Не менее чем за пять рабочих дней до даты проведения соответствующего экзамена Ответственный сотрудник ОИВ направляет представителю Перевозчика в субъекте на согласование график проведения работ на территории регионального склада по распределению ЭМ, а также список сотрудников РЦОИ, ответственных за проведение работ по распределению ЭМ.
В графике необходимо указать: учебный предмет, планируемую дату и время проведения работ, ФИО Ответственного грузополучателя, количество и ФИО сотрудников РЦОИ с указанием паспортных данных, согласие на обработку персональных данных. При составлении графика необходимо учитывать время, требуемое на обработку и подготовку к выдаче спецпакетов с распределёнными ЭМ. Возможно проведение работ в выходные и праздничные дни, а также в ночное время по предварительному согласованию с Перевозчиком.
После согласования графика проведения работ по распределению ЭМ Перевозчик готовит необходимое количество рабочих мест для сотрудников РЦОИ. Количество работников, одновременно осуществляющих распределение ЭМ по ППЭ, не должно превышать четырех человек (большее количество сотрудников согласовывается с Перевозчиком в индивидуальном порядке).
Сотрудникам РЦОИ, Ответственному грузополучателю для допуска на территорию регионального склада необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт).
Согласно графику проведения работ представители Перевозчика вручают Ответственному грузополучателю короба с ЭМ, не нарушая их целостности, по реестру Ф5.
В отдельных случаях возможно вручение ЭМ сотруднику, на которого организацией-грузополучателем выписана доверенность на получение ЭМ, с указанными в ней сроками действия. Сотруднику необходимо иметь при себе оригинал и копию доверенности. Оригинал возвращается грузополучателю, копия передается Перевозчику.
При получении ЭМ необходимо проверить соответствие количества коробов, целостность их упаковки, информацию на адресной бирке:
адрес грузополучателя;
учебный предмет;
дата проведения соответствующего экзамена;
номера коробов, указанных в реестре Ф5.
После сдачи-приемки коробов Ответственный грузополучатель расписывается, и ставит печать ОИВ/РЦОИ в двух экземплярах реестра Ф5. Один экземпляр реестра Ф5 остается у Ответственного грузополучателя, второй передается Перевозчику.
Сотрудники РЦОИ под контролем Ответственного грузополучателя проводят сканирование коробов с ЭМ с помощью специального программного обеспечения «Удаленная станция приёмки». Работы по сканированию коробов, проводимые ранее, чем за 5 календарных дней до даты экзамена, возможны только по официальному согласованию с ФЦТ. Исключение составляют короба с ЭМ по технологии «Печать КИМ в ППЭ», имеющие отметку «Печать КИМ в ППЭ». Работы по сканированию таких коробов могут проводиться заранее.
При соответствии отсканированных коробов с количеством заказанных ЭМ, сотрудники РЦОИ проводят вскрытие коробов с ЭМ и сканирование доставочных пакетов (пачек) с ИК. Короба с ЭМ по технологии «Печать КИМ в ППЭ» упакованы адресно для каждого ППЭ и вскрытию не подлежат.
При соответствии количества ИК указанному на адресной бирке (Приложение 3) Ответственный грузополучатель ставит печать ОИВ/РЦОИ, и расписывается в Акте приема-передачи ЭМ (в четырех экземплярах): один экземпляр передается Ответственному грузополучателю, три экземпляра остаются у Перевозчика.
Далее работники РЦОИ комплектуют, и распределяют ЭМ по ППЭ в соответствии с количеством запланированных участников (в том числе ВДП и ДБО) Во время проведения работ допускается присутствие представителей Перевозчика.
Комплект материалов для ППЭ должен содержать:
ЭМ (доставочные пакеты, содержащие по 5 или 15 ИК);
ДБО;
ВДП;
дополнительные спецпакеты с заранее подготовленными адресными бирками и реестрами;
пакет руководителя ППЭ (акты, протоколы, формы апелляции, списки распределения участников ГИА и работников ППЭ, ведомости, отчеты и др.).
Представитель Перевозчика передает необходимое количество спецпакетов Ответственному грузополучателю.
Комплекты материалов для ППЭ распределяются по спецпакетам. Общий вес одного спецпакета не должен превышать 5 кг.
На каждом спецпакете необходимо наличие адресной бирки, которую предоставляет Перевозчик. Адресную бирку сотрудники РЦОИ самостоятельно заполняют и подписывают с указанием:
ФИО упаковавшего;
учебного предмета;
даты проведения соответствующего экзамена;
номера ППЭ;
адреса образовательной организации, на базе которой организован ППЭ;
ФИО члена ГЭК, уполномоченного на получение ЭМ по данному ППЭ;
номера спецпакетов.
На адресной бирке необходимо наличие печати ОИВ/РЦОИ.
Сотрудники РЦОИ передают запечатанные спецпакеты с ЭМ Перевозчику на хранение по реестру Ф1. Форму реестра Ф1 сотрудники РЦОИ заполняют самостоятельно в двух экземплярах.
На заполненных формах Ф1 сотрудники РЦОИ и Перевозчика расписываются и ставят печати своих организаций. Один экземпляр реестра Ф1 передается Ответственному грузополучателю, второй остается у Перевозчика.
Принятые спецпакеты хранятся на региональных складах.
Оставшиеся после распределения ЭМ упаковываются сотрудниками РЦОИ в спецпакеты с пометкой на адресной бирке «неиспользованные ЭМ» (адресная бирка должна быть полностью заполнена). Сотрудники РЦОИ передают запечатанные спецпакеты с неиспользованными ЭМ Перевозчику на хранение по реестру Ф1 (Приложение 2). Форму реестра Ф1 на передаваемые спецпакеты сотрудники РЦОИ также заполняют самостоятельно в двух экземплярах.
На заполненных формах Ф1 сотрудники РЦОИ и Перевозчика расписываются и ставят печати своих организаций. Один экземпляр реестра Ф1 передается Ответственному грузополучателю, второй остается у Перевозчика.
Спецпакеты с неиспользованными ЭМ вручаются Ответственному грузополучателю через 10 дней после завершения соответствующего периода проведения экзаменов.
Не менее чем за четыре рабочих дня до даты проведения соответствующего экзамена Ответственный сотрудник ОИВ:
согласовывает с представителем Перевозчика время организации доставки ЭМ в отделения регионального склада по принципу «кустовой доставки», время выдачи ЭМ в отделениях (ЭМ, скомплектованные для доставки в отделения для ППЭ с последующей выдачей со склада / доставкой точечно, перемещаются внутри структурных подразделений Перевозчика в спецпакетах сотрудниками Перевозчика);
направляет Перевозчику график приезда членов ГЭК в отделения для получения спецпакетов с ЭМ, в котором указаны паспортные данные членов ГЭК, согласие на обработку персональных данных, время приезда, номера автомобилей (в случае необходимости въезда на территорию отделений). Представители Перевозчика в отделении регионального склада подготавливают необходимое количество рабочих мест для выдачи ЭМ членам ГЭК (не более четырех, в отдельных случаях количество рабочих мест может быть увеличено с учетом общего объема ЭМ, подлежащих вручению, по предварительному согласованию с Перевозчиком).
Вручение ЭМ в отделении Перевозчика осуществляется в день экзамена
с 00 часов 00 минут лично прибывшему на склад члену ГЭК. Перевозчик должен проверить: соответствие паспортных данных информации, указанной на адресной бирке спецпакета, предназначенного для соответствующего ППЭ, и в списке получателей ЭМ (членов ГЭК). Член ГЭК должен иметь при себе паспорт гражданина Российской Федерации и копию страницы паспорта с фотографией, которую он передает представителю Перевозчика (копия паспорта в дальнейшем прикрепляется к реестру Ф5). Вручение ЭМ по технологии «Печать КИМ в ППЭ» возможно со дня доставки ЭМ на склад Перевозчика.
В отдельных случаях доставка ЭМ до отдаленных ППЭ из отделений в день экзамена может осуществляться силами Перевозчика.
Представитель Перевозчика вручает подготовленные ранее и запечатанные спецпакеты с ЭМ членам ГЭК по реестру Ф5.
Член ГЭК до подписания реестра Ф5 обязан проверить соответствие количества спецпакетов, целостность их упаковки и информацию на адресной бирке:
адрес и номер ППЭ;
учебный предмет;
дата проведения соответствующего экзамена;
номер спецпакета, указанный в реестре Ф5;
наличие печати ОИВ/РЦОИ, подписи и ФИО упаковщика.
После сдачи-приёмки спецпакетов член ГЭК расписывается в двух экземплярах заранее подготовленного Перевозчиком реестра Ф5. Один экземпляр подписанного реестра Ф5 передаётся члену ГЭК, второй остается у Перевозчика.
Время выдачи спецпакетов каждому члену ГЭК не должно превышать десяти минут с момента предоставления членом ГЭК представителю Перевозчика необходимых документов для получения спецпакетов с ЭМ.
Вскрытие спецпакетов с ЭМ на территории склада запрещено.
После проведения экзамена использованные и неиспользованные ЭМ из ППЭ доставляются в РЦОИ членом ГЭК самостоятельно.
По окончании экзамена руководитель ППЭ в присутствии члена ГЭК упаковывает в отдельные спецпакеты использованные ЭМ, использованные КИМ, неиспользованные ЭМ (в том числе неиспользованные ИК из вскрытых пачек), формы, протоколы, акты, ведомости и др. материалы ППЭ, использованные черновики. Последние упаковываются в отдельный конверт, на котором должна быть указана следующая информация: код региона, номер ППЭ, наименование образовательной организации, на базе которой расположен ППЭ, адрес ППЭ, номер аудитории, код учебного предмета, название учебного предмета, по которому проводится ЕГЭ, количество черновиков в конверте (по решению ОИВ использованные черновики могут храниться в ППЭ).
Руководитель ППЭ передает вышеперечисленные материалы члену ГЭК по форме ППЭ-14-01. Форма ППЭ-14-01 заполняется в двух экземплярах.
Прибыв в РЦОИ, Член ГЭК передает все материалы из ППЭ ответственному сотруднику РЦОИ по форме ППЭ-14-01. Сотрудник РЦОИ проверяет количество и комплектность предаваемых материалов форме ППЭ-14-01. После проверки сотрудник РЦОИ расписывается, указывает ФИО, и ставит дату приемки материалов в двух экземплярах формы ППЭ-14-01.
Один экземпляр формы ППЭ-14-01 остается в РЦОИ, второй передается Члену ГЭК.
