Унификация и стандартизация документов
1. Унификация документов как процесс разработки единообразного состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
2. Цели и задачи унификациии. Понятие о стандартизации.
3. Системы документации, унифицированные системы документации.
1. Развитие науки и техники, возниконовение новых форм собственности, расширение экономических связей привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности.
Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию, т.е. оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих комплекс или систему.
Управленческая деятельность всех организаций характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать а организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.
2. Основной целью унификации является создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Задачей унификации является совершенствование содержания и форм документов.
Унификация документов тесно связана с таким понятием, как «стандартизация». Иначе говоря, стандартизация – это формально-юридическое закрепление результатов унификации в виде обязательных норм. Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой нормы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страный, отрасли, организации).
Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации у тверждаеются компетентным органом.
Стандарты могут быть следующих видов:
международными;
государственные стандарты РБ (СТБ);
стандарты отраслей (ОСТ);
стандарты предприятий;
стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.
Стандарты на документы способствуют унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого первонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.
Унификация и стандартизация документов тесно взаимосвязаны. Унификацию часто рассматривают, как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться самостоятельно. В этом случае стандартизация, как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общие для этих двух терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация».
3. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции.
Система документации - совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми.
В отраслевых системах документации документируются соответствующие виды деятельности, а также отражается их специфика.
Характер деятельности, компетенции организации и другие факторы обуславливают соотношение функциональных и отраслевых систем документов в ее деятельности.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о науцно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (обложка дел дительных сроков хранения), так и унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации(УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.
В настоящее время разработаны и действуют следующие виды УСД:
УСОРД;
УС банковской документации;
УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций и учреждений;
УС отчетно-статистической документации;
УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
УС документации по труду;
УС внешнеторговой документации.
