом окне Вставка подтвердите добавление листа, нажав на кнопку ОК.
6. Сделайте двойной щелчок на любом ярлыке. Вы перешли в режим редактирования имена ярлыка.
7. Введите имя листа – Упр.1 и нажмите на клавишу Enter.
8. Выделите другой ярлык правой кнопкой мыши и в контекстном меню по выберите команду Переименовать.
9. Введите имя листа – Упр.2 и нажмите на клавишу Enter.
10. Сохраните книгу Упражнения.xlsx в своей личной папке.
Выделение элементов рабочей книги Excel
Большинство действий при работе с книгами выполняются с выделенными элементами: листами, ячейками или диапазонами ячеек, диаграммами и т.д.
Выделение листов
Листы выделяют с использованием их ярлыков. У выделенного листа цвет ярлыка ярче, чем у остальных листов. Выделенным всегда является текущий лист.
Для выделения нескольких рядом расположенных листов сделайте щелчок мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Shift щелкните мышью по ярлыку последнего листа из группы.
Для выделения нескольких произвольно расположенных листов щелкните мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Ctrl щелкайте мышью по ярлыкам необходимых листов.
Для выделения всех листов книги щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку любого листа и в контекстном меню выберите команду Выделить все листы.
При выделении нескольких листов в заголовке окна M S Excel после имени файла появляется текст [Группа].
Для снятия выделения с группы листов щелкните мышью по ярлыку любого листа, не входящего в нее. Если выделены все листы книги, щелкните мышью по ярлыку любого листа. Можно также сделать щелчок правой кнопкой мыши по ярлыку любого выделенного листа и в контекстном меню выбирать команду Разгруппировать листы.
