Постоянно расширяющаяся хозяйственная деятельность приводит к усложнению всего финансово-хозяйственного механизма хозяйствующих субъектов, а значит, и информационной системы, отражающей этот механизм.
Оперативно и точно обработать большой объем информации становится все сложнее. Безусловно, это не позволяет выйти на более высокий уровень организации бухгалтерского учета, отвечающий требованиям современной действительности. Таким образом, возросшие требования к бухгалтерскому учету, трудоемкость и сложность учетных работ, а также революция в системе информационных технологий (технология преобразования данных, обеспечивающая реализацию всех процедур преобразования информации), которая произошла в нашей стране, предопределили необходимость появления комплексной автоматизации учетной информации на базе современных информационных технологий – автоматизированной формы бухгалтерского учета.
Главными признаками, определяющими автоматизированную форму бухгалтерского учета, являются:
• использование персональных компьютеров и других технических средств для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета – современная вычислительная техника обеспечивает автоматизацию полного комплекса учетных задач.
• применение системы классификаторов - для качественного функционирования автоматизированной формы учета большое значение имеет разработка системы классификаторов экономической информации. К ним относятся классификаторы цехов и отделов организации, клиентов, поставщиков, покупателей, бухгалтерских записей (корреспонденции счетов), бухгалтерских счетов и других показателей.
• использование универсальной документации и машиночитаемых носителей информации - при автоматизированной форме учета широко применяются универсальные первичные документы, в которых совмещаются оперативные и бухгалтерские данные, и машиночитаемые носители информации, позволяющие с наименьшими затратами труда разрабатывать на персональном компьютере необходимую отчетную документацию в виде регистров, а также заполнять формы отчетности;
• сохранение принципа двойной записи - двойная запись хозяйственных операций на счетах имеет важное значение для контроля, поскольку каждая операция в равной сумме отражается по дебету одного и кредиту другого бухгалтерского счета.
• автоматизация логических операций по ведению учета - к числу логических операций по ведению учета можно отнести автоматическое формирование корреспонденции счетов, контроль правильности корреспонденции счетов, контроль соответствия отдельных реквизитов и другое.
• применение системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации, а также возможность использования запросного режима - для автоматизированной формы учета большое значение приобретают принципы построения учетных регистров, которые являются носителями разнообразной сводной информации.
• хранение первичной информации и регистров – автоматизированная форма учета предполагает определенный порядок хранения первичных документов в соответствии с действующими положениями о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и организаций. Дискеты и диски с информацией о записях, используемые при разработке квартальной и годовой отчетности, хранятся на протяжении времени, необходимого для составления этой отчетности. Контрольные и справочные ведомости хранятся в течение года, а сводные регистры и различные разработочные ведомости - 5 лет.
Автоматизация бухгалтерского учета (внедрение компьютерных технологий) оказывает значительное влияние на документооборот - появляется совершенно новый уровень организации документооборота в виде системы электронного документооборота, который позволяет:
• подготовить и сохранить в электронном виде первичные документы с уже сформированными реквизитами конкретной организации;
• создать основу для исключения потери документов;
• повысить контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов и их хранением;
• вывести систему учета на качественный уровень эффективности;
• исключить арифметические ошибки в документах;
• обеспечить постоянный контроль за корректностью проводок и автоматическое формирование отчетности;
• определить регламент работы с документами;
• предупреждать появление ошибок и неточностей;
• сигнализировать о незаполнении обязательных реквизитов и не допускать попадания такого документа в базу данных;
• вводить информацию из первичных документов путем их обработки с помощью процедур, автоматизирующих учетные операции;
• формировать экземпляр документа при сохранении данных, введенных в форму шаблона;
• осуществлять непосредственно из шаблона ряд учетных операций по обработке документа, например реализацию проводок для учета сумм документов на счетах бухгалтерского учета при обработке документов;
• построить схемы документооборота между различными структурными подразделениями организации и внутри них;
• проводить анализ функций, выполняемых конкретным подразделением или сотрудником.
Таким образом, современные программные средства обеспечивают необходимые процедуры преобразования учетной информации, документирование в электронном виде хозяйственных операций и создание информационной базы, обобщение учетных данных и формирование учетных регистров, подготовку бухгалтерской и другой внешней финансовой отчетности.
Алгоритм отражения хозяйственных операций при автоматизированной форме бухгалтерского учета состоит из четырех уровней:
1) происходит сбор, регистрация и ввод первичной информации, возникающей в структурных подразделениях хозяйствующего субъекта. Здесь же имеется инструментарий для подготовки различных справок и документов. В течение отчетного периода в базу данных заносится информация по каждой услуге, по каждому контрагенту, с которым осуществляются взаиморасчеты, по каждому плательщику и другая информация;
2) данные, сформированные на первом уровне, подвергаются обработке на втором уровне, используется постоянная информация, представляющая собой справочные данные и различные нормативы;
3) по результатам обработки формируются учетные регистры, в которых аккумулируются хронологические и систематические записи, текущие хозяйственные операции. По запросу в любой момент времени пользователь может оперативно получать информацию с требуемой степенью детализации об имуществе, о состоянии расчетов и т.п., а также различные экономические и бухгалтерские показатели и динамику их изменения, справочные данные;
4) завершающим четвертым уровнем является процесс формирования отчетных форм, в результате которого пользователи получают бухгалтерскую финансовую отчетность, а также имеют возможность сформировать различные аналитические данные.
Основными особенностями автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:
• автоматизированная форма учета, основанная на использовании персональных компьютеров (электронно-вычислительной техники), представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности;
• в основу автоматизации бухгалтерского учета положена интегрированная система обработки данных – централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета;
• однократный ввод и многократное использование учетных данных;
• автоматическое получение информации об отклонениях от установленных процедур (норм, нормативов, заданий и т.д.);
• автоматизация учета в системе реального времени;
• получение информации по запросу на любую дату;
• в основу учетного процесса заложен главный элемент метода бухгалтерского учета – документация;
• автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отраженных в системе счетов;
• создание объективных условий, исключающих дублирование показателей учета, путем формирования единого подхода к оценке значимости информационной системы на всех уровнях принятия управленческих решений, прогнозирования, обобщения, оперативного, предварительного и последующего контроля, а также осуществления экономического анализа;
• быстрота и удовлетворение различных пользователей соответствующей информацией на основе единого ее массива.
| К достоинствам автоматизированной формы счетоводства относятся: | Недостатками автоматизированной формы бухгалтерского учета являются: |
| • механизация и во многом автоматизация учетного процесса; • простота расчетов; • экономичность, быстрота и высокая точность обработки информации; • оперативность учета; • повышение производительности труда учетных работников (освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление им большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности); • увязка различных видов учета и планирования (поскольку они используют одни и те же носители информации); • автоматическое обнаружение арифметических и других ошибок в учете и отчетности; • быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция счетов; • возможность без особой сложности выполнять накопительные операции (начисление амортизации, расчет заработной платы и т.п.), поскольку большой объем памяти персонального компьютера позволяет работать с субсчетами всех уровней; • автоматическое формирование в персональном компьютере бухгалтерских записей, отражающих результаты ранее произведенных расчетов и группировок. Обработка массива записей по дебету и кредиту синтетических счетов, а также соответствующих объектов аналитического учета позволяет вести обработку указанного массива в пределах каждого счета. | • сложность в изложении инструкций для пользователей; • небольшой выбор программ бухгалтерского учета, с одной стороны, для самых простых пользователей, с другой - для самых подготовленных профессионалов, занимающихся поисковыми исследованиями; • недостаточность охвата программным обеспечением направлений предпринимательской деятельности (торговля, строительство, транспорт, страхование, инвестиции); • отсутствие описания принципов взаимосвязи учетных регистров, а также их состава и деления на синтетические и аналитические (является наиболее существенным, поскольку не ориентирует пользователей на законченную автоматизированную технологию ведения учета); • арифметические действия осуществляются неявно программными средствами, следовательно, задача непрерывного контроля усложняется; • документы, предусмотренные в программе (например, накладная, счет-фактура), можно сформировать и выдать на руки с одновременным исполнением бухгалтерской записи (проводки). Но можно этого и не делать, заполнить документ от руки, а после выполнения операции ввести информацию в персональном компьютере. |
При выборе хозяйствующим субъектом формы бухгалтерского учета необходимо проанализировать особенности, преимущества и недостатки каждой формы исходя из требований, предъявляемых к ним.
