Как и в любую УСД, в УСОРД входят унифицированные формы документа (УФД). УФД – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носитеде информации.
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Для различных документов характерен различный набор реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и др. факторами.
Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание реквизита в служебном документе делает его недействительным. Состав реквизитов отдельных видов документов, выдаваемых органами госвласти и госуправления, установлен в законодательных и нормативных актах. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа называется типовым формуляром. Типовой формуляр содержит определенное количество реквизитов, расположенных в строгой последовательности.
В основу унификации и стандартизации положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения обрзцов документов получили название «формуляр-образец». Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к посроению конструкционной сетки и основные реквизиты, т.е. это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документации. В нем перечисляются реквизиты документа и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. В формуляре-обзце реквизиты располагаются таким образом, чтобы это соответсововало последовательности заполнения документа при его оформлении. Так, реквизиты, используемы в одной и той же операции располагают по возможности рядом. Реквизиты, наносимые одним и тем же способом, также располагаются по меревозможности рядом. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке. Конструкционная сетка – это сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных, линий, нанесенный лист бумаги стандартного формата.
Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (одному знаук).
Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и д.р. С помощью такой сетки определены максимальное количество знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное количество строк при определеленном интервале. С учетом этого определны зоны расположения каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальноый состав реквизитов – 32, однако на одном документе все реквизиты присутствовать не могут. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы сним.Формуляр определенного вида ОРД, например, приказа, будет отличаться от формуляр служебного письма набором реквизитов.
Массовове производство различных механзимов и приспособлений для хранения бумаг и работы с ними поребовало унификации форматов самих бумаг, на которых печатались документы.
В СССР все эти работы были проведены в 20-е гг. 20 в. В качестве основного был выбран формат в виде прямоугольника со сторонами 841 мм х 1189 мм. Данный формат был принят за А0. Каждый последующий формат получается из предыдущего путем деления пополам. На сегодняшний день используются следующие форматы:
| А0 – 841 х 1189 | А1 – 594 х 841 |
| А2 – 420 х 594 | А3 – 297 х 420 |
| А4 – 210 х 297 | А5 – 148 х 210 |
| А6 – 105 х 148 | А7 – 74 х 105 |
| А8 – 52 х 74 | А9 – 37 х 52 |
| А10 – 26 х 37 | А11 – 18 х 26 |
| А12 – 13 х 18 | А13 – 9 х 13 |
Введение форматов бумаг позволило навести порядок в изготовлении документов. Они обязательны в нашей стране для составления доукментации и в настоящее время.
Формуляр-образец оформляется на бумаге формата А4 и А5.
Формуляр образец устанавливает также размеры полей не более 30 мм – левое; 10-8 мм – правое; 20 мм – верхнее и нижние поля. Левое поле документа необходимо для подшивки документа в дело и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки. Здесь оформляется только один реквизит – 20 – отметка о контроле, который наносится либо рукописным способом, либо специальным штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело.
Верхнее поле отводится для таких реквизитов, которые не могут быть размещены машинописным способом: 1 – Герб РБ; 2 – эмблема или товарный знак; 3 – код по ОКПО; 4 – код по ОКУД; 15 – гриф ограничения доступа к докменту.
На нижнем поле располагаются реквизиты, которые оформляются рукописным способом или проставляются спец. Штемпелем; 29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 – отметка о переносе данных на машинный носитель; 31 - отметка о поступлении.
Левое поле может увеличиваться до 35 мм для документов долговременного или постоянного сроков хранения.
