Приемы и методы создания учебно-методических и дидактических материалов средствами Microsoft Word

 

Цель обучения – изучение возможностей программы Microsoft Word:

– размещение иллюстраций в документе;

– создание сложных документов, состоящих из нескольких разделов с различным форматированием;

– создание шаблонов документов;

– использование, изменение и создание стилей документов.

При подготовке различного рода документов часто приходится решать такие задачи, как: размещение в тексте иллюстраций, создание колонтитулов, настройка размеров полей, создание оглавлений и др.. При этом нужно еще учитывать множество мелочей: следить за последовательностью нумерации страниц, сносок, единообразным оформлением заголовков и подзаголовков и проч. Ниже рассматриваются некоторые средства Microsoft Word, которые, при грамотном использовании, значительно облегчают решение подобного рода задач.

Основные понятия:

Колонтитул – это текст и/или рисунок, который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

Раздел – это часть документа, содержащая одинаковые элементы форматирования, например, одинаковую ориентацию страниц, одинаковое значение полей, одинаковые колонтитулы и т.д.

Стиль форматирования – это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца.

Шаблон – это набор параметров форматирования, элементов автотекста, макросов, панелей инструментов, меню и операций, присвоенных сочетаниям клавиш, который доступен при создании нового документа.

Оглавление – с писок заголовков определенного типа в документе с указанием номеров страниц, на которых они расположены.

Предметный указатель – с писок слов и словосочетаний, встречающихся в документе, с указанием номеров страниц, на которых они появляются.

Знак сноски – число, символ или сочетание символов, указывающие на дополнительные сведения, содержащиеся в сноске.

 

Размещение иллюстраций в документе Microsoft Word

Использование иллюстраций в документе позволяет значительно улучшить восприятие документов, сделать его более наглядным. В Microsoft Word существует возможность вставки картинки или рисунка из коллекции рисунков Clip Gallery, поставляемой вместе с программой, а также рисунка или отсканированной фотографии из других программ. Clip Gallery содержит большое количество профессионально выполненных рисунков, предназначенных для оформления документов: от географических карт до изображений людей и от зданий до театральных занавесов.

Вставка изображений из коллекции ClipArt осуществляется командой Вставка/Рисунок/Картинки.

Для вставки изображения из файла используется команда Вставка/Рисунок/Из файла.

Для изменения размера иллюстрации следует выделить ее щелчком левой клавиши мыши, а затем перетащить один из маркеров, расположенных по сторонам и углам рисунка. Изменение положения рисунка в документе осуществляется простым перетаскиванием мышью.

Способ размещения рисунка в тексте задается командой Формат рисунка на вкладке Положение (рис 1). Эту команду можно выбрать из контекстного меню, щелкнув по рисунку правой клавишей мыши. Наиболее важным является параметр Обтекание. Если для него установлено значение в тексте, то рисунок рассматривается как «большой символ»: он встраивается в поток текста и форматируется вместе с ним. При других значениях параметра Обтекание рисунок исключается из потока текста.

В этом случае активизируется набор элементов управления, позволяющих задать взаимное расположение текста и рисунка.

Дополнительные возможности обработки внедренных в документ Word иллюстраций предоставляет панель настройки изображения (рис. 2). Чтобы отобразить эту панель следует выбрать из контекстного меню рисунка команду «Отобразить панель настройки изображения» (в случае, если панель является видимой, эта команда заменяется командой «Скрыть панель настройки изображения»)

 

Назначение кнопок панели настройки изображения            Таблица 1.

 

	Название кнопки	Назначение
1	Добавить рисунок	Вставка рисунка из файла в текущую позицию
2	Изображение	Задает один из четырех вариантов вывода изображения: авто, черно-белое, оттенки серого или подложка
3	Увеличить контрастность	Увеличение контрастности
4	Уменьшить контрастность	Уменьшение контрастности
5	Увеличить яркость	Увеличение яркости
6	Уменьшить яркость	Уменьшение яркости
7	Обрезка	Обрезка рисунка или восстановление обрезанных частей (выполняется перетаскиванием ограничивающих рисунок маркеров)
8	Тип линии	Выбор типа линии для рисунка
9	Обтекание текстом	Выбор способа обтекания рисунка текстом
10	Формат рисунка	Вызов диалогового окна «Формат рисунка»
11	Установить прозрачный цвет	Позволяет задать определенный цвет в качестве «прозрачного»
12	Сброс параметров рисунка	Устанавливает первоначальные цвет, яркость и контрастность рисунка, отменяет обрезку.

 

Иллюстрация обычно имеет название, которое вставляется по следующему алгоритму: необходимо выделить объект, к которому следует добавить название, выбрать команду Название в меню Вставка и выбрать нужные параметры названия.

Настройка параметров страницы для документов и шаблонов

При создании нового документа следует задать параметры будущей печатной страницы, то есть создать макет страницы. Для этого надо выбрать формат бумаги, ориентацию листа бумаги, установить поля документа. Документ может иметь верхний и нижний колонтитулы, в них проставляются номера страниц и краткая характеристика содержания документа или его частей.

Для настройки параметров страницы необходимо выполнить команду Файл/Параметры страницы или дважды щелкнуть мышкой на серой части линейки. В появившемся диалоговом окне Параметры страницы можно установить:

– на вкладке Поля: размер верхнего, нижнего, правого и левого поля; расстояние от края колонтитула; положение переплета; использование зеркальных полей;

– на вкладке Размер бумаги: размер листа бумаги (как формат, так и абсолютное значение); ориентацию листа бумаги (альбомная или книжная).

 

Нумерация страниц

 

Для вставки нумерации страниц в документ необходимо выполнить команду Вставка/Номера страниц в результате откроется диалоговое окно Номера страниц. В этом окне настраиваются четыре параметра:

– Положение указывает место печати номеров – вверху страницы или внизу.

– Список Выравнивание задает выравнивание номеров Слева, Справа. От центра, Внутри, Снаружи. Типы выравнивания «Внутри» и «Снаружи» используются, когда в диалоговом окне параметры страницы установлен флажок Зеркальные поля.

– Флажок Номер на первой странице указывает, нужен ли номер на первой странице.

– Кнопка Формат позволяет открыть диалоговое окно Формат номера страницы.

Диалоговое окно Формат номера страницы позволяет выбрать формат номеров страницы, например «A, B, C» или «1, 2, 3», и связать их, если необходимо, с номерами глав. Если надо начать нумерацию страниц не с единицы, введите нужный номер в поле Начать с. Увидеть номера страниц можно в режиме предварительного просмотра или в режиме разметки. Для удаления нумерации страниц отредактируйте колонтитул, содержащий номер страницы.

Для удаления номеров страниц необходимо выделить номер страницы и нажать клавишу DEL.

Колонтитулы

Если открыть любую книгу, то можно заметить, что кроме основного текста она содержит дополнительные элементы, размещаемые в верхней и нижней частях страниц. Кроме номеров страниц, на каждой странице может располагаться такая постоянная информация, как название главы, указание автора или организации, в которой создан документ. Такие элементы, их называют верхними и нижними колонтитулами, облегчают работу с длинными документами. Для вставки колонтитула дайте команду Вид/Колонтитулы. Текст документа станет блеклым, а в верхней части документа включится область колонтитула. Откроется и панель инструментов колонтитула. При создании и редактировании колонтитулов пользуйтесь кнопками панели колонтитулов (см. табл. 2).

 

 

Таблица 2.

	Название кнопки	Назначение
1	Вставить автотекст	Раскрывающийся список содержит элементы автотекста
2	Номер страницы	Подставляет номер страницы
3	Число страниц	Подставляет число страниц
4	Формат номера страницы	Открывает диалоговое окно Формат номера страницы
5	Дата	Подставляет дату
6	Время	Подставляет время
7	Параметры страницы	Открывает диалоговое окно Параметры страницы
8	Основной текст	Когда вы работаете с фоном, делает основной текст видимым или скрытым
9	Как в предыдущем разделе	Делает верхний и нижний колонтитулы такими же, как в предыдущем разделе
10	Верхний/нижний колонтитул	Выполняет переключение между верхним и нижним колонтитулами
11	Переход к предыдущему	Обеспечивает переход к верхнему или нижнему колонтитулу предыдущего раздела
12	Переход к следующему	Обеспечивает переход к верхнему или нижнему колонтитулу следующего раздела
13	Закрыть	Возврат к редактированию основного текста документа

Чтобы отключить колонтитулы на первой странице или разместить разные колонтитулы на четных и нечетных страницах, щелкните на кнопке Параметры страницы на панели Колонтитулы и выберите нужную установку на вкладке Макет.

Для создания разных колонтитулов на первой и последующих страницах установите флажок Различать колонтитулы первой страницы. Если же нужны разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, установите соответствующий флажок в диалоговом окне Параметры страницы.

Разделы документа

В Microsoft Word документ рассматривается как последовательность разделов и форматирование документов организовано именно по разделам.

Раздел - это часть документа, содержащая одинаковые элементы форматирования, например, одинаковую ориентацию страниц, одинаковое значение полей, одинаковые колонтитулы и т.д.

Microsoft Word автоматически вставляет конец раздела, когда:

– производится настройка колонок;

– изменяются параметры страницы, действующие до конца документа.

 

Концы разделов устанавливаются вручную при использовании страниц разного размера, разной ориентации (альбомная, книжная) или разных колонтитулов в документе. Например, если необходим свой колонтитул в каждой главе, до создания колонтитулов необходимо вставить концы разделов между главами.

Для вставки конца раздела установите курсор в нужное место и дайте команду Вставка/Разрыв. Укажите в диалоговом окне Разрыв, откуда начинается новый раздел: со следующей страницы, на текущей странице, с четной страницы, с нечетной страницы.

Конец раздела можно увидеть в обычном режиме или в режиме структуры. Он представляет собой пунктирную линию со словами «Разрыв раздела». Для удаления конца раздела переключитесь в обычный режим или режим структуры, выберите линию разрыва, поместив курсор слева от нее, и нажмите клавишу DELETE.

Стили и шаблоны

Если весь документ, включая заголовки и основное содержание, выполнить одним шрифтом, то работать с ним неудобно. Структура документа обычно состоит из нескольких уровней. Чтобы документ легко читался, каждый уровень должен быть оформлен в одном стиле. Например, заголовки глав во всех частях книги должны быть оформлены одинаково. Чтобы упростить процесс оформления текста, применяют систему стилей.

Понятие стиля. Использование стилей. Создание стилей.

Стиль форматирования – это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца.

Стили в Microsoft Word позволяют сохранять существующие форматы и применять их к другим текстам. Основными элементами стиля являются гарнитура, размер, начертание шрифта, тип выравнивания, расстояние между символами, абзацный отступ, расстояние между строками и нумерация, рамки и любой другой вид форматирования.

У каждого стиля есть свое уникальное имя. Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Стиль, расположенном на панели инструментов Форматирование рядом с названием стиля «Обычный». В начале работы этот список содержит перечень стилей, заданных по умолчанию. Главное преимущество стилей состоит в том, что при его изменении автоматически меняется и оформленный с его помощью текст.

Чтобы применить существующий стиль к абзацу, достаточно выбрать его из списка стилей.

Стиль можно выбрать до ввода текста или применить к выделенному фрагменту текста. Обратите внимание, что надписи в списке стилей выполнены в соответствующем стиле.

Стилей, заданных по умолчанию, обычно недостаточно, поэтому в Microsoft Word предусмотрена возможность создания новых стилей.

Самый наглядный способ создания стиля по образцу, для этого необходимо:

– отформатировать абзац,

– щелкнуть на поле стилей,

– ввести название стиля и нажать Enter.

Если теперь открыть раскрывающийся список стилей, в списке появится новый стиль. Для оформления этим стилем другого текста необходимо выделить текст и выбрать соответствующий стиль из списка.

После создания и применения стиля может оказаться, что необходимо изменить оформление документа, например, изменить шрифт или интервал между абзацами. Microsoft Word позволяет, переопределив стиль, автоматически изменить весь текст в соответствии с нужным оформлением.

 

Для изменения стиля:

– выделите абзац, оформленный с его помощью, и внесите необходимые изменения;

– пока абзац выделен, щелкните на поле Стилей на панели Форматирование и, не набирая название стиля, нажмите Enter;

– откроется диалоговое окно, позволяющее переопределить текущий стиль, используя выделенный фрагмент как образец, или переопределить формат этого фрагмента, используя текущий стиль.

 

Если стиль в дальнейшем будет применяться в других документах, добавьте его в шаблон Обычный, открываемый по умолчанию при создании документа. Для этого дайте команду Формат/Стиль, выберите из списка нужный стиль и щелкните на кнопке Изменить. Установите флажок Добавить в шаблон. Теперь новый стиль будет всегда доступен при создании документа.

Если требуется подготовить новый стиль для форматирования документов или изменить существующий, необходимо использовать следующий алгоритм:

– Формат, Стиль;

– в диалоговом окне можно Создать или Изменить (существующий стиль);

– в новом диалоговом окне можно задать имя нового стиля и указать какой из существующих стилей принимается за основу;

– чтобы изменить оформление данного стиля, необходимо щелкнуть по кнопке Формат и выбрать форматируемый элемент, например, Шрифт, Абзац и т.д.

– изменить параметры форматирования Шрифта, Абзаца и т.д. в соответствии с новым стилем;

– применить данный стиль;

– при включении флажка Добавить в шаблон, создаваемый, изменяемый стиль добавляется в стандартный шаблон программы Word, после чего этот стиль можно использовать в других документах.

Для удаления стиля из шаблона Обычный  дайте команду Формат/Стиль, выберите его в списке стилей и щелкните на кнопке Организатор – откроется диалоговое окно Организатор. Выберите один или несколько стилей в списке Normal.dot и щелкните на кнопке Удалить. Затем щелкните на кнопке Да. Чтобы удалить несколько стилей, щелкните на кнопке Да для всех. Все документы, использующие удаленные стили, будут переформатированы, так что не следует удалять стили, применяемые в существующих документах.

Использование стилей для заголовков разделов документа (заголовок – это отдельный абзац) позволяет не только быстро выполнять необходимое форматирование, но и автоматически создавать нумерацию разделов, оглавление документа.

Понятие шаблона документа. Создание документа на основе шаблона. Сохранение и изменение шаблонов.

Основой каждого документа является шаблон. Шаблон содержит набор параметров форматирования, который доступен при создании нового документа. Обычный (стандартный) шаблон содержит элементы автотекста, макросы, панели инструментов, меню и операции, присвоенные сочетаниям клавиш. Для облегчения работы Microsoft Word содержит дополнительные шаблоны предварительного форматирования документов, а также мастера шаблонов, которые помогут пройти этапы предварительного форматирования. Например, мастер записок поможет создать грамотно оформленную служебную записку, а мастер Web-страниц существенно упрощает работу с Web-страницами.

По умолчанию новый документ создается на основе стандартного шаблона, которому соответствует файл Normal.dot. Чтобы использовать другой шаблон, следует выполнить команду Файл/Создать из Microsoft Word или Создать документ Microsoft Office (из главного меню Windows). При этом пользователю предоставляется набор шаблонов, с помощью которых могут быть созданы, например, такие документы как, служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, диссертации, справочники, бюллетени, руководства, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, заказы и счета-фактуры. Для создания документов на основе таких шаблонов, необходимо перейти на вкладку, соответствующую требуемому типу документа, и дважды щелкните необходимый шаблон или мастер.

Кроме использования стандартных шаблонов, при работе в Microsoft Word имеется возможность создавать собственные шаблоны для последующего многократного использования. В такой шаблон можно, например, внести обязательный текст, тогда при создании документа на основе этого шаблона данный текст появится автоматически. Особенно удобно использовать шаблоны при создании различного рода бланков.

Создать шаблон можно на основе имеющегося документа. Для этого выполните команду Сохранить как, затем в диалоговом окне Сохранение документа щелкните на раскрывающей кнопке Тип файла и выберите пункт Шаблон документа (*.dot). Далее, при необходимости, можно указать категорию для шаблона, для чего следует перейти в папку, соответствующую нужной категории. Введите описательное имя шаблона в поле Имя файла и сохраните шаблон. Теперь шаблон появится в диалоговом окне Создание документа в какой-то из категорий или на вкладке общие.

Изменить существующий шаблон можно следующим способом. Выполните команду Файл / Создать, щелкните правой клавишей мыши по названию шаблона и из контекстного меню выберите команду «Открыть». Внесите необходимые изменения, а затем сохраните шаблон с тем же или, если нужно сохранить прежний вариант, с другим именем.

Для выполнения перемещения, копирования и удаления шаблонов в диалоговом окне Создание документа используйте контекстное меню и соответствующий алгоритм действий.

Добавление сносок, оглавления и указателей в документ

Добавление сносок, оглавлений, алфавитных указателей и перекрестных ссылок делает документ удобным в использовании и помогает читателю находить то, что ему необходимо.

Создание этих разделов отличается высокой трудоемкостью, но текстовый процессор Word позволяет автоматизировать их создание.

 

Сноски

Для повышения информативности документа Microsoft Word представляет возможность использования как обычных сносок, которые появляются в нижней части страницы, так и концевых сносок, которые появляются в конце документа. Microsoft Word автоматически нумерует сноски, вычисляет размер пространства для размещения сносок в нижней части страницы.

Для вставки основных или концевых ссылок установите курсор там, где надо поместить указатель ссылки (основную или концевую сноску), и дайте команду Вставка/Сноска. После этого откроется диалоговое окно Сноски, котором необходимо выбрать тип сноски (обычная или концевая) и вид нумерации (автоматическая 1, 2, 3, или другая).

После размещения сносок по тексту может потребоваться их редактирование. Для этого дважды щелкните на знаке сноски – в нижней части экрана откроется область сноски. Прокруткой найдете сноску, которую надо отредактировать, внесите изменения и нажмите кнопку Закрыть.

Для удаления содержимого сноски щелкните до или после знака сноски и нажмите дважды клавиши DELETE (соответственно, BACKSPACE) – по первому нажатию знак сноски выделяется, а по второму удаляется и знак сноски, и текст сноски. Удаление текста внутри области сноски в нижней части страницы или в конце документа не удаляет знак сноски.

Предметный указатель

Документы большого объема более информативны, если они содержат предметный указатель ключевых слов и фраз. Microsoft Word имеет развитые средства для автоматического создания и обновления предметного указателя.

Создание предметного указателя выполняется в два этапа: на первом помечаются включаемые в указатель термины, на втором выполняется вставка указателя в документ.

Пометка элементов указателя выполняется следующим образом. Выберите текст, который необходимо поместить в предметный указатель, и нажмите комбинацию клавиш ALT+SHIFT+X – откроется диалоговое окно Определение элемента указателя. Выделенный текст переносится в это диалоговое окно. Его можно оставить как элемент предметного указателя или предварительно отредактировать. Включение выбранного элемента в указатель выполняется щелчком по кнопке Пометить. Если щелкнуть на кнопке Пометить все, то в указатель будут включены все ссылки на данный термин, имеющиеся в документе. Такую операцию необходимо проделать со всеми терминами по всему документу, на этом заканчивается подготовительный этап.

После пометки всех элементов выполняется вставка предметного указателя в документ. Для этого подведите курсор к месту вставки (обычно в конец документа), введите заголовок указателя и выполните команду Вставка/Оглавление и указатели. Далее перейдите на вкладку Указатель, выберите формат указателя и нажмите кнопку OK.

Оглавление

Создать оглавление очень просто, если в документе использованы стили заголовков. В противном случае придется просмотреть весь документ и применить соответствующие стили к тексту заголовков, которые надо включить в оглавление.

Для создания оглавления перейдите в начало или конец документа и вставьте разрыв страницы. На пустой странице дайте команду Вставка/Оглавление и указатели. Откройте вкладку Оглавление и выберите подходящий формат.

Для того, чтобы отредактировать оглавление вручную, необходимо на нем щелкнуть – оно будет выглядеть, как выделенное целиком, однако, возможность выделения и правки текста внутри оглавления останется.

 

Литература

 

1. Фигурнов В.Э., IBM PC для пользователя, М., ИНФРА-М, 1998.

2. Симонович С., Евсеев Г., Алексеев А., Специальная информатика, М., АСТпресс, 1998.

3. Компьютер для студентов, аспирантов и преподавателей, самоучитель, М., Триумф, 2001.