Представление информации — подготовка на ее основе конкретных материалов для определенной аудитории и распространения информации.
Одним из важнейших принципов представления и распространения информации является то, что разным категориям специалистов одну и ту же информацию следует сообщать по-разному. Кроме того, для разных категорий могут быть значимы или интересны разные аспекты одной и той же проблемы. Поэтому в большинстве случаев оправдана подготовка нескольких информационных материалов, рассчитанных на различные типы аудитории. Это и составляет содержание этапа представления информации.
Основные характеристики, которые требуется учитывать при представлении и распространении информации:
· Действия, которые могут быть предприняты на основе полученной информации.
· Особенности восприятия информации.
· Возможные каналы получения информации
(каким образом, с использованием каких средств можно донести информацию до целевых групп - средства массовой информации, которые читает (слушает, смотрит) та или иная группа, доступ к техническим средствам (Интернет, наличие компьютера, которое делает возможным получение информации на дискетах) и т.п.).
В связи с представлением и последующим распространением информации названные различия могут определять такие параметры информационного материала, как:
– характер практических рекомендаций, приводимых в материале;
– характер аргументации (ценности, к которым следует апеллировать);
– необходимость специального обоснования значимости проблемы;
– место научно-технических подробностей в изложении;
– стиль изложения материала, его объем, характер оформления;
– методы распространения.
Фактор, важный при разделении потребителей информации на целевые группы – профессиональная заинтересованность и доступ пользователей к различным каналам получения информации. Чтобы в рамках ограниченных ресурсов наиболее полно охватить целевую аудиторию, требуется сочетание различных методов распространения информации, как в электронной, так и в «традиционной» форме.
Каналы распространения информации
Необходимо определить, каким методом донести до аудитории информацию, какие каналы распространения использовать. Точный выбор этих каналов должен позволить донести информацию до адресата как можно более эффективно, с наименьшими затратами ресурсов. Выбор каналов распространения информации, так же как и форм ее представления, определяется, в первую очередь, тем, с какими целевыми группами необходимо работать.
Характеристики, которые необходимо принимать во внимание при выборе различных каналов распространения информации:
– размер аудитории;
– качественный состав аудитории (профессиональный, социальный, по степени интереса к проблеме и т.д.);
– срок доставки информации;
– ресурсы, необходимые для распространения информации по данному каналу.
Эти характеристики полезно учитывать, определяя приоритетные каналы распространения информации для целевой аудитории. В свою очередь, сам канал распространения информации предъявляет дополнительные требования и к содержанию, и к оформлению материала.
Средства телекоммуникации выступают достойной альтернативой традиционным средствам распространения информации. В этом процессе активно привлекаются такие возможности и сервисы телекоммуникаций, как электронная почта, электронные телеконференции, информационные серверы и т.д.
Обратная связь
Особенно богатый материал для оценки и комплектования информационных фондов способен дать этап распространения информации — именно на этом этапе материалы встречаются с той аудиторией, для которой они предназначены. Хорошо организованный процесс распространения информации является процессом двусторонней коммуникации с аудиторией, которая позволяет узнать, как аудитория воспринимает материалы, являются ли они убедительными, есть ли в них ответы на вопросы, интересующие ее. Возможно, после этого этапа понадобится корректировка материалы или возврат к предыдущим этапам информационной работы.
