АЛТАЙСКИЙ ФИЛИАЛ
СТУДЕНЧЕСКИЙ СОВЕТ
3.2 Наименование вида документа (реквизит 10), составленного структурным подразделением (сектором), должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000): протокол, отчет, план, список.
Наименование вида документа включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида документа проставляется на всех документах секторов и печатается прописными буквами, например:
ПРОТОКОЛ
Реквизит располагают в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации».
Точка в конце наименования вида документа не ставится, кавычки не применяются.
3.3 Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения).
Дату проставляет Председатель Студенческого совета непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Дата протокола печатается на документе при его подготовке.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 17 апреля 2017 г. следует оформлять: 17.04.2017.
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя арабскими цифрами, месяц - буквами, год – четырьмя арабскими цифрами. Если день месяца содержит одну цифру, проставление ноля в его обозначении обязательно.
Например, 02 февраля 2016 г.
При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.
3.4 Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера.
Регистрации подлежат все создающиеся в Студенческом совете документы. Документы регистрируются децентрализовано. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.
Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационную форму, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.
3.5 Гриф утверждения документа (реквизит 16).
Документ утверждается Председателем Студенческого совета. При утверждении документа гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности (Председатель Студенческого совета), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения должен быть выровнен по правому краю:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Студенческого совета
Личная подпись О.И. Милоданова
___ _____________ ______ г.
Утверждению подлежат документы, содержащие информацию о деятельности сектора.
3.6 Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:
А.В. Корниловой
М.П. Александрову
Прошу подготовить
проект соглашения
к 09.11.2017
Личная подпись 09.10.2017
При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
3.7 Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
Протокол (чего?) заседания Студенческого совета Алтайского филиала РАНХиГС
Отчет (о чем?) о работе Сектора культурно-массовой работы.
Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора".
Заголовок составляет исполнитель документа.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: карточку, базу данных.
3.8 Отметка о наличии приложения (реквизит 21), если оно названо в тексте, оформляется на следующей строке без отступа следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, например:
Приложение: Список участников заседания на 2 л. в 2 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Список участников заседания на 2 л. в 2 экз.
