Приложение к распорядительному документу (приказ, распоряжение, инструкция и др.) оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 1 К Положению о конкурсе на лучшую группу от 10.10.2017 № 3 Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Например: Приложение К Положению о конкурсе на лучшую группу от 10.10.2017 № 3Приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.
3.9 В состав реквизита Подпись (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
| Руководитель Сектора культурно-массовой работы | Личная подпись | К.К. Лыжина |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Председатель | Личная подпись | О.И. Милоданова |
| Руководитель Сектора культурно-массовой работы | Личная подпись | К.К. Лыжина |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
| Руководитель Студенческого научного общества | Руководитель Сектора учебной работы |
| Личная подпись О.А. Старикова | Личная подпись О.Б. Кучерова |
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
| Председатель комиссии | Личная подпись | И.С. Иванов |
| Члены комиссии | Личная подпись Личная подпись Личная подпись | Н.В. Королев А.К. Романова Ю.В. Малинкина |
Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.
При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности. Например:
| И.О. председателя | Личная подпись | В.С. Иванов |
или
| Зам. председателя | Личная подпись | А.А. Сырочева |
3.10 Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО Директор Алтайского филиала РАНХиГС Личная подпись И.А. Панарин ДатаЕсли согласование осуществляют протоколом, гриф согласования оформляет Председатель Студенческого совета следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Студенческого совета Алтайского филиала РАНХиГС Личная подпись О.И. Милоданова Дата3.11 Визы согласования документа (реквизит 24) – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа[2] (далее – «виза»).
Согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель сектора спортивной работы Личная подпись А.Е. Романова ДатаОформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются Руководитель сектора спортивной работы Личная подпись А.Е. Романова ДатаДокумент визируется исполнителем и заинтересованным в документе руководителем сектора, заместителем руководителя сектора, комиссаром студенческого отряда, мастером студенческого отряда (при необходимости).
Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.
Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
3.12 Отметка о заверении копии (реквизит 26).
При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
| Верно Председатель Студенческого совета Дата | Личная подпись | О.И. Милоданова |
3.13 Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.С. Егорова8 962 564 0000
