Следующей важной функцией PDM является управление документами и документооборотом. Проектная документация характеризуется разноплановостью и большими объемами. В процессе проектирования используют чертежи, конструкторские спецификации или ВОМ, пояснительные записки, ведомости применяемости изделий, различного рода отчеты и др. Кроме того, в интегрированных автоматизированных системах проектирования и управления в документооборот входит большое число документов, связанных с процедурами маркетинга, снабжения, планирования, администрирования и т. п.
Важно обеспечить автоматический учет влияния и распространения вносимых в проект изменений на другие части проектной документации.
Для подготовки, хранения и сопровождения необходимых документов, в том числе чертежей и схем, в PDM включают специализированные системы управления документами и системы управления документооборотом или адаптируют полнофункциональные системы делопроизводства, разработанные независимо от конкретных PDM. Часто используют программы Lotus Notes и Lotus Domino компании Lotus Development. Возможности управления чертежно-конструкторской документацией, подготовленной в AutoCAD и Microstation, имеются в продуктах DOCS Open (компания Hummingbird), CADLink, входящем в систему управления документами и бизнес-процессами Documentum, Search (белорусская компания Интер-мех) и ряде других.
В системе Search осуществляется хранение и поиск данных, доступ к ним, документооборот, разработка спецификаций, внесение изменений и др. Для этого имеется редактор извещений об изменениях в проекте, средства обеспечения групповой работы над проектом, модуль доступа к документам, расположенным на других узлах сети. Редактирование и просмотр выполняются с помощью внешних редакторов.
Следует отметить, что параллельное проектирование, интеграция автоматизированных систем проектирования и управления на современных предприятиях возможны только в распределенной среде. Распределенные хранение и обработка информации в большинстве случаев осуществляются на базе применения технологий SOAP, CORBA или DCOM, языков Java и XML. Данные проекта при этом находятся в хранилищах данных, т. е. в нескольких базах распределенного банка данных. Находят применение трехзвенные распределенные системы с уровнями сервер баз данных–сервер приложений–клиенты. Принимаются меры по защите информации, типичные для корпоративных информационных систем. Разработаны рекомендации по внедрению операций с электронными цифровыми подписями.
Интеграция данных на ранних этапах развития PDM связывалась только с организацией сквозного проектирования изделий в рамках конкретной САПР. В настоящее время в связи с развитием CALS-технологий основным содержанием проблемы интеграции стало обеспечение интерфейса САПР с другими автоматизированными системами. Проблема решается с помощью поддержки типовых форматов, например путем конвертирования данных из общепринятых форматов во внутренние представления конкретных САПР.
В CALS-технологиях взаимодействие систем основано на стандартах STEP, поэтому в ряде PDM имеются конверторы из предложенного в STEP языка Express. В STEP введен прикладной протокол AP208, представляющий собой информационную модель, относящуюся к управлению процессами изменений в жизненном цикле изделий. В соответствии с AP208 внесению изменений предшествует идентификация фактов (недостатков), требующих внесения изменений, установление вызвавших их причин и определение лиц, вносящих изменения. Среди других форматов данных обычно используются IGES, DXF, VRML, SAL, EDIF, текстовые и 2D графические форматы и др.
Адаптация САПР к условиям конкретных предприятий может быть осуществлена с помощью языков расширения. Язык расширения – язык программирования, позволяющий адаптировать и настраивать системную среду на выполнение новых проектов. Язык расширения должен обеспечивать доступ к различным компонентам системной среды, объединять возможности базового языка программирования и командного языка, включать средства процедурного программирования. Для большинства языков расширения базовыми являются Lisp или C.
Примерами таких языков могут служить языки Skill из Design Framework-2 фирмы Cadence или CCL (CASE Comment Language) фирмы Matra Datavision, являющиеся Lisp-подобными, или язык AMPLE из PDM Falcon Framework фирмы Mentor Graphics, базирующийся на языках C и ПАСКАЛЬ.
