Групповая работа над электронными документами

 

Технология групповой работы с документами (GroupWare)основана на информацион-ной модели предприятия (организации) и позволяет управлять неструктурированной инфор-мацией.

 

Групповая работа над электронными документами предполагает выполнение одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации.

 

Групповая работа поддерживается такими методами доступа, как:

 

ƒ сетевой доступ к файлам и базе данных;

 

ƒ электронная почта (включая конференции и дискуссии);

 

ƒ терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

 

ƒ просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

 

В процессе коллективной работы важно наличие группировок для разрешения кон-фликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по индикаторам

и паролям, защита информации с помощью прав доступа.

 

Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами шиф-рации и электронной подписи.

 

Наиболее популярными системами поддержки групповой работы можно назвать Dom-ino/Notes (Lotus Development), Groupwise (Novell), Microsoft Exchange (Microsoft).

 

В России организация работы с документами закреплена в ГОСТах и других норматив-ных документах, в традициях и практике отечественных учреждений.

 

Автоматизация документооборота в российских учреждениях показывает, что лишь в частных случаях или для решения отдельных задач можно использовать зарубежные при-кладные системы.

 

Специфика и сложность задачи таковы, что необходимо создание отечественных сис-тем автоматизации отечественного документооборота, с частичным использованием зару-бежных пакетов в качестве отдельных компонентов. Лишь в немногих среди продуктов рос-сийских компаний не используется в качестве платформы зарубежное промежуточное про-граммное обеспечение, например в LanDocs (EDS-Ланит) и Дело 96.

 

Отечественная система управления документами Дело 96 обеспечивает удобную орга-низацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Может эффективно исполь-зоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки доку-ментов: текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и т. д.

 

Система, в частности, обеспечивает:

 

ƒ регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;

 

ƒ пересылку электронных документов и их электронных карточек, в том числе и на рабочие места исполнителей;

 

ƒ накопление их в почтовых ящиках исполнителей;

 

 

ƒ контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соот-ветствующей информации;

ƒ ведение списков: пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.

 

Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документа-ми, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. д.