Введення дати початку проекту

· Вибрати пункт меню Проект / Відомості про проект.

· У вікні, в поле ДатаНачала ввести дату 07.09.2009.

· Натиснути Ok.

Запитання для самоконтролю

1. З яких елементів складається вікно Microsoft Office Project 2007?

2. Що таке подання, і панель уявлень?

3. Для чого призначено вікно відомостей про проект?

4. Які два варіанти планування проекту використовуються системою?

5. Які три базових календаря зумовлені в системі?

6. Як створити та зберегти проект?

7. Які види календарів утворюють сімейство календарів проекту?

8. Як створити або відредагувати базовий календар?

9. Для чого призначені виключення календаря?

10. Що задають робочі тижні календаря?

11. Які параметри планування встановлюються для календаря?

12. Які види завдань використовуються системою для планування проекту?

13. Які види зв'язків між завданнями можуть бути встановлені?

 

 

Практична робота №4

 

Тема: Види таблиць в Microsoft Project.

Мета: Отримання навичок використання таблиць і уявлень проекту: форматування, сортування, групування і фільтрації таблиць.

Теоретичні відомості

Таблиці відображаються в поданнях, причому є подання, у яких таблиці сполучені з діаграмою (наприклад, з діаграмою Ганта), а є й такі, котрі складаються з однієї таблиці (наприклад, лист задач або ресурсів). Перемикання між таблицями здійснюється за допомогою команди меню «Вид» – «Таблица». Наприклад, для того щоб відобразити в поданні таблицю «Использование задач», перейдіть до цього подання й виконайте «Вид» – «Таблица» – «Использование задач» (Рис.1).

У списку, що з'являється при виборі команди «Вид» - «Таблица», перераховані найбільше часто використовувані таблиці для поточного подання. Якщо ж у цьому списку немає потрібної таблиці, то її можна знайти, клацнувши по команді «Другие таблицы». Після щиглика відкриється діалогове вікно зі списком всіх таблиць, доступних для відображення в поданнях MS Project (Рис.2). Таблиці розділені на дві групи: «Задачи й Ресурси», відповідно до типу відображуваної в них інформації, для вибору групи у верхній частині вікна є перемикач.

Рис.1. Перемикання між таблицями проекту

Рис.2. Діалогове вікно «Другие таблицы»

Для того щоб потрібна таблиця відобразилася в поданні, досить вибрати її зі списку й нажати кнопку «Применить». Але, MS Project не дозволяє додавати таблиці іншої групи, не відповідному поточному обраному поданню. При цьому кнопка «Применить» буде неактивна.

Щоб створити таблицю, потрібно клацнути на кнопці «Создать». При цьому з'явиться діалогове вікно визначення властивостей таблиці, у якому задається назва таблиці, склад її полів і їхній формат, а також додаткові параметри відображення таблиці.

У багатьох випадках таблиця створюється не «з нуля», а на основі існуючої таблиці. У цьому випадку краще скопіювати існуючу таблицю, зберігши її з новою назвою, і внести необхідні зміни. Для копіювання таблиці потрібно в діалоговому вікні «Другие таблицы» виділити в списку, що розкривається, потрібну таблицю й нажати кнопку «Копировать». Після цього відкриється діалогове вікно визначення властивостей таблиці, поля якого будуть заповнені у відповідності із властивостями й структурою вихідної таблиці. Назва нової таблиці буде змінено на Копія_назва_вихідної_таблиці й буде скинутий прапорець «Показывать» в меню.

Для видалення таблиці в діалоговому вікні «Другие таблицы» клацніть по кнопці «Организатор» (Рис.3). У правій частині виділите назву потрібної таблиці й натисніть кнопку «Удалить».

Рис.3. Діалогове вікно організатора таблиць

Редагування таблиць, сортування й фільтрація даних

У будь-якої таблиці, що входить в MS Project, є стандартний набір стовпців, що не завжди може підходити до даному проекту. У цьому випадку його можна змінити.

Щоб додати стовпець у таблицю, відкрийте її й виконайте «Вставка» - «Столбец» (стовпець вставиться перед тим стовпцем, у якому стояв курсор). Після цього відкривається діалогове вікно визначення властивостей цього стовпця (Рис.4). Поле «Имя» поля містить список полів, які можна додати в таблицю (поля з «внутрішньої» таблиці). Якщо ви хочете, щоб стовпець називався по-іншому, то впишіть іншу назву в поле Текст заголовка. Якщо клацнути по кнопці «Автоширина», то при цьому автоматично підбирається оптимальна ширина стовпця, що додається (при цьому раніше задана ширина в полі Ширина ігнорується).

Щоб видалити непотрібний стовпець, виділите його, клацнувши на його заголовку, а потім у контекстному меню стовпчика виберіть команду «Скрыть столбец» або натисніть клавішу «Delete».

Рис.4. Діалогове вікно визначення властивостей стовпця, що додається

Для редагування даних у таблицях застосовуються майже такі ж прийоми роботи, як і в Excel.

Якщо потрібно заповнити даними одного осередку кілька інших осередків таблиці, то треба виконаєте наступні дії:

• Виділити осередок з вихідною інформацією, потім, утримуючи клавішу Ctrl, виділити ті осередки, які необхідно заповнити (осередки повинні бути в одному стовпці!);

• Виконати команду «Правка» - «Заполнить» - вибрати напрямок заповнення.

Якщо осередок перебуває безпосередньо під вихідним осередком, то для заповнення можна скористатися прийомом автозаповнення Excel: виділити вихідний осередок, установити покажчик миші на чорний квадратик у правому нижньому куті осередку. Потім, утримуючи ліву кнопку миші, потягнути квадратик у напрямку заповнюваних осередків.

Для видалення даних з таблиці служить клавіша Delete. Якщо виділити весь рядок і нажати Delete, то рядок буде вилучен.

Дані таблиці для зручності пошуку можна сортувати. Для цього відкрийте таблицю й виконайте «Проект» - «Сортировка». У підменю цієї команди список команд різний і залежить від того, з якою таблицею ви в цей момент працюєте. Останній пункт у списку «Сортировать» по викликає вікно сортування, у якому можна настроїти параметри сортування самостійно. Цей пункт присутній у списку завжди. Цю команду можна використати для складного сортування по декількох критеріях. Можна вибрати до трьох полів сортування. Сортування виконується послідовно: спочатку по першому полю, потім по другому й потім - по третьому. Наприклад, лист ресурсів можна відсортувати по типу ресурсу, а повторювані типи відсортувати усередині себе по витратах (Рис.5). Також цю команду можна викликати іншим способом – виділити потрібний стовпець таблиці, виконати щиглик правою кнопкою миші по заголовку стовпця й у контекстному меню вибрати команду «Сортировать по».

Рис.5. Діалогове вікно сортування таблиці проекту

Якщо в таблиці багато інформації, то для її пошуку можна використати відбір потрібної інформації – фільтрацію. Найпоширеніший інструмент – це «Автофільтр».

Для включення автофільтра можна нажати кнопку «Автофильтр» на панелі інструментів або виконати команду «Проект» - «Фильтр» - «Автофильтр». При включенні режиму в заголовку кожного стовпчика з'являються кнопки, за допомогою яких можна задати умови фільтрації рядків у таблиці. При натисканні кнопки розкривається меню, що дозволяє визначити значення або список значень, які повинен містити стовпчик. Після вибору такого значення в таблиці відображаються тільки ті рядки, у яких стовпчик містить певне значення. Також зі списку, що розкривається, можна використати команду «Условие». Наприклад, для відбору записів зі значеннями від 100 до 150, діалогове вікно, що набудовує авто фільтр, потрібно заповнити відповідно до Рис.6.

Рис.6. Діалогове вікно настроювання авто фільтра

Щоб скасувати фільтрацію по одному зі стовпців потрібно ввійти в меню автофільтра, клацнувши на заголовку стовпця, і вибрати в ньому пункт «Усе». Для скасування фільтрації по всіх стовпцях потрібно виключити автофільтр. Вимикання відбувається тим же способом, що й включення.

Використання зумовленого фільтра

1. Показати тільки фази - Проект / Фільтр / Сумарні задачі. Результат - таблиця містить тільки фази Програмування та Налагодження.

2. Показати тільки віхи - Проект / Фільтр / Віхи. Результат - таблиця містить тільки віхи і фази, в яких ці віхи знаходяться.

3. Показати тільки завдання критичного шляху - Проект / Фільтр / Критичні завдання.

4. Показати тільки завдання з номерами із заданого діапазону - Проект / Фільтр / Діапазон завдань. У вікні, ввести діапазон номерів завдань - від 5 до 7. Натиснути Ok.

5. Показати завдання, які починаються або закінчуються в зазначеному діапазоні дат - Проект / Фільтр / Діапазон дат. Спочатку відкриється вікно для завдання початкової дати діапазону. Встановити 01.10.09. Ok. Потім відкриється вікно для введення кінцевої дати діапазону. Встановити 10.10.09. Ok. Проаналізувати результат.

6. Скасувати зумовлений фільтр - Проект / Фільтр / Всі завдання.

Використання заданого користувачем фільтра

1. Створити новий фільтр користувача.

a. Проект / Фільтр / Інші фільтри. Результат - відкриється вікно зі списком визначених у системі фільтрів.

b. Натиснути Створити - відкриється вікно визначення фільтру, зображене на рис. 5.

2. Заповнити поля значеннями відповідно з цим малюнком. Ok.

3. У списку фільтрів вікна Інші фільтри з'явився рядок КороткаяКрітіческаяЗадача. Закрити це вікно кнопкою Закрити

4. Призначити створений фільтр - Проект / Фільтр / КороткаяКріті-ческаяЗадача. Результат - таблиця містить тільки критичні завдання тривалістю не більше 5 днів.

5. Скасувати дію фільтра - Проект / Фільтр / Всі завдання.

Рис. 5. Вікно визначення фільтра

6. Видалити створений фільтр із системи.

c. Проект / Фільтр / Інші фільтри. Відкриється вікно зі списком фільтрів.

d. Натиснути кнопку Організатор.

e. У правому списку виділити рядок КороткаяКрітіческаяЗадача.

f. Натиснути кнопку Видалити, після чого підтвердити видалення.

g. Закрити вікна організатора.

h. У вікні списку фільтрів переконатися в тому, що віддаленого фільтра немає в списку. Закрити це вікно.

i. Перевірити складу зумовлених фільтрів в пункті меню Проект / Фільтр - зі списку зник віддалений фільтр.