Одним из важнейших современных направлений совершенствования учета, повышения его роли в управлении производством является использование в учетной практике персональных ЭВМ и прогрессивных технологий обработки учетной информации. Эффективная обработка учетной информации на современном этапе обеспечивается компьютеризацией информационных процессов. Вычислительная техника способна существенно упростить и ускорить обработку информации и ее передачу.
Внедрение автоматизированного учета на современном этапе является очень важным для ОАО «Слободка-агро», поскольку в данном хозяйстве автоматизированный учет полностью отсутствует. Поэтому для совершенствования учета затрат нужно изучить прогрессивные технологии обработки учетной информации.
Автоматизация учета затрат на производство продукции промышленных производств позволяет обеспечить наиболее полный и достоверный учет затрат на производство продукции по элементам, статьям затрат по каждому объекту, в целом по предприятию и по подразделениям, как за месяц, так и с нарастающим итогом за год, сократить время и затраты труда на обработку документов, свести к минимуму количество ошибок при переносе данных из первичных документов в регистры синтетического и аналитического учета, главную книгу, а также при распределении затрат между объектами.
На рынке программных продуктов СНГ наиболее широко используемыми являются программы системы «1С». Известно более 350 наименований отраслевых и специализированных сертифицированных решений, созданных партнерами фирмы «1С». Комплекс «1С: Предприятие 7.7» является системой прикладных программ, предназначенной для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета средних и крупны предприятий различных отраслей и видов деятельности. Как универсальный инструмент он позволяет проводить комплексную автоматизацию практически всех участков учета, выполнять весь спектр учетных задач – от ввода первичных документов до формирования отчетности. Основным его достоинством является независимость от разработчиков и способность работать при любых изменениях законодательства, что особенно важно для удаленных от крупных центров сельскохозяйственных организаций.
Работа бухгалтера в условиях автоматизации учета начинается с создания на дату внедрения программы остатков по всем синтетическим и аналитическим счетам и нормативно – справочных массивов информации. План счетов – это основной элемент, на котором построен весь бухгалтерский учет, поскольку он задает единый стандарт для выполнения бухгалтерских операций. Список счетов упорядочен по кодам (номерам) счетов и субсчетов и может корректироваться.
При работе с системой вводится перечень констант, которые служат для хранения информации, которая либо совсем не изменяется в процессе функционирования систем, либо изменяется достаточно редко, например название хозяйства. Затем для работы формируются справочники, которые служат для хранения условно-постоянной информации, поддержки общих классификаторов. Система позволяет организовать многоуровневые справочники. Система «1С Предприятие 7.7» позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, товаров, расценок, норм расхода материальных ценностей. Рассмотрим некоторые из справочников:
- «Виды деятельности» – в соответствии с действующим законодательством организации обязаны вести раздельный учет затрат и реализации по видам деятельности. Все виды осуществляемой организацией деятельности перечисляются в данном справочнике. Для раздельного учета затрат по видам выпускаемой продукции и оказываемых услуг на счете 20 «Основное производство» обязательно ведется аналитический учет;
- «Единицы измерения» – предназначен для хранения единиц измерения и имеет одноуровневую структуру;
- «Классификатор ЕНАОФ» – содержит список групп и видов основных средств, по которым установлены стандартные шифры и годовые нормы амортизационных отчислений;
- «Материалы» – предназначен для хранения списка поступающих в организацию материалов, используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счете 10 «Материалы»;
- «Основные средства» – предназначен для хранения списка объектов основных средств и используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учета. Для основных средств, стоимость которых погашается через амортизационные отчисления, заполняется закладка «Амортизация»;
- «Статьи затрат» – данный справочник предназначен для учета затрат на производство продукции, выполнение работ, оказание услуг в разрезе отдельных статей затрат и используется для аналитического учета на счетах 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы». Перечень статей затрат в справочнике формируется самостоятельно с любой степенью детализации. Каждый элемент данного справочника описывается значениями реквизитов: статья затрат, элемент затрат, вид затрат для налогов. В реквизите «Статья затрат» указывается конкретная статья аналитического учета, например, «Расходы на оплату труда», «Отчисления на социальные нужды». В реквизите «Элементы затрат» выбором из предложенного перечня следует указать, к какому элементу затрат относится данная статья.
Все затраты классифицируются также для целей налогового учета, в реквизите «Вид затрат для налогов» из предложенного перечня следует выбрать: «В пределах норм», «Сверх норм», «Подлежит распределению», «Ненормируемые».
Кроме кодов справочник при автоматизации учета затрат на производство разрабатываются коды учета, субсчетов. Система 1С: предприятие позволяет вести произвольную нумерацию счетов и субсчетов в пределах разрешенной длины в 255 символов. Из них чаще применяются коды из семи знаков. Из них первые четыре знака обозначают номер синтетического счета и субсчета, четвертый группу одноименных затрат, два последующих – объект учета затрат.
Документы в системе 1С: Предприятие могут относиться к бухгалтерскому учету, оперативному учету или расчету. Принадлежность к той или иной компоненте задается в Конфигураторе.
Документ любого вида имеет номер и дату. Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть.
При заполнении какого либо документа операция автоматически заносится в журнал операций.
Для работы с документами в конфигураторе может быть создано необходимое количество журналов. Как правило, документы в журнале группированы по функциональному назначению: материалы, основные средства, заработная плата и т.д. Все документы также отражаются в журнале операций и в журнале проводок. Помимо этих журналов существует общий журнал.
По каждому участку учета заводится отдельный журнал, например:
- «Учет заработной платы» – предназначен для работы с документами «Начисление зарплаты», «Выплата зарплаты из кассы», «Расчет отпуска», «Выдача проездных», «Пособия», «Табель»;
- «Учет материалов» – предназначен для хранения документов «Поступление материалов», «Передача материалов в производство», «Отгрузка материалов на сторону», «Перемещение материалов», «Списание материалов»;
- «Учет основных средств» – для хранения документов по движению основных средств и так далее.
Путем ввода данных в указанные документы производится и накопление затрат по счету 20 «Основное производство» субсчету 3 «Промышленное производство» в разрезе видов продукции. Все перечисленные документы, а также другие, выполняют формирование затрат на производство.
Расчетные документы по распределению затрат на производство и виды продукции и накладных издержек, по определению фактической себестоимости располагаются в разделе «Закрытие месяца». По видам деятельности счет 20 закрывается, если установлен флажок «Автоматически списывать затраты» в справочнике «Виды деятельности». Закрытие происходит с учетом документов «Незавершенное производство».
В качестве регистров аналитического и синтетического учета за отчетный месяц или год могут формироваться следующие документы:
- оборотно-сальдовая ведомость. Этот вид ведомости содержит для каждого счета остатки на начало и конец периода, и обороты по дебету и кредиту за данный период;
- оборотно-сальдовая ведомость по счету. Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам аналитического учета;
- журнал-ордер и ведомость по счету. Представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по дате (периодам) или по проводкам;
- обороты по счету (Главная книга) – используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Он может быть очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности;
- анализ счета по субконто. Отчет содержит итоговые суммы корреспонденции данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета (приложение 17);
- карточка счета 20-3. Карточка счета формируется за месяц. Анализ счета по субконто обобщает информацию по карточке счета (приложение 18).
Можно сформировать и другие выходные документы в зависимости от заданных параметров детализации.
Таким образом, система «1С: Предприятие» предоставляет пользователю широкие возможности и позволяет вести в организации, бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, финансовый анализ, организовать управление затратами, планирование и расширить возможности учета.
