Специализированные системы управления документами отличаются от универсальных
по следующим характеристикам:
ƒ обеспечивают поддержку документов различных форматов с применением широкого набора библиотечных служб;
ƒ акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению; сопровождают создавае-мые версии документов и контролируют доступ к ним;
ƒ выполняют автоматическое архивирование документов.
Стандартом взаимодействия систем управления документами и внешними приложе-ниями без обращения к файловой системе является система ODMA (Open Document Man-agement API). Наиболее типичными представителями продуктов класса систем управления документами являются [4]:
ƒ DOCSFusion (PC DOCS, Inc);
ƒ Documentum (Documentum, Inc);
ƒ DocuLive (Siemens Nixdorf Informationssystem);
ƒ Excalibur (Excalibur Technologies) и т. д.
Эти системы рассчитаны на использование на крупных предприятиях, характеризуются универсальностью, маштабируемостью, безопасностью (контролируя и разграничивая дос-туп и права), обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнород-ных документов.
Возможно создание составных документов, состоящих из произвольного числа элек-тронных файлов разных форматов, организация любых наборов данных в виде папок, при-чем составной документ может быть опубликован как единое целое.
Бумажные документы регистрируются в архиве и путем сканирования переводятся в электронную форму. Одновременное редактирование одной и той же версии документа бло-кируется путем пометки в архиве.
Системы обеспечивают многоуровневое хранение документов на различных типах но-сителей и миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо с истечением заданного срока).
Для этих целей применяются архивная система ARCIS (Archiving and Imaging System производства Siemens Nixdorf), Docs Open. Можно указать несколько мест хранения доку-ментов. Архив является логически единым, хотя может располагаться на нескольких серве-рах. Существуют средства визуального проектирования экранной формы документа и связи полей с атрибутами документа.
Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, вклю-чение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями, протоколирование ра-боты над документами.
Названные системы могут работать с большинством промышленных СУБД, таких как Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и другими ODBC-совместимыми SQL базами данных.
Распространенными системами управления документами являются также: Document Management Extensions (DME) и Team Office.
Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими акту-альными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессора-ми, системами управления базами данных.
Система имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team
Forum), позволяющие тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calen-dar) для планирования различных мероприятий и распределения ресурсов, электронный ко-ординатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow).
