Коммуникация является процессом взаимодействия во время которого происходит передача или обмен информацией. При этом коммуникация считается успешной, если она прошла полный цикл. Отправитель передает информацию адресату, последний должны однозначно понять ее содержание. Успешный коммуникационный процесс зависит также от последовательного построения информационного сообщения отправителем: привлечение внимания - интерес - переход к основной части - уточнение деталей - обсуждение - заключение - призыв к действию. Ожидаемым результатом успешной коммуникации есть изменение поведения адресата.Коммуникация является процессом взаимодействия во время которого происходит передача или обмен информацией. При этом коммуникация считается успешной, если она прошла полный цикл. Отправитель передает информацию адресату, последний должны однозначно понять ее содержание. Успешный коммуникационный процесс зависит также от последовательного построения информационного сообщения отправителем: привлечение внимания - интерес - переход к основной части - уточнение деталей - обсуждение - заключение - призыв к действию. Ожидаемым результатом успешной коммуникации есть изменение поведения адресата [2].
Отличают следующие виды коммуникаций:
- Формальные. Определяются организационной структурой предприятия. Чем большее количество уровней управления, тем выше достоверность искривления информации, ведь каждый отдел имеет возможность отфильтровывать и корректировать коммуникационные сообщения;
- Неформальные коммуникации - общение между друзьями, приятелями или канал распространения слухов, сплетен. По данным зарубежных исследователей самое неформальное общение поставляет 66% информации сотрудникам организации, тем не менее 80 % которой - производственная информация;
- Вертикальные коммуникации - восходящие или нисходящие;
- Горизонтальные - канал обмена информацией между отделами для согласования действий;
- Межличностные коммуникации - вербальное общение людей в дорогом из видов коммуникации.
Система внутренних коммуникаций - это комплекс мероприятий, который предусматривает отладку взаимодействия всех видов коммуникации. И вдобавок каждый из видов коммуникации не является идеальным и имеет недостатки. Так, по данным некоторых зарубежных исследований, практическая эффективность горизонтальных коммуникационных связей достигает 90 %, а вертикальных - 20-25%, т.е. исполнитель имеет в своем распоряжении лишь пятую часть нужной информации. Недостаточную эффективность вертикальных коммуникаций подтверждают данные о том, что в зависимости от присущего ему способа получатель посланияможет упускать до 70 % информации. Восходящие вертикальные коммуникационные связи имеют также низкий процент эффективности - 10 %. Т.е. ктоп-менеджмент владеет лишь десятой частью информации от сотрудников [3, с. 147-149].
Идеальная модель коммуникаций внутри организации заключается в том, что все решения руководства должны приходиться к подчиненным, а самые решения должны базироваться на тех потоках информации, которые поступают от разных структурных подразделов при условии налаженных коммуникационных связей. С созданием налаженной системы коммуникаций организация получает единые стандарты, единые подходы в работе, создается система корпоративных ценностей, уменьшается текучесть кадров. Это приобретает особую актуальность в условиях разветвленной структуры и территориально отдаленных структурных подразделов организации.
Основными характеристиками качественной коммуникации есть привлечения сотрудников в процесс коммуникационного взаимодействия, их готовность к сотрудничеству и способность работать с большими информационными массивами; неформальный характер коммуникаций в организации, наличие атмосферы доверия в организации; использование эффективных коммуникационных технологий; количество коммуникационных каналов; благоприятный социально-психологический климат и своевременность распространения информации.
Для построения эффективной коммуникации нужно использовать все каналы и информационные ресурсы. Служба персонала вместе с топом-менеджментом организации должны заботиться о своевременном и регулярном информированиях сотрудников о новостях компании, ее миссию, стратегию, ближайшие планы и перспективы развития. Коммуникации внутри организации должны обязательно отвечать таким критериям, как простота, ясность, точность, достоверность, которая в целом призвано оказывать содействие их эффективности и адекватному пониманию.
Руководитель до 90% времени тратит на коммуникацию с подчиненными, коллегами, другим руководством. 80% зарубежных топов-менеджеров считают коммуникационное взаимодействие одной из самых сложных проблем в организации, а неэффективные коммуникации - основным препятствием на пути к процветанию компании. Тем не менее очень часто современные руководители пренебрегают отладкой эффективных коммуникационных потоков внутри организации через занятость, собственное отрицательное отношение к коммуникационному взаимодействию, которое отрицательно обозначается на формировании организационной культуры в целом, имиджа руководителя и процессе управляемости организацией, мотивации сотрудников.
Для изготовления или изменения коммуникационной стратегии внутри компании службе персонала необходимо выучить управленческую среду, организационную структуру и проанализировать наличие уже существующих коммуникаций. Кроме того необходимым есть проведение внутреннего социологического исследования среди сотрудников относительно желательных форм коммуникаций.
