Документальное закрепление и реализация управленческого решения
Принятое управленческое решение прежде всего выражается в устной форме с последующим письменным его закреплением. Как правило, решения в массе своей облекаются в определенные документы.
Документ, в широком смысле слова - любой материальный объект с информацией, закрепленной определенным образом для передачи ее во времени и пространстве. В качестве способов фиксации информации в документе могут использоваться рисунки, графики, схемы, аудио- и видеозаписи, фотографии и др. Но основным является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с действующими нормами и правилами.
Основными требованиями к составлению документов, используемых в организации управления, являются: своевременность разработки документа, краткость изложения информации, ее достоверность и наглядность (понятность) для объекта управления.
Документально оформленные решения можно классифицировать по следующим основным признакам:
· уровень иерархии нормативно-методического обеспечения – международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма;
· правовой статус документа – обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т. п.);
· содержание документа – технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т. п.), экономические (технико–экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес–планы и т. п.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции и т. п.).
Как уже отмечалось, принятие решений должно выражаться в форме письменного документа (нормативного акта). При документальном закреплении управленческого решения исполнителю необходимо учитывать такие критерии, как:
· продолжительность действия данного решения во времени;
· краткость и ясность формулировок принятого решения;
· степень детализации предполагаемого в решении действия.
Для эффективного и своевременного использования информации и организации управленческой деятельности в целом необходима действенная система документооборота. Документооборот в системе государственного управления – процесс перемещения документов, используемых в служебной деятельности государственных органов, начиная с момента их создания или получения до завершения использования и дальнейшего движения с последующей передачей на хранение или уничтожение. Документооборот необходим для связи госорганов при осуществлении ими властно-управленческих функций посредством официальных информационных потоков.
В основе документооборота лежит документирование, представляющее собой запись деловой информации по установленным формам. Организация документооборота строится на основе определенных требований: целесообразности, оперативности, непротиворечивости, адресности и т.п.
Государственные решения оформляются обычно в документах следующих видов: законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, предписания, указания, положения, инструкции, приговоры и др. Виды и формы государственно-управленческих решений универсальны для всех государственных органов определенного типа.
Справочно
Указ – решение верховного органа власти или главы государства, имеющее силу закона. (Например, Указ Президента Республики Беларусь 26 июля 2004 года № 354 «О работе с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций»).
Декрет Президента – нормативный правовой акт Главы государства, имеющий силу закона, издаваемый в соответствии с Конституцией стран на основании делегированных ему Парламентом законодательных полномочий либо в случаях особой необходимости (временный декрет) для регулирования наиболее важных общественных отношений.
Директива Президента – указ программного характера, издаваемый Главой государства в целях системного решения вопросов, имеющих приоритетное политическое, социальное и экономическое значение.
Указание – решение, разрабатываемое органом государственного управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления, носящее методический, технологический характер. Указание реализуется в форме наставления или разъяснения.
Закон – решение высшей государственной власти, носящее обязательный и непреложный характер.
Приказ республиканского органа государственного управления - нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления.
Решения органов местного управления и самоуправления –нормативные правовые акты, принимаемые местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами в пределах своей компетенции с целью решения вопросов местного значения и имеющие обязательную силу на соответствующей территории.
Акт – решение широкого Круга государственных и иных организаций, подтверждающее устанавливающий факт события, действия.
Приказ – решение, принимаемое руководителем органа государственного управления, действующего на основе единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В некоторых случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. (Например, Приказ Министерства строительства, архитектуры и ЖКХ области «О повышении роли государственных приемочных комиссий», Приказ Министерства строительства, архитектуры и ЖКХ области «Об утверждении Методических рекомендаций по планированию капитального ремонта объектов муниципального жилищного фонда»).
Распоряжение – решение руководителя, главным образом коллегиального органа государственного управления, принимаемое в целях разрешения оперативных вопросов. (Например, Распоряжение главы администрации города «О присуждении премии главы администрации города одаренным учащимся общеобразовательных учреждений»).
Протокол – решение, принимаемое коллегиальным органом или группой лиц, по вопросам, требующим совместного обсуждения. (Например, протокол прошедшего собрания).
Инструкция – решение, устанавливающее порядок и правила выполнения каких-либо действий в определенной сфере деятельности. (Например, инструкция по работе с обращениями граждан, инструкция по работе с персоналом).
Формы реализации управленческих решений включают: деловую беседу, предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, личный пример, обучение, совет, деловые игры, совещания, заседания, отчёт, деловое слово.
Государственно-управленческие акты подчиняются общим правилам подготовки служебных документов в соответствии с требованиями к их текстам, образцам бланков, порядку составления и оформления, их регистрации, учету, передаче, приему и хранению. Составляется номенклатура дел, проводится систематизация и унификация служебных документов. Все это определяется единой государственной системой делопроизводства, типовыми и отдельными инструкциями по делопроизводству в государственных органах.
Каждое подготавливаемое решение должно: а) быть выдержано в определенном стиле с точки зрения языка, логичности и формы изложения; б) быть удобным для восприятия специальной терминологии и ее адекватного понимания всеми, кому предназначено данное решение; в) ясно и точно передавать смысл и существо необходимых к исполнению действий; г) содержать обязательную для исполнения информацию и указывать конкретные способы исполнения; д) директивные документы (приказы, распоряжения, постановления и пр.) не должны содержать неопределенных фраз и безадресных формулировок, затрудняющих однозначное понимание поставленных задач и нарушающих порядок реализации намеченных мероприятий либо допускающих противоречивые, взаимоисключающие меры.
Принятие решений в условиях неопределенности.
Ситуация, характеризующая состояние среды управляемого объекта и управляющей системы, может быть спокойная/угрожающая, знакомая/незнакомая, управляемая/неуправляемая, сложно-/неструктурированная, неопред.
Ситуация неопред-сти может возникнуть в отношении либо цели, либо средства; неопред-сть может носить объект характер как постоянная изменчивость объекта, его связей, поведения, гибкость переориентации.
Одна из наиболее характерных особенностей процесса принятия управленческих решений заключается в том, что он происходит под влиянием неопределенных факторов. К ним относятся такие факторы или переменные, значения которых неизвестны или известны не полностью. Если на процесс принятия решений влияют неопределенные факторы, то говорят о принятии решений в условиях неопределенности.
Неопределенность — это неполнота или недостоверность информации об условиях реализации решения, наличие фактора случайности или противодействия. Таким образом, принятие решения в условиях неопределенности означает выбор варианта решения, когда одно или несколько действий имеют своим следствием множество частных исходов, но их вероятности совершенно не известны или не имеют смысла.
Источниками неопределенности могут служить поведение социальных групп, персонала организации, технические и технологические процессы, международные и социальные процессы, изменения конъюнктурного характера. По источнику неопределенности различают факторы неопределенности среды и факторы личностной неопределенности.
Неопределенность среды возникает, когда не определены какие-либо ситуационные факторы, влияющие на процесс принятия управленческих решений. Неопределенность среды возникает в силу недостаточной изученности некоторых явлений, имеющих объективный характер и сопровождающих процесс принятия управленческих решений.
Неопределенность, сопровождающая процесс принятия решений, может быть обусловлена не только ситуацией, но и личностью ЛПР. В связи с этим говорят о личностной неопределенности, которая понимается как неопределенность психических процессов, состояний и свойств личности (неопределенность восприятия представления, мышления, памяти, воображения, эмоциональных состояний, предпочтений и неопределенность притязаний ЛПР).
Когда отсутствует вообще какая-либо информация о факторах, влияющих на принятие решений, имеет место полная неопределенность. Однако на практике очень немногие управленческие решения приходиться принимать в условиях полной неопределенности.
Сталкиваясь с неопределенностью, руководитель может использовать две основные возможности. Во-первых, попытаться получить дополнительную релевантную информацию и еще раз проанализировать проблему. Этим часто удается уменьшить новизну и сложность проблемы. Вторая возможность – действовать в точном соответствии с прошлым опытом, суждениями или интуицией и сделать предположение о вероятности событий. Использование прошлого опыта крайне необходимо, когда не хватает времени на сбор дополнительной информации или затраты на нее слишком велики.
