Тема 2. Доповідні та службові записки

Доповідна записка - це службовий документ, в якому констатуються певні події, явища, факти чи подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань із висновками та пропозиціями автора.

Службова записка - це службовий документ переважно інформаційно-методичного характеру, в якому констатуються певні події, явища, факти з висновками та пропозиціями автора.

Історично доповідні записки були зовнішніми документами, а отже, їх укладачами були керівники та їхні заступники в межах повноважень.

Службовими записками послуговувались для інформування керівників організацій про певні події, явища, факти внутрішнього характеру. Укладачами цього номіналу документа були керівники структурних підрозділів, певні посадові особи, власне, будь-хто із співробітників цієї організації. З огляду на їх змістовну спорідненість, близькість функціонального призначення в документаційному забезпеченні управління спостерігається тенденція до витіснення з ужитку службових записок як номіналу ОРД.

Службові записки охоплюють менш вагомі, порівняно з доповідними записками, питання. В усьому іншому реквізити службової записки повторюють реквізити доповідної записки.

Зазвичай доповідну записку (далі розуміємо і службову записку) подають на ім'я керівника організації вищого рівня (її структурних підрозділів), керівника організації (її структурних підрозділів) з описом певного факту, інформації про певні події, наприклад, про виконання окремих завдань, службових доручень та ін.

Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. Вони поділяються також на внутрішні (якщо адресовані керівникові установи, в якій працює особа, що готує доповідну записку, або його підрозділу) та зовнішні (якщо адресовані керівникові організації вищого рівня).

Оформлення цих документів залежить від їх спрямування - зовнішнього чи внутрішнього. Внутрішні доповідні записки оформлюють на чистому аркуші паперу від руки за зразком заяви або з допомогою друкувальних засобів на загальному або спеціальному бланках формату А4 або А5Ь (залежно від обсягу тексту). Зовнішні доповідні записки, з огляду на те що виходять за межі установи, оформлюють лише на загальному або спеціальному бланках (див. Рис. 2.8 нас. 263).

Основні реквізити доповідних та службових записок та вимоги до їх оформлення

Постійні реквізити (розміщують кутовим чи поздовжнім способами).

Реквізити загального чи спеціального бланка установи:

¾ реквізити 01-03 (залежно від установчих документів);

¾ назву організації вищого рівня (06) оформлюють залежно відомчого підпорядкування, для внутрішніх потреб - за рішенням установи;

¾ повна чи скорочена назва організації - автора документа (07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі);

¾ назву структурного підрозділу або територіального відділення філії, посадової особи (08) зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа.

¾ Назву виду документа (10) оформлюють великими літерами з подвійним проміжком між словами: «ДОПОВІДНА ЗАПИСКА» «СЛУЖБОВА ЗАПИСКА».

Змінні реквізити

Дату у доповідних записках (11) проставляють цифровим чи словесно-цифровим способом у день її підписання.

Реєстраційний індекс (12) проставляють у разі потреби після їх підписання в усіх зовнішніх і вагомих внутрішніх доповідних записках та/або на вимогу автора.

Місце складення або видання документа (14) проставляють центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, при кутовому - без відступу від межі лівого берега.

Реквізит «Адресат» (16) у доповідних записках, оформлених на чистому аркуші паперу рукописним способом, містить відомості про адресата із зазначенням посади, прізвища, ініціалу(ів) або прізвища, ім'я та по батькові.

Резолюцію (18) оформлюють у разі потреби прийняти рішення з порушуваних цією групою документів питань.

Заголовок до тексту (19) стисло інформує, з якого питання складено документ. Відповідаючи на запитання «Про що?», оформляється за допомогою віддієслівного іменника або іменника, що вказує на предмет, з дотриманням максимальної довжини багаторядкових реквізитів, визначеної схемою розташованості реквізитів за ДСТУ 4163-2003 у розмірі 73 мм (28 друкованих знаків). Наприклад:

Про відрядження керівника проекту або:

Про заходи з протипожежної безпеки

Текст (21) доповідних записок складається з двох частин. У першій частині викладаються факти, які спричинили написання доповідної записки, у другій - висновки, повідомлення про вжиті заходи і конкретні пропозиції. Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу, наведені факти - достовірними, пропозиції - чітко сформульованими.

Відмітку про наявність додатка (22) проставляють у разі потреби цифрового або документального підтвердження наведених фактів, висновків та пропозицій. У такому разі основний документ подають на розгляд разом із документом-додатком.

Підпис (23) у доповідних записках, складених для подання до вищих органів, проставляє керівник установи, а до внутрішніх - їхній автор.

Окрім проаналізованих обов'язкових реквізитів, доповідні та службові записки можуть мати реквізити 24, 25, 28 (якщо доповіді чи службова записки подаються від імені керівника організації або структурного підрозділу), 29, З0, 31 (для зовнішніх документів)