Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Одной из самых распространенных форм счетоводства является мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. Это одна из старейших форм, которая не теряет своей актуальности и используется в зависимости от отраслевой специфики и организационно-правовой формы хозяйствующих субъектов. При мемориально-ордерной форме учета бухгалтерские записи оформляются составлением мемориальных ордеров.

Мемориальный ордер – это бланк специального образца, который выписывается и прикладывается к группе первичных документов, подобранных с кредита одного счета одновременно в дебет нескольких счетов, или, наоборот, в дебет одного счета с кредита нескольких счетов. Главное содержание мемориального ордера – это бухгалтерская проводка (корреспонденция счетов), дата ее составления и сумма.

Форма мемориального ордера может быть представлена в виде обыкновенного счета (числовой таблицы по конкретному счету), в котором отражаются номера хозяйственных операций, а также начальное и конечное сальдо и операции по приходу и расходу.

Мемориальные ордера составляются на основе первичных и сводных (накопительных или группировочных ведомостей однородных хозяйственных операций) документов. Как правило, в мемориальный ордер каждого счета записывают не каждую операцию по каждому первичному документу, а только сгруппированные, однородные операции из накопительных или группировочных ведомостей. Например, вместо того чтобы каждую накладную на отпуск материалов со склада отражать в учете отдельной записью, несколько однородных накладных записывают в одну накопительную или группировочную ведомость. На общий итог ведомости делают одну бухгалтерскую запись - составляют один мемориальный ордер.

Накопительные ведомости ведутся на все однородные операции за отчетный период (например, месяц) по мере поступления первичных документов, отражающих эти операции. Группировочные ведомости оформляются за короткий период времени (один или несколько дней) на небольшое количество однородных документов.

При мемориально-ордерной форме учета хронологическая запись хозяйственных операций отделена от систематической. Хронологическую запись осуществляют в специальном регистре - регистрационном журнале, куда записывают все мемориальные ордера по мере их оформления, присваивая им текущие порядковые номера. В конце отчетного периода в журнале подсчитывают итог записей. Это позволяет контролировать сохранность мемориальных ордеров, документов и приложений к ним, а также соответствие общей суммы записей итоговым оборотам по синтетическим счетам.

Для мемориальных ордеров по повторяющимся ежемесячно записям предусматривают постоянные номера. Это означает, что достаточно часто возникает ситуация, когда одна и та же бухгалтерская проводка дублируется в мемориальных ордерах, составляемых на основе различных документов (например, выписок с расчетного счета банка и отчетов кассира). Такие проводки называют встречными. Поэтому при регистрации мемориального ордера в Главной книге все одинаковые проводки, ранее отраженные по другим мемориальным ордерам, повторно не записываются. Например, проводка из мемориального номера № ХХ Дт 51 «Расчетные счета» Кт 50 «Касса» на сумму 100 руб. уже могла быть зафиксирована в мемориальном ордере № YY, составленном на основании отчетов кассира по кредиту счета 50 «Касса». Поэтому при регистрации в Главной книге из сумм, проводимым по мемориальному ордеру № ХХ, она должна быть исключена.

После записи в регистрационном журнале мемориальные ордера записывают в Главную книгу (контрольно-шахматную ведомость) – систематический регистр синтетического учета. Здесь отражаются номера мемориальных ордеров, даты их оформления и суммы по операциям. В Главной книге записи группируются по синтетическим счетам: обороты по каждому синтетическому счету, как по дебету, так и кредиту, записываются отдельно – в графах по корреспондирующим счетам.

В конце отчетного периода по итогам Главной книги составляют оборотно-сальдовую ведомость, или оборотно-сальдовый баланс, по синтетическим счетам по простой или шахматной форме. Оборотно-сальдовая ведомость, или оборотно-сальдовый баланс.

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме счетоводства осуществляется в регистрах аналитического учета – в книгах, карточках и на свободных листах по данным первичных документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.

Алгоритм отражения хозяйственных операций при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета можно представить в такой последовательности:

1) регистрация хозяйственных операций в кассовой книге, сводных документах (накопительных или группировочных ведомостях однородных хозяйственных операций) и в регистрах аналитического учета на основании первичных документов;

2) перенос данных кассовой книги в группировочные и накопительные ведомости;

3) составление мемориальных ордеров на основе первичных и итоговых данных сводных (накопительных или группировочных ведомостей) документов;

4) дополнение регистров аналитического учета данными мемориальных ордеров;

5) регистрация мемориальных ордеров в регистрационном журнале;

6) формирование показателей Главной книги на основании данных мемориальных ордеров;

7) составление оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам на основании итоговых остатков по счетам Главной книги;

8) сверка данных регистрационного журнала и оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам;

9) составление оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам, задействованным в регистрах аналитического учета;

10) сверка данных оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам с данными оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам;

11) формирование бухгалтерского баланса и других отчетных форм по данным оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам и оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам.

Отличительные особенности мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета:

• строгая последовательность учетного процесса;

• простота и доступность учетной техники;

• использование стандартных форм аналитических регистров;

• копировальный способ регистрации.

Достоинства мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета:

К недостаткам мемориально-ордерной формы счетоводства относятся:

• легко приспосабливается к любым хозяйствующим субъектам; • форма Главной книги строится с выделением отдельных страниц для каждого синтетического счета и с разделением операций отдельно по дебету и кредиту в разрезе корреспондирующих счетов; • конкретизирует изменения в средствах на счетах; • обеспечивает возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками; • позволяет удачно сочетать использования книг и карточек; • дает возможность ежемесячной проверки правильности записей в учетные регистры и обнаружение допущенных ошибок; • Главная книга не содержит названий операций, а включает лишь их суммы (причем речь идет о сумме мемориального ордера, а не отдельной статьи, отражающей только одну хозяйственную операцию).

• оформление большого количества мемориальных ордеров; • трудоемкость учета, вызываемая, прежде всего, многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах); • необходимость отслеживать и исключать при регистрации в Главной книге так называемые «встречные суммы», что требует дополнительного внимания и нередко становится одной из причин ошибок при обобщении информации; • сложность выявления ошибок; • отрыв и частое отставание аналитического учета от синтетического, его громоздкость; • разобщенность хронологической и систематической записей; • формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности; • выполнение основной массы работы в момент составления отчетных форм; • для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета.

 

Разновидностью мемориально-ордерной формы счетоводства является форма бухгалтерского учета «Журнал-главная».

Сущность формы «Журнал-Главная» заключается в том, что для регистрации хозяйственных операций используются специальные группировочные и накопительные ведомости учета (например, основных средств, нематериальных активов, производственных запасов, готовой продукции, денежных средств и прочих операций). Основанием для их заполнения являются первичные документы. Данные группировочных и накопительных ведомостей записывают в книгу «Журнал-Главная», в которой совмещаются регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись).

В соответствии с действующим законодательством все хозяйствующие субъекты должны соблюдать порядок ведения кассовых операций, предусматривающий ведение кассовой книги. Кассовая книга формируется на основании первичных документов, а ее записи переносятся в группировочные и накопительные ведомости и сверяются с книгой «Журнал-Главная».

В книге «Журнал-Главная» ведется синтетический учет. Аналитический учет осуществляется в регистрах аналитического учета (например, карточках), формируемых на основании первичных документов. По счетам аналитического учета составляют оборотно-сальдовые ведомости по аналитическим счетам, итоги которых сверяют с данными соответствующих счетов синтетического учета в книге «Журнал-Главная»

Сначала в книгу записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все операции по документам за отчетный период. После этого определяется оборот за отчетный период (при этом производится проверка правильности записи – сумма оборота за отчетный период должна быть равна сумме оборотов по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов) и выявляются остатки по счетам на конец отчетного периода.

По данным остатков на счетах книги «Журнал-Главная» и оборотных ведомостей по аналитическим счетам составляется бухгалтерский баланс и необходимая отчетность.

Алгоритм отражения хозяйственных операций при форме бухгалтерского учета «Журнал-Главная»:

1) регистрация хозяйственных операций в кассовой книге, группировочных и накопительных ведомостях и в регистрах аналитического учета на основании первичных документов;

2) перенос данных кассовой книги в группировочные и накопительные ведомости;

3) дополнение регистров аналитического учета итоговыми данными группировочных и накопительных ведомостей;

4) формирование показателей книги «Журнал-Главная» на основании итоговых данных группировочных и накопительных ведомостей;

5) составление оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам, задействованным в регистрах аналитического учета;

6) сверка данных кассовой книги и оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам со счетами книги «Журнал-Главная»;

7) составление бухгалтерского баланса и других отчетных форм по данным книги «Журнал-Главная» и оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам.

Особенностями применения формы счетоводства «Журнал-Главная» являются:

• применение в организациях с небольшим количеством хозяйственных операций и маленькой численностью работников;

использование небольшими хозяйствующими субъектами.

К достоинствам формы счетоводства «Журнал-Главная» относятся:

Основными недостатками формы бухгалтерского учета «Журнал-Главная» являются:

• наглядность и простота заполнения учетных регистров; • отсутствие необходимости в составлении оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам; • наглядность записи в синтетическом учете, что обеспечивает удобство их обозрения и проверки; • вместо двух синтетических регистров – регистрационного журнала и Главной книги, которые заполняются при мемориально-ордерной форме учета, ведется один комбинированный регистр - книга «Журнал-Главная»; • составление баланса непосредственно на основании записей в книге «Журнал-Главная», так что отпадает необходимость составления оборотной ведомости по синтетическим счетам; • простота учетной работы, что позволяет использовать счетных работников с менее высокой квалификацией, чем при других формах учета.

• ограничение числа учитываемых операций; • громоздкость аналитического учета; • отставание аналитического учета от синтетического; • дублирование учетных записей в различных регистрах; • трудности в автоматизации обработки учетных данных; • применение хозяйствующими субъектами с небольшим количеством синтетических счетов, где большой объем учетной работы (подсчет итогов, сверки показателей и другое) проводится по окончании месяца; • операции отражаются только на синтетических счетах, необходимых для составления баланса, что затрудняет контроль за правильностью записей в аналитическом учете.