Рассмотрим ряд понятий, связанных с электронным документооборотом.
Электронным документооборотом называется система манипулирования служеб-ными электронными документами в стандартизованной форме и на основе принятых в системе регламентов.
Следующее понятие – электронный документ (документ в электронной форме).
Документ в электронной форме отражает данные:
• представленные в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных средств обработки, хранения и передачи информации;
• допускающие преобразование в форму, пригодную для однозначного воспри-ятия человеком и имеющей атрибуты для идентификации.
Электронный документ хранится на машинном носителе.
Документ на машинном носителе —документ,созданный с использованием носи-телей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Основные требования к системе электронного документооборота:
ƒ соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;
ƒ распределенность обработки (возможность работать в территориально распределен-ных системах);
ƒ масштабируемость (возможность расширения системы);
ƒ модульность построения (наличие логически выделенных, относительно независи-мых частей системы, способных локально выполнять закрепленные за ними функции);
ƒ открытость системы (возможность интеграции с другими программами и система-
ми);
ƒ переносимость на другие аппаратные платформы.
В системах электронного документооборота осуществляется:
ƒ организация электронных документов в виде файлов на машинном носителе;
ƒ управление электронными документами (document managenent) в полном наборе функций;
ƒ передача электронных документов по компьютерной сети;
ƒ групповая работа над электронными документами (groupware);
ƒ управление потоком работ (workflow) при сложных многошаговых алгоритмах рабо-ты с электронными документами.
Часто эти технологии объединяют с созданием новой концепции «collaboration and messaging» (сотрудничество и обмен сообщениями)путем образования общей информаци-онной среды, в рамках которой можно совместно решать задачи и обмениваться сообщения-ми.
Система управления электронными документами (Electronic Document ManagementSystems, EDMS) - это набор устройств и программ, позволяющий эффективно органи-зовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электрон-ных документов.
Исторически технологии выполнения всех названных процедур возникли и развивались независимо, однако все более очевидна необходимость их тесной интеграции с целью обес-печения максимально полного и эффективного доступа к информации в масштабах корпора-ции. Поэтому последние четыре процедуры целесообразно объединить единым поняти-ем - процедура манипулирования.
Следует различать понятия неформализованного (произвольного) и служебного (офи-циального) электронного документа.
Неформализованный электронный документ -это любое сообщение,записка,текст,записанный на машинном носителе.
Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носи-теле электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативны-ми требованиями.
Электронные документы могут иметь различную форму представления: текст, графика, табличные данные, звуковая, видеоинформация, мультимедиа и т. д.
