Не менее чем за пять рабочих дней до даты проведения соответствующего экзамена Ответственный сотрудник ОИВ направляет представителю Перевозчика в субъекте на согласование график проведения работ по внесению ЭМ в базу данных с помощью специального программного обеспечения «Удаленная станция приемки» на территории регионального склада.
В графике необходимо указать: учебный предмет, планируемую дату и время проведения работ, ФИО Ответственного грузополучателя, количество и ФИО сотрудников РЦОИ с указанием паспортных данных, согласие на обработку персональных данных. Возможно проведение работ в выходные и праздничные дни, а также в ночное время по предварительному согласованию с Перевозчиком.
После согласования графика проведения работ Перевозчик готовит необходимое количество рабочих мест для сотрудников РЦОИ. Количество сотрудников, одновременно осуществляющих работы по внесению ЭМ в базу данных не должно превышать четырех человек (большее количество сотрудников согласовывается с Перевозчиком в индивидуальном порядке).
Сотрудникам РЦОИ, Ответственному грузополучателю для допуска на территорию регионального склада необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт).
Согласно графику представители Перевозчика вручают Ответственному грузополучателю укомплектованные по ППЭ ЭМ, не нарушая их целостности, по реестру Ф5.
В отдельных случаях возможно вручение ЭМ сотруднику, на которого организацией-грузополучателем выписана доверенность на получение ЭМ с указанными в ней сроками действия. Сотруднику необходимо иметь при себе оригинал и копию доверенности. Оригинал возвращается грузополучателю, копия передается Перевозчику.
При получении ЭМ Ответственному грузополучателю необходимо проверить соответствие количества коробов, целостность их упаковки и информацию на адресной бирке:
номер ППЭ;
адрес ППЭ;
учебный предмет;
дата проведения экзамена;
номера коробов, указанных в реестре Ф5.
После сдачи-приемки коробов Ответственный грузополучатель расписывается, и ставит печать ОИВ/РЦОИ в двух экземплярах реестра Ф5. Один экземпляр реестра Ф5 остается у Ответственного грузополучателя, второй остается у Перевозчика.
Перевозчик передает Ответственному грузополучателю Акт приема-передачи ЭМ в четырех экземплярах (согласно расписке по факту передачи и по факту возврата) для его заполнения по итогам экзамена. После завершения соответствующего экзамена в течение 2-х дней Ответственный грузополучатель возвращает Перевозчику три экземпляра Акта приема-передачи ЭМ, четвертый экземпляр остается у Ответственного грузополучателя.
Сотрудники РЦОИ под контролем Ответственного грузополучателя проводят сканирование коробов с ЭМ с помощью специального программного обеспечения «Удаленная станция приёмки». При сканировании вскрытие коробов не допускается (короба с ЭМ по технологии «Печать КИМ в ППЭ» имеют отметку «Печать КИМ в ППЭ»). Во время проведения работ допускается присутствие представителей Перевозчика. Работы по сканированию коробов, проводимые ранее, чем за 5 календарных дней до даты экзамена, возможны только по официальному согласованию с ФЦТ. Исключение составляют короба с ЭМ по технологии «Печать КИМ в ППЭ», имеющие отметку «Печать КИМ в ППЭ». Работы по сканированию таких коробов могут проводиться заранее.
После проведения работ по сканированию сотрудники РЦОИ передают короба с ЭМ Перевозчику на хранение по реестрам Ф1. Реестр Ф1 на передаваемые короба сотрудники РЦОИ заполняют самостоятельно в двух экземплярах. На заполненных реестрах Ф1 сотрудники РЦОИ и Перевозчика расписываются, и ставят печати своих организаций. Один экземпляр реестра Ф1 передается Ответственному грузополучателю, второй остается у Перевозчика.
Короба, содержащие ДБО и ВДП, проверяются на соответствие заказанному количеству, вскрываются Ответственным грузополучателем и распределяются сотрудниками РЦОИ в спецпакеты для каждого ППЭ. Ответственный грузополучатель ставит печать ОИВ/РЦОИ, и расписывается в Акте приема-передачи ЭМ (в четырех экземплярах); один экземпляр передается Ответственному грузополучателю, три экземпляра остаются у Перевозчика.
Общий вес одного спецпакета не должен превышать 5 кг.
На каждом спецпакете с ДБО и ВДП обязательно наличие адресной бирки, которую предоставляет Перевозчик. Адресную бирку сотрудники РЦОИ самостоятельно заполняют и подписывают с указанием:
ФИО упаковавшего;
учебного предмета;
даты проведения соответствующего экзамена;
номера ППЭ;
адреса образовательной организации, на базе которой организован ППЭ;
ФИО члена ГЭК, уполномоченного на получение ЭМ по данному ППЭ;
номера спецпакета.
На адресной бирке необходимо наличие печати ОИВ/РЦОИ.
Сотрудники РЦОИ передают запечатанные спецпакеты Перевозчику на хранение по реестру Ф1.
Оставшиеся после распределения ВДП и ДБО пакуются в спецпакеты, и сдаются на хранение Перевозчику до следующего экзамена. Сотрудники РЦОИ передают запечатанные спецпакеты с неиспользованными ВДП и ДБО Перевозчику на хранение по реестру Ф1 (Приложение 2). Реестр Ф1 на передаваемые спецпакеты сотрудники РЦОИ заполняют самостоятельно в двух экземплярах.
На заполненных реестрах Ф1 сотрудники РЦОИ и Перевозчика расписываются и ставят печати своих организаций. Один экземпляр реестра Ф1 передается Ответственному грузополучателю, второй остается у Перевозчика.
Не менее чем за три рабочих дня до даты проведения соответствующего экзамена Ответственный сотрудник ОИВ направляет Перевозчику список членов ГЭК, уполномоченных на получение ЭМ по каждому ППЭ, с указанием паспортных данных и их согласие на обработку персональных данных.
В день экзамена (не ранее, чем за 4 часа и не позднее, чем за 2 часа до начала экзамена) представитель Перевозчика прибывает в соответствующий ППЭ для вручения коробов с ЭМ члену ГЭК. Члену ГЭК необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт) и копию страницы паспорта с фотографией, которую он передает Перевозчику.
Представитель Перевозчика вручает короба/спецпакеты с ЭМ члену ГЭК.
Член ГЭК до подписания реестра Ф5 обязан проверить соответствие количества коробов, целостности их упаковки и информации на адресной бирке:
адрес и номер ППЭ;
учебный предмет;
дата проведения экзамена;
номер короба/спецпакета, указанного в реестре Ф5.
После сдачи-приемки коробов/спецпакетов с ЭМ член ГЭК расписывается в двух экземплярах заранее приготовленного Перевозчиком реестра Ф5. Один экземпляр подписанного реестра Ф5 передаётся члену ГЭК, второй остается у Перевозчика.
Представитель Перевозчика передает члену ГЭК три спецпакета (для использованных ЭМ, неиспользованных ЭМ и использованных КИМ) на обратную доставку и чистые бланки реестра Ф1.
Время вручения коробов/спецпакетов не должно превышать десяти минут с момента прибытия Перевозчика в ППЭ.
По окончании экзамена руководитель ППЭ в присутствии члена ГЭК упаковывает в спецпакеты отдельно использованные ЭМ, использованные КИМ, неиспользованные ЭМ (в том числе неиспользованные ИК из вскрытых пачек), формы, протоколы, акты, ведомости и др. материалы ППЭ, использованные черновики. Последние упаковываются в отдельный конверт, на котором должна быть указана следующая информация: код региона, номер ППЭ, наименование образовательной организации, на базе которой расположен ППЭ, адрес ППЭ, номер аудитории, код учебного предмета, название учебного предмета, по которому проводится ЕГЭ, количество черновиков в конверте (по решению ОИВ использованные черновики могут храниться в ППЭ).
Руководитель ППЭ передает вышеперечисленные материалы члену ГЭК по форме ППЭ-14-01. Член ГЭК заполняет адресные бирки спецпакетов, указав:
ФИО и подпись упаковавшего;
адрес РЦОИ;
номер спецпакета;
дату проведения экзамена;
номер спецпакета, указанного в реестре Ф5.
На адресной бирке спецпакета с неиспользованными ЭМ сотрудники ППЭ в правом верхнем углу делают пометку «неиспользованные ЭМ».
Член ГЭК самостоятельно заполняет реестр Ф1 в двух экземплярах на передаваемые спецпакеты с ЭМ. Далее член ГЭК и представитель Перевозчика расписываются в каждом экземпляре реестра Ф1. Один экземпляр реестра передается члену ГЭК, второй остается у Перевозчика.
Перевозчик доставляет упакованные в спецпакеты использованные ЭМ в РЦОИ, а неиспользованные ЭМ и использованные КИМ - на региональный склад.
Прибыв в РЦОИ, представитель Перевозчика вручает спецпакеты с использованными ЭМ по заранее подготовленному Перевозчиком реестру Ф5 сотруднику РЦОИ. Сотрудник РЦОИ обязан проверить соответствие количества спецпакетов, целостность их упаковки и информацию на адресной бирке:
адрес РЦОИ;
наличие подписи и ФИО упаковавшего;
номер спецпакета, указанного в реестре Ф5.
После приёма спецпакетов с использованными ЭМ сотрудник РЦОИ расписывается и ставит печать организации в двух экземплярах реестра Ф5. Один экземпляр подписанного реестра Ф5 передаётся Перевозчику, второй остается в РЦОИ.
Спецпакеты с ЭМ с пометкой на адресной бирке «неиспользованные ЭМ» и «использованные КИМ» Перевозчик доставляет на региональный склад.
Спецпакеты с пометкой «использованные КИМ» Ответственный грузополучатель может забрать у Перевозчика после завершения обработки экзаменационных работ на федеральном уровне, но не позднее даты приема апелляций о несогласии с выставленными баллами (в соответствии с графиком обработки экзаменационных работ и графиком обработки апелляций, разработанных Рособрнадзором).
Передача спецпакетов с пометкой «использованные КИМ» возможна только в рабочие дни в течение рабочего времени Перевозчика.
Спецпакеты с пометкой «неиспользованные ЭМ» Ответственный грузополучатель может забрать у Перевозчика через 10 календарных дней после завершения периода проведения экзаменов.
