Специализированные системы управления документами

 

Специализированные системы управления документами отличаются от универсальных

 

по следующим характеристикам:

 

ƒ обеспечивают поддержку документов различных форматов с применением широкого набора библиотечных служб;

ƒ акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению; сопровождают создавае-мые версии документов и контролируют доступ к ним;

 

ƒ выполняют автоматическое архивирование документов.

 

Стандартом взаимодействия систем управления документами и внешними приложе-ниями без обращения к файловой системе является система ODMA (Open Document Man-agement API). Наиболее типичными представителями продуктов класса систем управления документами являются [4]:

 

ƒ DOCSFusion (PC DOCS, Inc);

 

ƒ Documentum (Documentum, Inc);

 

ƒ DocuLive (Siemens Nixdorf Informationssystem);

 

ƒ Excalibur (Excalibur Technologies) и т. д.

 

Эти системы рассчитаны на использование на крупных предприятиях, характеризуются универсальностью, маштабируемостью, безопасностью (контролируя и разграничивая дос-туп и права), обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнород-ных документов.

 

Возможно создание составных документов, состоящих из произвольного числа элек-тронных файлов разных форматов, организация любых наборов данных в виде папок, при-чем составной документ может быть опубликован как единое целое.

 

Бумажные документы регистрируются в архиве и путем сканирования переводятся в электронную форму. Одновременное редактирование одной и той же версии документа бло-кируется путем пометки в архиве.

 

Системы обеспечивают многоуровневое хранение документов на различных типах но-сителей и миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо с истечением заданного срока).

 

Для этих целей применяются архивная система ARCIS (Archiving and Imaging System производства Siemens Nixdorf), Docs Open. Можно указать несколько мест хранения доку-ментов. Архив является логически единым, хотя может располагаться на нескольких серве-рах. Существуют средства визуального проектирования экранной формы документа и связи полей с атрибутами документа.

 

Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, вклю-чение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями, протоколирование ра-боты над документами.

 

Названные системы могут работать с большинством промышленных СУБД, таких как Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и другими ODBC-совместимыми SQL базами данных.

 

Распространенными системами управления документами являются также: Document Management Extensions (DME) и Team Office.

 

Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими акту-альными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессора-ми, системами управления базами данных.

 

Система имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team

 

Forum), позволяющие тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calen-dar) для планирования различных мероприятий и распределения ресурсов, электронный ко-ординатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow).