Контрольно-ревізійний процес та його стадії

Контрольно-ревізійний процес будується на підставі затвердженого плану.

План контрольно-ревізійної роботи це директивний документ щодо обсягу, тематики функціональної діяльності контрольного підрозділу. У плані зазначаються: перелік об'єктів контролю (назва підприємства, організації); підстава для включення до плану; дата, на яку об'єкт попередньо було обревізовано; плановий термін виконання (назва місяця, затрати часу в днях); особа керівника ревізійної групи. Об'єкти для ревізій і тематичних перевірок включаються до планів контрольно-ревізійної роботи:

- за дорученням контрольно-ревізійного управління вищого рівня;

- поданням правоохоронних органів;

- дорученням органів державної влади;

- за власною ініціативою.

Основними стадіями контрольно-ревізійного процесу є:

- підготовка до проведення ревізії;

- проведення ревізії;

- оформлення матеріалів ревізії;

- реалізація матеріалів ревізії і контроль виконання прийнятих рішень.

На етапі підготовки до проведення ревізії підприємства (організації) керівник ревізійної групи знайомиться з матеріалами попередньої ревізії, вивчає дані контролю інших контрольних органів. На підставі цих матеріалів розробляється програма ревізії (перевірки), у якій визначається період проведення ревізії, її мета та основні питання, на яких слід зосередити увагу.

Плани контрольної роботи є документами для службового користування, не підлягають розголошенню, проте за 10 днів до

початку планової ревізії суб'єкту контролю має бути письмово повідомлено про строк її проведення.

На підставі затвердженої керівником ревізійного органу програми ревізії (перевірки):

- складається план її проведення з визначенням конкретних завдань, виконавців, термінів виконання;

- готуються наказ про проведення ревізії (на ревізованому об'єкті) і спеціальні посвідчення кожному члену ревізійної групи;

- проводиться службова нарада з повним складом ревізійної групи з
питань організації і методики здійснення програми ревізії.

На етапі проведення ревізії —ревізійна група прибуває на ревізоване підприємство (в організацію), пред'являє повноваження на здійснення ревізії і проводить нараду з адміністрацією підприємства, на якій керівник ревізійної групи представляє всіх її членів, повідомляє мету, завдання та програму ревізії, а керівник підприємства, у свою чергу, знайомить ревізорів з керівниками структурних підрозділів. Протягом 1—2 днів члени ревізійної групи як виконавці відповідно до передбачених планом конкретних завдань здійснюють обстеження об'єктів контролю, стану бухгалтерського обліку, уточнюють обсяги робіт, вирішують організаційні питання проведення ревізії, складають індивідуальні робочі плани ревізорів, які затверджує керівник ревізійної групи.

Після проведення такої підготовчої організаційної роботи на ревізованому підприємстві члени ревізійної групи розпочинають ревізію, застосовуючи методичні прийоми і способи документального та фактичного контролю.

Для збору і систематизації матеріалів проведеного контролю кожний ревізор повинен вести журнал (відомість) ревізора, де реєструються виявлені факти недоліків і порушень з необхідною деталізацією підстав для складання висновку ревізора про суть порушень (назва документа, номер, дата, назва облікового регістру, розрахунки сум, винні службові особи, номер пунктів нормативних актів, які порушено, та ін). Після закінчення перевірки за ревізований період ревізор систематизує зібрану інформацію з журналу ревізора, складаючи для узагальнення однорідних порушень і недоліків за ревізований період довідки, групувальні відомості, розрахунки як додатки до акта ревізії. Щоб мати юридичну силу доказу про суть виявлених порушень і недоліків, вони мають бути оформлені як документи.

Під час проведення ревізії матеріали контролю фактичної наявності грошей та матеріальних цінностей оформляються проміжними актами, які є також додатками до основного акта. Кожен член ревізійної групи результат (звіт) про виконану роботу оформлює як розділ акта ревізії з необхідними додатками до нього і подає його керівнику ревізійної групи. Таким чином, другий етап ревізії закінчується здачею членами ревізійної групи розділів акта ревізії керівнику ревізійної групи.

Оформлення матеріалів ревізії є завершальним у її безпосередньому проведенні. Керівник ревізійної групи вивчає подані йому розділи акта ревізії, перевіряє повноту виконання програми, планів проведення ревізії. їхню якість, у разі необхідності призначає додаткові перевірки для уточнення висновків по суті порушень і недоліків. Потім він складає загальний акт ревізії як документ про результати ревізії фінансово-господарської діяльності ревізованого підприємства. Загальний акт ревізії складається з двох частин: 1) загальної (вступ) і 2) результативної. У загальній (вступній) частині зазначаються: повна назва цього документа (дата, місце складання); підстава для проведення ревізії (дата, номер наказу організації, яка призначила ревізію); ревізований період; персональний склад ревізійної групи; керівні посадові особи (керівник та головний бухгалтер підприємства) з визначенням терміну їхньої роботи за ревізований період; дані про попередню ревізію (ким проведена, за який період); термін проведення даної ревізії. Додатково повинні бути зазначені розділи фінансово-господарської діяльності, види, групи господарських операцій, які перевірено вибірковим або суцільним способами. Вступна частина акта закінчується стереотипною фразою «Ревізією встановлено:».

Результативна частина акта ревізії являє собою систематизований перелік виявлених під час ревізії порушень і недоліків, зловживань у фінансово-господарській діяльності ревізованого підприємства чи організації.

Систематизація результатів ревізії в акті здійснюється за розділами (ділянками) ревізійної роботи, а всередині розділів — за основними напрямами контролю в цьому розділі.

Таким чином, у результативній частині акта можуть бути виділені такі розділи:

I. Загальна інформація про підприємство (організацію).

ІІ Грошові кошти та фінансові інвестиції.

II. Розрахункові та кредитні операції.

IV. Основні засоби та нематеріальні активи.

V. Капітальні інвестиції.

VI. Запаси.

VII. Основна діяльність підприємства (організації).

VIII. Доходи і витрати діяльності. Фінансові результати підприємства
(організації).

IX. Статутна діяльність і фінансовий стан.

X. Стан обліку, внутрішньогосподарського контролю і звітності.

XI Виконання рішень за результатами попередньої ревізії.
XII. Додатки до акта ревізії.

Слід зауважити, що структура акта ревізії нормативно не регламентована.

Основні вимоги до змісту результативної частини акта ревізії:

- до акта ревізії включаються тільки перевірені документально обґрунтовані факти порушень;

- факти порушень викладаються чітко, ясно, доступно для розуміння;

- стосовно кожного факту порушень, відображеного в акті ревізії, стисло викладається суть порушення з посиланням на конкретні нормативні документи уряду, а також докази (додатки до акта, первинні документи, облікові регістри, суми, посадові особи, які видали неправомірні розпорядження, та особи, які їх виконали);

- в акті не повинно бути виправлень, підчисток, помарок;

- у висновках про суть порушень не можна кваліфікувати дії посадових осіб ревізованого підприємства висловами «антидержавна політика», «крадіжки», «розбазарювання коштів», «злочинець», «шахрай», «привласнив державне майно». «зловживання службовим становищем», «безвідповідальне ставлення», «безгосподарність» і т. ін.

Акт ревізії складається в трьох примірниках і підписується керівником ревізійної групи, керівником і головним бухгалтером ревізованого підприємства (організації), які на першому примірнику акта ставлять підписи та дату одержання акта.

За наявності заперечень або зауважень стосовно змісту акта ревізії (перевірки) керівник чи головний бухгалтер роблять про це застереження перед своїми підписами і не пізніше ніж через 5 днів з дня їхнього підписання подають із цього приводу пояснення чи заперечення. Ревізори повинні в 15-денний термін дати щодо цих документів письмовий висновок, який затверджується керівником контрольно-ревізійного відділу.

У разі відмови посадових осіб від підписання акта за наслідками ревізії або перевірки, службові особи державної контрольно-ревізійної служби засвідчують це відповідним актом та своїми підписами.

Керівник ревізійної групи повинен здати матеріали ревізії керівнику відповідного підрозділу контрольно-ревізійної служби для розгляду й ухвалення. У разі неякісного проведення ревізії, може бути призначена додаткова перевірка чи навіть повторна ревізія. Про розгляд і прийняття матеріалів ревізії (перевірки) керівник контрольно-ревізійного відділу робить запис на останній сторінці акта: «Акт ревізії прийнято» та ставить дату і підпис.

Реалізація матеріалів ревізії і контроль за виконанням прийнятих рішень — є завершальною стадією ревізійного процесу. За матеріалами ревізії (тематичної перевірки) по можливості вживаються заходи у міру виявлення зловживань, істотних порушень та недоліків у діяльності підприємства (організації), що ревізується, не чекаючи закінчення ревізії.

У разі потреби матеріали ревізії (перевірок) виносяться на обговорення в трудових колективах перевірених підприємств (організацій), оприлюднюються через засоби масової інформації.

Якщо заходами, ужитими в період ревізії, не забезпечено повного усунення виявлених ревізією порушень, ревізори готують за підписом керівника ревізійного органу вимогу про усунення виявлених порушень, повне відшкодування збитків та притягнення винних у допущених порушеннях до дисциплінарної і матеріальної відповідальності.

При виявленні істотних порушень фінансової дисципліни, розкрадань грошей і матеріальних цінностей, інших зловживань, матеріали ревізії передаються правоохоронним органам. Одночасно порушується питання про звільнення з посад винних у цьому осіб.

Від керівника ревізованого підприємства чи вищої за підпорядкованістю організації слід вимагати звернення до суду з цивільним позовом на дії винних службових осіб навіть у тих випадках, коли завдані ними матеріальні збитки державі або юридичній особі вчинені діями або бездіяльністю, що не класифікуються як кримінальні.

Крім цього, інформація про наслідки контрольно-ревізійної роботи подається органам місцевої державної адміністрації.

За результатами проведеної ревізії (перевірки) контрольно-ревізійні підрозділи оформлюють рішення про застосування фінансових санкцій і накладання адміністративних стягнень відповідно до чинного законодавства. Рішення це вручається під підпис керівнику ревізованого підприємства. У разі його невиконання, контрольно-ревізійний відділ оформлює документи в господарський суд.

В умовах комп'ютерної обробки інформації (КОІ) поряд з паперовими створюються й електронні носії інформації. Тому, щоб провести перевірку, ревізор повинен знати, як отримати та обробити дані, що зберігаються на електронних носіях.