Перелік обов'язкових реквізитів для заповнення машино-орієнтованої реєстраційно-контрольної картки

Розгляд документів

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на такі, що потребують обов' язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їхніх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день отримання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів управління, телеграми і телефонограми слід розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися Положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів - це запис необхідних відомостей про документи з позначкою на них індексу та дати реєстрації. Мета реєстрації - забезпечення обліку, контролю за виконанням та оперативності пошуку документів.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ має бути зареєстрований лише один раз.

Вхідні документи реєструються в день отримання, вихідні та внутрішні - в день підписання. Реєстрація проводиться централізовано - в канцелярії підприємства. На лицьовому боці першого аркуша в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, який фіксує дату надходження документа.

Документи, що не підлягають реєстрації, передається за призначенням. Реєстраційний індекс вхідного документа складається з порядкового номера, індексу структурного підрозділу та індексу справи за номенклатурою, в яку буде підшито документ або його копія.

Вхідні відповідні документи, які не потребують відповіді на них, одержують індекс ініціативних вихідних документів. Відповідно вхідні, на які треба давати відповідь, реєструються як ініціативні за новим реєстром.

Всі документи залежно від призначення, поділяються на вихідні (якщо направляються до іншої організації), вхідні (якщо надходять з інших організацій) та внутрішні (якщо готуються, оформляються та використовуються чи виконуються в межах підприємства.

У свою чергу, вихідні та внутрішні документи, залежно від змісту поділяються на ініціативні та відповідні. Ініціативним називається документ, що містить запитання до іншої організації, на яке буде отримана відповідь. Відповідним називається документ, що містить відповідь на Отримане запитання.

Направлення листів відбувається: на вимогу вищих галузевих та функціональних органів; на прохання сторонніх організацій, підприємств та установ; при здійсненні оперативного зв'язку; на прохання громадян.

Передача вхідних документів керівнику має здійснюватися після реєстрації в машино-орієнтованій реєстраційно-контрольній картці (РКК).

ПЕРЕЛІК ОБОВ'ЯЗКОВИХ РЕКВІЗИТІВ ДЛЯ ЗАПОВНЕННЯ МАШИНО-ОРІЄНТОВАНОЇ РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНОЇ КАРТКИ

Реквізити	Пояснення до заповнення
Вид документа	Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор, кореспондент	Під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається назва установи (особи) - автора документа. При реєстрації документа, що відправляється, записується назва установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченої назви організації
Дата складання документа	Дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)
Індекс документа	Індекс, наданий документу автором переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється
Дата надходження	Дата надходження документа в установу переноситься на РКК також трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)
Індекс надходження	Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК - з реєстраційного штампа. Після виконання документу доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок або короткий зміст документа	Переноситься заголовок, сформульований на документі, у разі відсутності формулюється згідно з правилами
Резолюція	Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, автор і дата резолюції
Відповідальний виконавець	Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону
Термін виконання	Ставляться число, місяць, рік трьома парами арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується дата очікуваної відповіді
Позначка про виконання	Короткий запис про вирішення питання або дата та індекс документа відповіді

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: відомості про виконавця, його розписка про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає фірма.

Керівник підприємства, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі й конкретні вказівки щодо виконання і встановити реальні терміни.

Прийняття управлінського рішення по конкретному документу - одна з основних функцій керівника, вирішальна ланка в технології управління.

Документи, які відправляються з підприємства, називаються вихідними. Опрацювання вихідних документів включає такі операції:

o складання проекту документа;

o узгодження проекту документа;

o перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

o підписання документа керівником (затвердження за необхідності);

o реєстрація документа;

o відправка документа адресату;

o підшивка другого екземпляра (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем-референтом підприємства.

Вихідні документи оформляються в двох екземплярах, за винятком факсів і телефонограм, які мають бути в одному екземплярі.

Вся кореспонденція, яка підлягають відправці, здається секретарю-референту в день підписання, а та, що надійшла в другій половині дня - не пізніше першої половини наступного дня. Документи передаються повністю оформленими, підписаними та зареєстрованими.

Секретар-референт, який оформляє підписані документи на відправку за призначенням, повинен:

o перевірити правильність адреси одержувача;

o перевірити наявність підпису на першому екземплярі документа;

o поставити на документі номер листування;

o поставити на документі посилання на вхідний пропуск;

o вказати на копії документа дату підписання та номер листування;

o перевірити наявність додатка, вказано виконавцем у листі;

o внести в копії документа всі поправки, доповнення, зроблені під час підписування оригіналу;

o поставити на першій сторінці супроводжуючого листа штамп (належить поверненню), якщо документ, який надсилається, має бути повернутим.