Ответственность за нарушение правил хранения документов

Ситуация (вид правонарушения)	Штраф, который взыскивается с организации	Основание	Административный штраф (накладывается на должностное лицо)	Основание для административного штрафа
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в одном налоговом периоде)	5000 руб.	п. 1 ст. 120 НК РФ	От 2000 до 3000 руб. МРОТ (штраф накладывается за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. Под грубым нарушением в данном случае понимается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% или искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%)	Ст. 15.11 КоАП РФ
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в течение более чем одного налогового периода)	15000 руб.	п. 2 ст. 120 НК РФ
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, если оно повлекло занижение налоговой базы	10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15000 рублей	п. 3 ст. 120 НК РФ
Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)	20 % от неуплаченных сумм налога	п. 1 ст. 122 НК РФ

8.4. ЗАЩИТА ТЕКУЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ

Защита информации - это постоянно актуальная функция бухгалтерии на любом этапе учетных процедур. На уровне первичных документов защита информация достигается несколькими способами.

• Экземплярностъ. Практически почти все документы составляют в нескольких экземплярах. Это делают потому, что каждому пользователю удобнее иметь собственный экземпляр. Вместе с тем, наличие нескольких экземпляров, очевидно, существенно уменьшает риск утраты информации.

• Идентификация. Она достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, идентифицирующих документ: наименование, номер, дата и т. д. Идентифицирует документ также физическая принадлежность к общему носителю информации; например, чек и корешок чековой книжки, приходный кассовый ордер и квитанция к нему, облигация и купон к ней. Кстати, если подпись ответственного лица свидетельствует о достоверности содержания документа, то оттиск печати удостоверяет подлинность подписи.

• Регламентация отношения к ошибкам. В денежных документах вообще недопустимы никакие исправления. В других случаях исправляют согласно правилам.

• Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации. Это значит, что основные реквизиты первичного документа при появлении его на предприятии заносят в специальный журнал.

• Описи документов. С целью предотвращения утраты документов при передаче их от одного пользователя к другому составляют опись документов в двух экземплярах: по одному для каждого участника операции.

Для того чтобы система защиты информации в организации была работоспособной и эффективной, необходимо отсортировать служебную информацию и выбрать ту, защита которой действительно целесообразна. Каждая организация решает эту задачу самостоятельно, исходя из действующего законодательства, своих собственных интересов и возможностей. Практикой выработан ряд мероприятий и рекомендаций, которые могут быть полезны любому предприятию, решающему проблему защиты своей коммерческой информации.

Мероприятия по защите информации:

• Выделяется ответственный за эту работу - один из руководителей предприятия, который совместно со службой информации, если такая предусмотрена на предприятии, организует и осуществляет комплекс работ по защите информации.

• Создается комиссия из числа квалифицированных специалистов структурных подразделений, которая будет выполнять экспертные функции.

• Членами вышеупомянутой комиссии с привлечением руководителей вырабатывается первоначальный вариант перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

• Анализируются поступившие предложения, и готовится окончательный вариант перечня сведений.

• Перечень утверждается руководителем предприятия и доводится до исполнителей в полном объеме или в части, их касающейся.

Безопасность активов и файлов. На случай стихийных бедствий необходимо иметь копии важных документов для хранения в несгораемых сейфах и других помещениях, огнетушители, инструкции, определяющие порядок действий в случае стихийных бедствий. На случай перебоев в электроснабжении, умышленных повреждений, выхода иа строя аппаратных средств и программного обеспечения должны быть копии банка данных и важных файлов на магнитных носителях, дублируемое питание, резервное оборудование.

Меры, препятствующие несанкционированному доступу к активам и файлам:

- организация контроля над несанкционированным проникновением в помещения - охрана, пропускной режим, сигнализация, технические средства наблюдения;

- организация контроля несанкционированным доступом к компьютерной и некомпьютерной информационной базе - система компьютерных паролей, инициирование изменений в файлах, сейфах, мероприятия по блокированию несанкционированного получения информации с помощью технических средств;

- организация системы контроля и допуска сотрудников к ознакомлению и работе с документами и бездокументарными носителями информации конфиденциального характера - контроль и ведение досье на сотрудников, допущенных к работе с документами, составляющими коммерческую тайну; учет и анализ нарушений режима работы с документами; оформление обязательств о неразглашении сведений.

Контрольные вопросы

1. Что такое документооборот?

2. Каким образом осуществляется система управления документооборотом?

3. Что обеспечивает график документооборота?

4. Каков порядок хранения и уничтожения документов?

5. Какая предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения документов?

6. В чем заключается защита текущей бухгалтерской информации?

Тема 9