Оформление реквизитов документов

Методические рекомендации по оформлению документов структурных подразделений Студенческого совета Алтайского филиала РАНХиГС

Общие положения

1.1 Методические рекомендации устанавливают и разъясняют правила оформления документов структурных подразделений Студенческого совета Алтайского филиала Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (далее – «Сектор»).

1.2 Важнейшим положением методических рекомендаций является рекомендательный характер их требований.

1.3. Положения методических рекомендаций распространяются на документы всех секторов: протоколы, годовые и посеместровые отчеты, планы мероприятий, списки участников секторов, списки групп на вопрос участия в студенческих объединений, списки групп на участие в студенческих объединениях и другие документы, относящиеся к работе секторов.

1.4 Методические рекомендации устанавливают состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов и справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на формате A4 углового и продольного бланков.

1.5 Методические рекомендации состоят из следующих разделов:

- «Общие положения» содержат описание области применения и назначения Методических рекомендаций.

- «Терминология» содержит определения основных терминов, используемых в документационном обеспечении управления.

- «Оформление стандартных реквизитов документов» конкретизирует требования к оформлению реквизитов документов.

- «Подготовка текстов документов» содержит рекомендации по содержательной части документа, обеспечивающие краткость и ясность изложения управленческого действия.

- «Разработка стандартных бланков» устанавливает порядок подготовки различных стандартных бланков.

- «Изготовление документов» разъясняет положения по подготовке документов при помощи средств вычислительной техники.

- «Организация внедрения стандарта» содержит рекомендации, обеспечивающие применение Методических рекомендаций.

- «Контроль за соблюдением правил оформления документов» содержит информацию о лицах, уполномоченных контролировать соблюдение Методических рекомендаций.

1.6 В приложениях даны образцы бланков документов секторов, подготовленных с учетом требований ГОСТ.

Терминология

2.1 В Методических рекомендациях используются понятия и термины, которые преимущественно соответствует ГОСТ Р 51141-98. В случаях использования терминов, включенных в иные нормативные правовые акты, или внесения изменений в имеющиеся определения в тексте дается соответствующая ссылка.

2.2 Основные понятия и термины, использующиеся в Методических рекомендациях:

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

дата - форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение момента события (эпохи) в соответствии с установленными для данного календаря правилами. Запись состоит из порядкового номера текущего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего месяца и порядкового номера текущих от начала месяца суток[1];

дата (официального) документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документ организационно-распорядительный - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

документ подлинный - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица;

эмблема - символическое изображение какого-либо понятия;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Оформление реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты документов, состав которых представлен в ГОСТ.

3.1 Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении об Алтайском филиале РАНХиГС. Аббревиатура «АФ» недопустима (согласно п. 1.7 Положения об Алтайском филиале РАНХиГС).

Автором документа могут быть Студенческий совет, структурное подразделение (сектор). Их обозначение входит в состав наименования организации - автора документа.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ