Орієнтовний перелік документів, які не підлягають реєстрації діловодною службою

Листи, що надійшли в копії до відома.

Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.

Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

Навчальні плани, програми. Копії.

Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій.

Відомості та інформація, надіслані до відома.

Прейскуранти цін. Копії.

Норми витрат матеріалів.

Поздоровчі листи і оголошення.

Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

Наукові звіти по темах.

Місячні, квартальні, піврічні звіти.

Форми статистичної звітності.

Примітка. Документи, перелічені в п.п. 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних службах (відділі кадрів, бухгалтерії, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації тощо).

 

 

Тема 7.Складання номенклатури та формування справ

 

Класифікація документів - це поділ усіх документів за певними ознаками на справи. Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.

 

Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:

 

o за назвою видів документів, наприклад "Акти", "Накази", "Контракти" тощо;

 

o за змістом документів, наприклад "Документи (контракти, кошториси, листування), "Про постачання паперу в 2007-2008 рр.";

 

o за об' єктами, фірмами-контрагентами, наприклад "Документи (протоколи, акти, контракти, листування), спільної діяльності з АТ "Ера" за 2007 р.;

 

o за грифом обмеженості доступу до документів, що містять комерційну (або державну) таємницю.

 

Можуть бути й інші ознаки класифікації. Це залежить від конкретних умов діяльності конкретної організації чи фірми.

 

Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.

 

Номенклатура справ - це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.

 

Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.

 

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.

 

Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а при їх відсутності - напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.

 

Наприклад:

 

01 - директор,

 

02 - юрисконсульт

 

04 - головний бухгалтер

 

На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяльності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інформаційно-довідкові документи. У кінці розділів - журнали обліку чи довідкові картотеки.

 

Заголовки справ мають бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.

 

Номенклатура справ підписується секретарем-референтом і затверджується керівником підприємства. Вона складається, як мінімум, у трьох примірниках. Перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи зі справами, третій передається до архіву підприємства.

 

Протягом року до номенклатури можуть вноситися заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі й функціях підприємства.

 

При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:

 

o документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

 

o статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;

 

o контракти підприємства поділяться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група - комерційні контракти; друга - трудові контракти з працівниками;

 

o накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;

 

o особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників підприємства;

 

o документи обмеженого доступу з грифом "КТ" або "Конфіденційно" формуються окремо від решти документів.

 

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки, розраховані на 200 аркушів. Останнім часом надходять папки імпортного виробництва, у яких обсяг підшитого матеріалу можна збільшити у кілька разів.

 

 

Тема.8 Конфіденційне діловодство

Конфіденційне діловодство є діяльністю, що забезпечує

 

документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами та захист інформації, що міститься в них.

 

Види конфіденційної інформації

 

Інформація за режимом доступу поділяється на відкриту та інформацію з обмеженим доступом [3, ст. 28]. Інформація з обмеженим доступом поділяється за своїм правовим режимом на конфіденційну та таємну [З, ст. ЗО].

 

Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються згідно з їх бажанням на передбачених ними умовах. Конфіденційну інформацію можна поділити на дві категорії: конфіденційна інформація, що є власністю держави, конфіденційна інформація, що не є власністю держави.

 

Конфіденційна інформація, що є власністю держави, знаходиться в користуванні органів державної влади або органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності.

 

До конфіденційної інформації, що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, не можуть бути віднесені такі відомості [3, ст. 30]:

 

o про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту;

 

o про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, які сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян;

 

o про стан здоров'я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти і культури населення;

 

o стосовно стану справ із правами і свободами людини і громадянина, а також фактів їх порушень;

 

o про незаконні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб;

 

o інша інформація, доступ до якої відповідно до законів України та міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, не може бути обмеженим.

 

Порядок роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію, визначає Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави [14].

 

Цей порядок передбачає:

 

o розроблення і введення в дію міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними та Київською і Севастопольською міськими державними адміністраціями переліків конфіденційної інформації, яка перебуває в їх володінні, користуванні й розпорядженні та є власністю держави;

 

o присвоєння документам, що містять інформацію згідно з переліками, грифу обмеженого доступу "Для службового користування" ("ДСК"), що передбачає допуск до таких документів лише певних категорій працівників;

 

o здійснення контролю за нерозголошенням відомостей, що містяться в документах з грифом "ДСК", режимно-секретними підрозділами установи;

 

o надання громадянам доступу до інформації, що міститься в документах з грифом "ДСК", лише за наявності письмового запиту від установи, в якій працює громадянин, за згодою керівника установи або в масових бібліотеках за аналогічним письмовим клопотанням;

 

o надання представникам ЗМІ доступу після попереднього розгляду конкретних документів експертними комісіями (далі - ЕК) за письмовим дозволом керівника установи, що надала документу гриф "Для службового користування".

 

Конфіденційна інформація, що не є власністю держави, належить громадянам, юридичним особам, які володіють інформацією ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, одержаною на власні кошти, або такою, яка є предметом їхнього професійного, ділового, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законом таємниці. Власники такої інформації самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи належність до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї систему (спосіб) захисту. Склад і обсяг таких відомостей та порядок їх захисту визначає суб'єкт господарювання.

 

До різновидів конфіденційної інформації, що не є власністю держави, належать комерційна таємниця, банківська таємниця.

 

Господарським Кодексом України [9] поняття "комерційна таємниця" визначено як відомості, що не є державною таємницею, пов'язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяльністю підприємства, розголошення яких може завдати шкоди його інтересам. До конфіденційної інформації, таким чином, може бути віднесений досить широкий спектр питань у різних сферах життєдіяльності суб'єктів правовідносин.

 

Комерційною таємницею можуть бути відомості технічного, організаційного, комерційного, виробничого та іншого характеру, за винятком тих, які відповідно не можуть бути віднесені до комерційної таємниці.

 

Згідно з Переліком відомостей, що не становлять комерційної таємниці [11], не можуть бути віднесені до комерційної таємниці:

 

o установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою чи господарською діяльністю та її окремими видами;

 

o інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

 

o дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов'язкових платежів;

 

o відомості про чисельність і склад працюючих, їх заробітну плату в цілому та за професіями й посадами, а також наявність вільних робочих місць;

 

o документи про сплату податків і обов'язкових платежів;

 

o інформація про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди здоров'ю, а також інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків;

 

o документи про платоспроможність;

 

o відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах,

 

малих підприємствах, спілках, об'єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю;

 

- відомості, що відповідно до чинного законодавства підлягають оголошенню.

 

Суб'єкти господарювання зобов'язані надавати зазначені відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до чинного законодавства за їх вимогою [11].

 

Отже, відомості, які можуть бути віднесені до комерційної таємниці, наприклад підприємства, повинні мати такі ознаки:

 

o не містити державної таємниці;

 

o не завдавати шкоди інтересам суспільства;

 

o стосуватися виробничої діяльності підприємства;

 

o мати дійову або потенційну комерційну цінність та створювати переваги в конкурентній боротьбі;

 

o мати обмеження в доступі тощо.

 

Порядок роботи з документами, що містять комерційну таємницю, розробляється суб'єктом господарювання.

 

Оскільки законодавством України не встановлено, які саме грифи обмеженого доступу слід використовувати на матеріальних носіях інформації, що містять комерційну таємницю, то при виборі грифів слід пам'ятати, що вони не повинні збігатися з грифами, використовуваними у сфері захисту державних таємниць. Як правило, на документах, що містять комерційну таємницю, використовують гриф "Комерційна таємниця" ("КТ") або "Конфіденційно" ("Конф.").

 

Питання збереження банківської таємниці та забезпечення конфіденційності інформації визначено законодавством [5], відповідно до якого банківською таємницею є інформація про діяльність та фінансовий стан клієнта, що стала відома банку в процесі його обслуговування та взаємовідносин з клієнтом при наданні послуг банку і розголошення якої може завдати матеріальної чи моральної шкоди клієнту. Банківську таємницю, зокрема, становлять такі відомості: про стан рахунків клієнтів, у т. ч. кореспондентських рахунків банків у Національному банку України; операції, проведені на користь чи за дорученням клієнта, укладені ним угоди; фінансово-економічний стан клієнтів; системи охорони банку та клієнтів стосовно комерційної діяльності клієнтів.

 

Банки зобов'язані забезпечувати збереженість банківської таємниці шляхом обмеження кола осіб, що мають доступ до інформації, яка становить банківську таємницю, організацію спеціального діловодства з документами, що містять банківську таємницю, застосування технічних засобів для запобігання несанкціонованому доступу до електронних та інших носіїв інформації, застосування застережень щодо збереження банківської таємниці та відповідальності за її розголошення у договорах між банком та клієнтом [5].

 

Відповідно до Правил зберігання, захисту, використання та розкриття банківської таємниці на відповідних документах проставляється гриф "Банківська таємниця".

 

Герб України

НАЦІОНАЛЬНА ЮРИДИЧНА АКАДЕМІЯ УКРАЇНИ ІМЕНІ ЯРОСЛАВА МУДРОГО

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

10.10.2006 м. Харків №25

 

Про порядок прийому та обробки

кореспонденції в академії

У зв'язку з необхідністю впорядкування діловодства в....(назва органу), з метою забезпечення належних умов для своєчасної і якісної підготовки документації на відправку та для звіту керівництву

ВИМАГАЮ:

1. Відділу документаційного забезпечення (Можарська Р.П.) прийом та облік вхідної, вихідної кореспонденції, документів внутрішнього обігу, реєстрацію наказів і розпоряджень здійснювати згідно із...

2. Розпорядження довести до відома зацікавлених осіб.

3. Контроль за виконанням розпорядження здійснювати постійно (...).

Ректор (підпис) О.М. Рябошапка

 

 

ЗРАЗОК ДОВІРЕНОСТІ

НА ОТРИМАННЯ ПЕНСІЇ

 

Д О В І Р Е Н І С Т Ь

Місто Київ, шостого вересня дві тисячі одинадцятого року.

Я, Хоменко Вікторія Володимирівна, проживаю в м. Києві, пр-т Алішера Навої, буд. 1, кв. 1, реєстраційний номер облікової картки платника податків 6666666666, діючи добровільно і перебуваючи при здоровому розумі та ясній пам’яті, розуміючи значення своїх дій, ознайомлена з вимогами чинного законодавства щодо недійсності правочинів, уповноважую

Зайцева Миколу Опанасовича, що проживає в м. Дніпропетровськ,
пр-т Карла Маркса, буд. 6, кв. 17, паспорт ММ555555, виданий Дніпровським РУ ГУ МВС України в м. Києві 11.11.2001 року,

бути моїм представником в усіх установах, підприємствах, організаціях будь-якої підпорядкованості та форми власності, перед усіма фізичними та юридичними особами, в тому числі у відділенні №844 Відкритого акціонерного товариства «Ощадний банк України»

з питань ОФОРМЛЕННЯ ТА ОТРИМАННЯ НАЛЕЖНОЇ МЕНІ ПЕНСІЇ, отримання доплат до пенсії,

з питань здійснення перерахунку пенсії в разі необхідності.

Для чого уповноваженому представнику надається право:

- підписувати та подавати від мого імені заяви;

- підписувати, подавати та отримувати необхідні довідки та документи;

- підписувати необхідні документи, а також виконувати всі необхідні дії, пов’язані з виконанням цієї довіреності.

Нотаріусом роз’яснено зміст статей 237 – 241, 247-250 Цивільного кодексу України.

Довіреність видана без права передоручення, строком на п’ять років і дійсна до шостого вересня дві тисячі шістнадцятого року.

Довіритель свідчить, що дана довіреність видається ним відповідно до його вільного волевиявлення, що відповідає його внутрішній волі, без будь – якого застосування фізичного чи психічного тиску і не носить характеру фіктивного або удаваного правочину.

ПІДПИС: ПІДПИС (Хоменко В.В.)

 

ПОСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС НОТАРІУСА