Основні реквізити службових довідок з особового складу та вимоги до їх оформлення

Поширеною є група довідок з особового складу, що їх видають на запит громадян або установ. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, трудовий стаж, обійману посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, право користування соціальними пільгами, перебування на обліку певних соціальних категорій населення тощо.

На відміну від довідок з основної діяльності, довідки з особового складу завжди є зовнішніми документами, а тому їх оформлюють на загальному чи спеціальному бланках зовнішнього спрямування. Для складення довідок про підтвердження місця роботи, навчання, посади, яку обіймають, заробітної плати тощо, як правило, використовують надруковані у друкарні бланки.

Крім зазначення назви органу, який видає довідку, дати, реєстраційного індексу, назви виду документа (ДОВІДКА), ці бланки мають надрукований типовий текст.

Реквізити загального бланка можуть бути відтворені з допомогою кутового штампа, виготовленого з гуми чи спеціальних матеріалів. Організації замовляють кутовий штамп для довідок, до складу якого входить реквізит 14 та службові відмітки для реквізитів 11, 12, що заповнюються рукописно після підписання документа.

Реквізити загального чи спеціального бланка установи:

¾ реквізити 01-03 (залежно від установчих документів);

¾ назва організації вищого рівня (06);

¾ повна чи скорочена назва організації - автора документа (07);

¾ назва структурного підрозділу або територіального відділений філії (у разі потреби);

¾ довідкові дані про організацію (09) містять поштову адресу та інші відомості, необхідні для пошуку та ідентифікації установи.

Назва виду документа (10) - ДОВІДКА.

Змінні реквізити

Датою документа (11) є дата його підписання.

Реєстраційний індекс документа (12) проставляють після його реєстрації в окремому журналі чи картотеці довідок з особового складу, що зберігається у відділі кадрів чи іншому структурному підрозділі, який відає питаннями управління кадрами.

Місце складення або видання документа (14) може проставлятися на відбитку кутового штампа або завчасно вноситися до уніфікованої форми довідки.

Довідки з особового складу, зміст яких, нагадуємо, стосується життєдіяльності окремої особи, також мають цільове призначення: до ЖЕКу, Пенсійного фонду України, суду і т. ін. На спрямування довідок з особового складу вказує реквізит «Адресат» (16) або ж останнє речення текстової частини «Довідку видано для подання до...»

Заголовок до тексту (19) на форматі А5 може не проставлятися.

Текст (21) довідок містить лише констатацію факту, здебільшого розпочинається із зазначення у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку повідомляється. Синтаксична структура довідок насичена пасивними конструкціями, що дає можливість фіксувати увагу на об'єкті дії. Цією ж обставиною зумовлено вживання безособових дієслів на -но, -то.

Складну для сприйняття інформацію можуть подавати у табличній формі.

Наприкінці текстової частини довідок можуть зазначати назву установи, до якої вона буде подана: Довідку видано для пред'явлення до...

Не рекомендується вживати штампи типу «дійсно є студентом», «цим повідомляємо». «Видано _________в тому, що він _______».

Відмітку про наявність додатка (22) оформляють у разі потреби.

Підписом керівника установи (23) та інспектора відділу кадрів (або іншої посадової особи, що здійснює управління кадрами) засвідчуються довідки, що не містять фінансового характеру. Фінансову інформацію, крім керівника, засвідчує головний бухгалтер.

Відбиток печатки відділу кадрів або організації (26) - обов'язкова вимога оформлення довідок з особового складу.

Створення уніфікованих форм довідок з особового складу

Для підготування довідок з особового складу з повторюваним ситуаціями рекомендовано використовувати уніфіковані форми, що містять друковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної. Такі уніфіковані форми розробляють завчасно, зберігаючи як шаблони для подальшого внесення змінної інформації.