Одной из УСД является УСОРД.
Характерной чертой ОРД является то, что с ее помощью документируется действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне и во всех отраслях.
Целью разработки и усовершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений.
Как и в любую УСД, в УСОРД входят унифицированные формы документа (УФД).
УФД – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
УСОРД – комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил, положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления с учетом использования электронно-вычислительной техники.
В состав УСОРД входят:
- СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документаци. Требования к оформлению документов»;
- Методические указания по практическому праменению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документаци. Требования к оформлению документов»;
- Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов;
- Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий;
- Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий
- Альбом форм ОРД.
Организационно-распорядительная документация - документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления.
УФД систематизированы по подсистемам:
документация по созданию организации, предприятия;
документация по реорганизации организации, предприятия;
документация по ликвидации организации, предприятия;
документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;
документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
документация по оперативно-информационному деятельности организации, предприятия;
документация по приему на работу;
документация по переводу (перещению) на другую работу;
документация по увольнению с работы;
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
документация по оформлению отпусков.
УСОРД функционирует в любом аппарате управления сверху донизу независимо от отраслевой принадлежности, т.е. носит межведомственный характер.
Применение УСОРД регламентируется СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документаци. Требования к оформлению документов».
Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:
* Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;
* Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.
* Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.
* Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.
* Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.
* Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.
* Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.
* Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.
СТБ распостраняется на ОРД, предусмотренные УСОРД – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма.
Настоящий стандарт предусматривает:
состав реквизитов;
требования к оформлению реквизитов;
требования к бланкам и оформлению документов.
В приложениях к указанному СТБ приведены схемы расположения реквизитов ОРД, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов.
