Поняття про організацію функціонування та діяльності в ДІК.

Організація робота БСІ полягає в науковій розробці питань організації та змісту роботи бібліотек, комплектуванні, обробці та каталогізації бібліотечних фондів, обслуговуванні читачів та рекламі книги.

Організація роботи державних архівів - це реалізація державної політики в архівній галузі, координування діяльності державних органів, підприємств, організацій з питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку постійного зберігання, комплектування та використання, виконання соціально-правових запитів громадян.

Організація роботи музеїв полягає у виявлені та збиранні матеріалів, що мають історичне значення, обліком та науковим описом, засобами збереження та реставрації пам'яток культури, вироблення тематикою експозиційних планів, виготовлення виставок, підготовкою до друку і виданням документальних збірок, окремих публікацій колекції експонатів, каталогів, путівників, довідників.

Організація роботи органів НТІ - це інформаційно -аналітичне забезпечення органів державної влади і управління з метою прискорення стратегічного розвитку країни і оперативного управління поточною діяльністю у сфері науки і промисловості (державний сектор); створення інноваційного сектора економіки, в якому прогнозно-аналітична інформація буде інформаційною підтримкою розвитку наукоємних галузей, забезпечення процесу прийняття науково-технічних рішень, підготовка аналітичних матеріалів пріоритетних напрямів прикладної науки; широке використання інноваційно-інвестиційним сектором економіки прогнозно-аналітичної інформації у сфері політичного, соціального та економічного маркетингу; повсякденне надання допомоги аналітиків, інформаційного забезпечення малому та середньому бізнесу при впровадженні нових технологій, випуску конкурентоспроможної продукції; налагодження активної співпраці системи освіти з аналітично-прогнозними службами; інформаційне забезпечення суб'єктів господарсь­кої діяльності; інформаційно-методичне забезпечення з пи­тань інтелектуальної власності.
5..2. Формування фонду

Основні напрямки діяльності ДІК: (формування, зберігання та використання документів та інформацій.)

Важливим напрямком в роботі системи ДІК (бібліотек, музеїв, архівів, органів НТІ) є формування, зберігання та використання документів та інформацій.

Сукупність документів та інформацій в системі ДЕК складає або утворює фонд. Отже фонд - це систематизоване зібрання документів, підібраних у відповідності із задачами, завданнями ДІК і потребами користувачів.

Фонду притаманні наступні властивості: стахостичність, множинність, цілісність, відкритість, динамічність Ознаки фонду:

- наявність документів та інформації;

- упорядкованість документів;

- управління;

- об'єм фонду;

- тематика;

- мовна;

- хронологічність.

Функції фонду: кумулятивна, комунікативна, меморіальна, інформаційна, освітня, гедонічна, виховна.

Усі документні фонди (ДФ) виступають як упорядковані масиви документів. їх ріднить єдність технологічних процесів формування фондів, подібність процесів комплектування, обробки, зберігання, використання, подібність устаткування, технічних засобів, автоматизації та комп'ютиризації науково-виробничих процесів тощо. Однак існують істотні відмінності між ДФ. Це дає можливість взаємно збагачувати теорію і практику ДФ різного роду. Бібліотечний фонд є в будь-якій іншій документальній системі (архіві, музеї). У той же час і в бібліотеці може бути музей книги (музейний фонд, архів, інформаційний центр. Різниця між ними полягає в тому, що кожний ДФ відповідає завданням тієї установи, в якій він функціонує. Наприклад, книга існує насамперед для читання, але поміщена в музейний фонд вона стає експонатом, призначеним не для читання, а для споглядання. Будучи частиною експозиції, книга підчиняється правилам експозиційної діяльності. На відміну від бібліотечної, музейну книгу не видають за межі закладу, безпосереднє користування нею обмежене.

Отже, виникнення кожного Д. обумовлено потребами суспільства, різноманітність яких привело до диференціації і спеціалізації фондів, необхідності координованого формування і взаємовикористання фондів.

Головною підсистемою ДФ є бібліотечний фонд (БФ) -це систематизована сукупність документів, що відповідають задачам, типу, профілю бібліотеки, а також документним потребам її користувачів і призначена для використання і зберігання документів протягом усього часу, поки вони представляють для користувачів реальну чи потенційну цінність.

До основних переваг, що дозволяють вважати бібліотеку головною ланкою документальної комунікації, відносяться: повнота БФ, різноманітність типів і видів зібраних документів, надання користувачам не тільки первинних, але й вторинних документів, загальнодоступність користування документами в бібліотеці/На відміну від архівів і музеїв у фондах бібліотек зібрані опубліковані і неопубліковані документи, що мають широке соціальне призначення. Вони різноманітні за змістом, знаковій системі запису і відтворення інформації, матеріальній основі і конструкції, тиражовані.

БФ різноманітні за складом і структурою. Усі документи, включені в БФ, можна розділити на групи за різними ознаками: змістом, способом виготовлення, матеріальній конструкції, періодичності тощо.

За змістом БФ прийнято поділяти на універсальні та спеціальні. Універсальним вважається БФ, якщо він містить документи з усіх галузей знань, усіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, навчальні, довідкові тощо) і видів документів (видання, кінофонофотодокументи, документи на новітніх носіях інформації, неопубліковані документи тощо). Спеціальним є БФ, якщо в ньому переважають документи визначеного змісту (фонди науково-технічних, сільськогоспо­дарських, медичних і т. п. бібліотек), типу (фонди бібліотек для сліпих, навчальні, довідкові, виробничі) і виду (фонд патентних документів, фоно-, відео- і т.п.).

Документи кожного виду групуються окремо, у під фонди. Чим більша бібліотека, тим складніша структура її БФ.

Підфонд кінофотофонодокументів - частина БФ, що складається з документів, які містять звукову й образотворчу інформацію, відтворення якої можливе за допомогою спеціальних технічних засобів - діа- і фільмопроекторів, магнітофонів, відеоапаратури тощо.

Підфонд дисертації - частина БФ що складається з дисертацій на звання вченого ступеня кандидата чи доктора наук, а також авторефератів дисертації. Він може бути виділений у великих бібліотеках самостійним фондом, наприклад, в УкрІНТЕІ, Національній бібліотеці України ім. В. І. Вернадського, а також у бібліотеках наукових установ, в яких вони виконані чи захищені.

Підфонд депонованих рукописів - зібрані, відповідним чином оформлені, неопубліковані рукописи, що представ­ляють інтерес для невеликого кола користувачів.

Підфонд образотворчих документів - частина БФ, що складається з естампів, художніх репродукцій, образотворчих плакатів, листівок і альбомів творів образотворчого мистецтва, гравюр тощо. Іноді він називається фондом ізовидань.

Підфонд картографічних видань - частина БФ, що складається з документів, які містять умовне узагальнене зображення поверхні Землі та інших небесних тіл, а також просторове розміщення різних об'єктів і явищ (рукописні та друковані карти, атласи, глобуси, рельєфні карти тощо).

Підфонд нормативних і технічних документів - частина БФ, що складається з нормативних документ і стандартизації, техніко-економічних нормативів і норм, патентних документтів, типових проектів і креслень, промислових каталогів, звітів про НДР і ДКР, неопублікованих перекладів тощо.

Підфонд нотних видань - частина БФ, що складається з нот, виданих у вигляді книжкових, журнальних чи листкових видань.

Підфонд рідкісних книг - частина БФ, що складається з особливо цінних здобутків друку.

Підфонд мікрокопій - частина БФ, що складається зі зменшених у кілька разів друкованих і рукописних текстів, ілюстрацій, креслень, нот тощо. Цей підфонд іноді називають мікро- чи фільмотекою, страховим фондом.

Кожний з підфондів взаємозв'язаний один з одним і разом вони утворюють специфічну ієрархічну систему. Фонди бібліотек різних типів і видів складають єдиний БФ України.

інформаційний фонд (ІФ) - це масив документів найбільших галузевих і міжгалузевих центрів та інститутів інформації, відділів НТІ різних підприємств, організацій, фірм, комерційних служб, бірж, агентств з інформації, обчислювальних центрів тощо.

ІФ зберігають інформацію в найбільш короткій, стиснутій формі. На відміну від БФ, тут переважають воринні документи, що є результатом, аналітико-синтетичної перероб­ки первинних документів - реферування, анотування, склада­ння фактографічних, концептографічних матеріалів, бібліо­графічних оглядів, експрес інформації тощо. Крім цього ІФ складається з видань, в основному довідкового характеру - енциклопедії, енциклопедичні і мовні словники, довідники, каталоги, цінники, прейскуранти, звіти про НДР і ДКР нормативно-технічна документація тощо. Значну частину фондів складають машиночитані документи: магнітні і оптичні диски, магнітні стрічки, мікрофільми, мікрофіші, перфокарти, перфострічки тощо.

Архівни й фонд (АФ) - сукупність документів, утворилися в процесі діяльності установи організації, підприємства, суспільства чи особи (родини, роду). АФ складається в основному з текстових документів, що несуть ретроспективну інформацію, історично чи логічно зв'язаних між собою.

Документи, незалежно від їхнього виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України і відображають історію духовного, матеріального життя народу, мають історико-культурну цінність і визнані такими відповідною експертизою з реєстрацією у встановленому порядку, складають Національний архівний фонд України.

Склад вхідних у АФ документів різноманітний як за призначенням (нормативна й організаційно-розпорядницька документація, планова й обліково-звітна, проектна і наукова, культурно-просвітня тощо), так і за фізичними особливостями (документи на паперовій основі, кальці, склі, плівці, валиках, магнітній стрічці, перфокартах, навіть на бересті і шматках тканини).

АФ комплектується за принципом неподільності, відповідно до якого всі документи, що підпадають під визначення АФ, повинні збиратися і зберігатися в одному місці.

Музейний фонд - це упорядкований масив документів, збережених у музеях - організаціях, що займаються збором, збереженням, дослідженням і експозицією документів наукового чи культурного характеру. Усі колекції державних музеїв об'єднюють в Національний музейний фонд України.

У фондах музеїв зберігаються документи двох видів: створені природою (зразки фауни і флори) і створені людиною, тобто ті, які несуть соціальну інформацію (картини, книги, предмети побуту тощо). Серед останніх виділяють документи трьох типів: речові, образотворчі, письмові. Письмові спеціально створені для передачі інформації в просторі і часі. Сюди відносяться законодавчі акти, рукописи і стародруки, мемуари і приватні листи, щоденники, рукописи вчених, плакати, гравюри, кінофотофонодокументи тощо. Поряд з ними тут зберігають вишивки, картини, предмети побуту, нумізматичні колекції тощо. Поділ на три типи документів умовний, оскільки образотворчі і письмові документи - такі ж речі, як і археологічні знахідки. Книга й інші письмові документи виступають у музею як елемент матеріальної культури, як речовий предмет, як частина культурної спадщини, що відображає стилістику й особливість книжкової культури визначеної епохи.

У системі документальних комунікацій БФ, ІФ, АФ, МФ доповнюють один одного і здатні найбільш повно й оперативно задовольняти документні потреби суспільства. В даний час особливо актуальним є створення єдиного Національного документного фонду України.

Формування фонду - сукупність процесів комплек­тування, організації і виключення документів із фондів.

Комплектування - планомірний, систематичний відбір і придбання документів у фонди ДІК.

Існують три види комплектування:

- поточне - виявлення нових документів, які б відповідали завданням конкретного соціального інституту та інтересам їх користувачів і придбання цих документів у фонд;

рекомплектування - виявлення документів, що не корис­туються попитом, відбір таких документів з фонду для передачі іншим установам, організаціям або їх списання;

- ретроспективне - виявлення і придбання відсутніх у фонді документів, що вийшли у світ за минулі роки.

Всі види комплектування відбуваються одночасно, в процесі поточної роботи.

При цьому фонд постійно поновлюється, функціонує і розвивається.

Поповнення складається з чотирьох етапів:

- аналіз потоку документів через каталоги книговидавництв, каталоги підписних видань(газет, журналів) та інших джерел, які інформують про видання документів;

- первинний вибір через знайомство з документом завдяки бібліографічного запису, визначення кількості екземплярів документів, які потрібно замовляти;

БК - замовлення документів через книговидавництва, торгівлю, єдиний екземпляр, документообмін; - одержання нових поступлень.

Базою комплектування архівного фонду є установа, організація, підприємство країни, в тому числі і не державні структури (по домовленості).

Комплектування своїх фондів музей здійснює через постійне збирання матеріалів та музейних предметів серед населення, в першу чергу встановлюючи зв'язки з краєзнавцями, сільськими, міськими та районними органами влади, керівниками підприємств, установ. Необхідні документи приймаються в дар або закуповуються через закупівельну комісію.

Організація фонду - це прийом, облік, обробка, розміщування фондів.

Одержання замовлених документів свідчить про заключний етап комплектування і одночасно - початок нового етапу із організацій фонду - облік фонду.

Прибуття документу обов'язково повинно бути оформлено рахунком, квитанцією, накладною магазину чи іншого джерела, звідки надійшов документ.

Обробка документів - комплекс операцій по підготовці документів для їх зберігання і використання.

Розміщення фондів - об'єднання документів в систематизовану сукупність і розміщення в приміщені.

Розміщення фондів повинне забезпечувати зв'язок документів з бібліографічним записом в каталозі. Важливо, щоб система розміщення була стабільною, економічною, створювала працівникам умови для роботи з фондом.

Способи розміщення фондів поділяють на два види: семантичне (змістовне), яке поділяється на: систематичне, тематичне, предметне та формальне, яке в свою чергу поділяється на: алфавітне, хронологічне, мовне, географічне, форматне, нумераційне.

Виключення із фонду документів - виявлення, відбір і знищення зношених документів або тих, що не використовуються користувачами (застарілих).

Зберігання фонду

Зберігання фонду - забезпечення цілісності і фізичного стану документів, які знаходяться, у фонді зберігають в спеціально-обладнаних приміщеннях в умовах фізико - хімічних і біологічних режимів.

Для забезпечення фонду необхідно дотримуватись наступних факторів: соціального фактору (штемпелювання, нумерація, наклейка екслібрісу, визначення місце знаходження документу, періодична перевірка фонду по частинах чи в загальному, перевірка правильності розміщення фонду, виявлення документів, які потребують ремонту, реставрації, матеріальна відповідальність працівників); технологічний фактор (режим зберігання) та біологічний фактор.

Передбачено три режими зберігання:

- світловий режим;

- температурний режим;

- санітарно - гігієнічний режим.

Крім цього при зберіганні фонду використовується механічний захист фонду:

- використання захисних покриттів (ламінування, лакування, обгортання в поліетиленові мішки, зберігання документів в коробках, папках, конвертах);

- ремонт документів;

- реставрація документів, і протипожежний захист.

Біологічний фактор (боротьба з мікроорганізмами: бактеріями, грибками, комахами, гризунами).

Таким чином зберігання фонду поділяється на три складові частини:

Гігієна - комплекс міроприємств, який забезпечує його захист від гризунів, комах, пилу;

Консервація - забезпечення матеріальної основи документів від природнього процесу старіння і розпаду в умовах довгого зберігання;

Реставрація - ремонт пошкоджених документів, повернення близьких або початкових властивостей або ознак документів до яких відносяться.

Використання фонду

релевантність - відповідність змісту документа інформаційному запиту.

- повнота видачі П = а* /а, + с,.

Сі - залишок не виданих релевантних документів.

отже фонд - це система, тобто множина елементів, які знаходяться у взаємозв 'язку, взаємозалежності, доповнюють один одного і утворюють в кінцевому результаті єдине ціле.