Вихідні телеграми та телефонограми мають порядкову нумерацію та реєструються для обліку у всіх формах (журналах, реєстрах) в тому порядку, що й і інша кореспонденція. Реєстраційні номери документів присвоюються у наростаючому порядку:
■ ініціативні вхідних документи та ініціативні вихідні в межах кожної з цих груп;
■ розпорядчі (накази, накази по особовому складу) та протоколи нарад - в межах справи, до якої вони відносяться;
■ внутрішні документи - в межах справ, до яких вони відносяться.
Зразки журналів реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів наведені на рис. 8.4, 8.5.
| Порядковий номер | Куди і кому направлена кореспонденція | Короткий зміст | Індекс підрозділу |
Рис. 8.4. Журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів.
| Дата надходження та індекс документа | Кореспондент та індекс одержаного документа | Короткий зміст | Кому направлений документ на резолюцію | Резолюція (чи кому направлено документ) | Позначка про виконання документа |
| 6 |
Рис. 8.5. Журнал реєстрації вхідних документів
Реєстраційні номери вхідних і вихідних документів складаються з порядкового номера документа, умовного позначення структурного підрозділу чи посадової особи, номера справи, до якої буде підшитий документ або його копія. Наприклад, номер документа 81/02-04 засвідчує, що 81 - порядковий номер документа в журналі реєстрації, 02-04 - номер справи по номенклатурі. Можуть бути й інші системи реєстрації.
У практичній діяльності організацій використовуються дві реєстраційні форми: журнали та картки, що мають такі графи: індекс (номер) документа; дата документа; автор документа (внутрішня організація) - для вхідних документів; адресат (кореспондент) - для вихідних документів; резолюція, виконавець; строк виконання; відмітка про виконання; номер справи.
Фірми на власний розсуд можуть обирати оптимальний склад реєстраційних граф для оперативного використання наявної у них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тисяч на рік, з територіально роз' єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності фірми. Місце реєстрації закріплюється в інструкції діловодства. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку та контролю виконання.
Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку виконання і використання (розпорядчі планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) - як ті, що створюються і використовуються на фірмі так і ті, що надходять з інших установ від і приватних осіб.
Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.
Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника та накази відносно особового складу, про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські звіти, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам даються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.
Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для опрацювання засобами обчислювальної техніки. У невеликих фірмах з обсягом документообігу 500-600 на рік допускається журнальна форма реєстрації.
При картковій формі реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб. В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому вона передається разом з документами). У разі вилучення документа для контролю виготовляються три примірники картки.
Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин - виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямами діяльності фірми, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.
У процесі виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.
При журнальній формі реєстрації документів рекомендовано вести такі журнали:
а) урядових документів;
б) наказів керівника установи з основної діяльності;
в) наказів щодо особового складу;
г) відряджень;
д) рішень колегії фірми;
е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.
Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано в місцях, обладнаних засобами обчислювальної техніки.
Запис здійснюється з РКК, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.
При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності комп'ютерної мережі - центральний банк реєстраційних даних.
Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації і пошуку.
Пошук необхідної інформації, як правило, здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач повинен мати можливість у будь-який момент одержати інформацію про всі або кілька реквізитів реєстрації і знаходження документа.
Існує декілька форм реєстрації документів: централізована, децентралізована і змішана. При централізованій системі створюється єдиний довідковий центр роботи з документами. Децентралізована передбачає реєстрацію в місцях створення чи виконання документів. З урахуванням особливостей підприємства може застосовуватися і змішана система, коли решта частина документів реєструється централізовано, - в структурних підрозділах.
На невеликих комерційних підприємствах найчастіше практикується централізована система реєстрації. Однак вона завжди має бути одноактною. Документ не може реєструватися повторно в процесі його обігу всередині підприємства.
Документи при реєстрації поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо:
♦ вхідні документи;
♦ вихідні документи;
♦ внутрішні документи;
♦ комерційні контракти;
♦ документи з грифом "КТ" ("Конфіденційно", "Комерційна таємниця").
Напрями й переваги попереднього розгляду документів наведені на рис. 8.6, 8.7.
Блок-схема роботи з вхідними документами подана на рис. 8.8. Порядковий реєстраційний номер документа присвоюється починаючи з № 1 з 1 січня кожного року по 31 грудня. Перелік документів, які не реєструються діловодною службою, наведено в табл. 8.2.
Таблиця 8.2
