Основні реквізити наказів з основної діяльності та вимоги до їх оформлення.

Накази оформлюють за допомогою друкарських засобів на загальному чи спеціальному бланку установи або ж на чистих аркушах паперу формату А4 з проставленням необхідних реквізитів, що служать для ідентифікації організації - видавця документа. Розглянемо склад реквізитів наказів з основної діяльності

Постійні реквізити: розміщують переважно поздовжнім способом відповідно до спеціального бланка установи:

Назву виду документа (10) оформлюють великими літерами: НАКАЗ.

Змінні реквізити:

Датою наказу (11) є дата його підписання, яку проставляє сам керівник під час підписання розпорядчого документа. Цей реквізит оформлюють записом від руки, заповнюючи трафаретну форму, подану від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості реквізитів місці.

Реєстраційний індекс (12) складається з порядкового номера наказу з можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ

Місце складення або видання документа (14) проставляють центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів.

Заголовок до тексту (19) стисло відтворює основний зміст наказу і є обов’язковим його реквізитом. Його оформлюють під реквізитами бланка без відступу від межі лівого берега. Граматична конструкція заголовка до тексту, відповідаючи на запитання «Про що?», розпочинається з прийменника «про» і моделюється за допомогою віддієслівного іменника (наприклад, «Про надання...», «Про звільнення», «Про затвердження...», «Про впровадження...», «Про створення...») або іменника, що вказує на предмет (наприклад, «Про звіт...», «Про заходи...»

Відмітку про контроль (20) у разі потреби позначають літерою «К» чи словом від рук бо за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту.

Текст (21)

Відмітку про наявність додатка (22) проставляють у разі потреби.

Підпис (23) оформлюють згідно з вимогами засвідчення документів. За ДСТУ 4163-2003 власний підпис посадової особи проставляють на першому примірнику документа, виготовленому на бланку. Право підписання наказів з основної діяльності належить керівнику організації, що діє на засадах одноосібності, а у разі тривалої відсутності керівника - особі, що виконує його обов’язки. Після підписання жодних виправлень до розпорядчого документа не вносять.

Зовнішнє погодження (24) здійснюється у разі, коли зміст нормативно-правового акта стосується інтересів не однієї організації.

Візи (25) у разі потреби проставляють у наказах на першому примірнику проекту документа як на лицьовому, так і на зворотному (за відсутності місця на лицьовому) боці останнього аркуша.

Незалежно від того, де проставляють візи, вони містять у собі назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату і, за необхідності, додаткову оцінку «Зауваження і пропозиції додаю», «Заперечую», що, у разі незгоди з проектом, є посиланням на вмотивований висновок, який додають на окремому аркуші-додатку

Реквізит ((Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця і номер його службового телефону» (28) містить дані про посадову особу, яка є укладачем проекту. Проставляють відмітку у нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Відмітка, крім прізвища або прізвища, імені та по бать­кові укладача проекту і номера його службового телефону, може мати інформацію про направлення наказу до структурних під­розділів тощо. Відомості про надсилання розпорядчого документа можуть оформляти і на окремому аркуші - «Аркуші надсилань», у якому зазначають назви структурних підрозділів або прізвища їх керівників, котрим спрямовують примірник наказу.

Відмітку про виконання документа та направлення його до справи (29) проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа після його виконання для формування документів у справи

Відмітку про наявність документа в електронній формі (ЗО) у разі потреби проставляють з допомогою нижнього колонтитулу у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надходження (31) проставляють записом від руки або штампом під час надходження чи передавання документа, розміщуючи у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа

Запис про державну реєстрацію (32) оформлюють у Міністерстві юстиції України на нормативні акти (накази, постанови) міністерств та інших органів державної виконавчої влади з метою внесення до державного реєстру. Для цього у нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження залишають вільне місце.

Витяги із розпорядчих документів

Витяг - це відтворення частини оригіналу документа.

Їх оформлюють на загальному, спеціальному бланкові або на чистому аркуші паперу на запит і з дозволу вищих посадових осіб.

Реквізити витягу з наказу:

Реквізити бланка: (01, 02, 03, 06 (за рішенням установи), 07.

Назва виду документа (10) - ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ.

Дата документа (11) - відтворюють з оригіналу.

Реєстраційний індекс (12) - відтворюють з оригіналу

Місце складення чи видання (14) - відтворюють з оригіналу.

Заголовок до тексту (19) - відтворюють з оригіналу.

У текстовій частині (21) витягів із наказу констатуючу частину подають повністю, з розпорядчої ж обирають лише ті пунк­ти, підпункти, які потребують засвідчення витягом.

Зверніть увагу

Підпис (23) має неповний склад елементів порівняно з оригіналом. У витягах подають назви посад осіб, що підписали оригінал документа, їх ініціал(и), прізвища, проте особистого підпису посадової особи не проставляють

Відмітка про засвідчення копії (27) надає чинності витягові. Містить відмітку «Згідно з оригіналом», назву посади особи, що засвідчила відтворення витягу, підпис, ініціал(и), прізвище, дату зняття цього різновиду копії документа.