Основные принципы работы с базой данных ACCESS.
Цель: Научить пользователя основным принципам и приемам работы с базой данных.
План занятий:
1. Знакомство с основными функциями базы данных ACCESS.
2. Создание базы данных.
3. Связывание таблиц.
Запуск программы:
1. В левом нижнем углу экрана операционной оболочки “ Windows ” щелкните по кнопке “ Пуск ”
2. В появившемся окне поставьте указатель мыши на “ Программы ”, в следующем окне укажите на Ms Office и далее щелкните мышью “ Microsoft Access 2010”. На экране появится окно программы.
Внимание! Требуется обязательная запись в рабочей тетради:
- последовательности работы с программой;
- всех операций по поставленным задачам.
I. Знакомство с основными функциями базы данных ACCESS.
Задание: ознакомится с возможностями программы ACCESS с целью создания базы данных.
1. Знакомство с основными темами справочной системы MS Access.
1.1 Откройте справочную систему MS Access 2010. Для этого щелкните по знаку <? > на панели Лент.
 |
В появившемся окне введите свой вопрос и щелчок по кнопке «стрелка» рядом с надписью Поиск. Второй способ:
Откройте на ленте Файл пункт меню Справка и выберите соответствующий пункте окне:
ü по пункту “ Справка по Microsoft Access ” и пользуясь указаниями справочной системы ознакомьтесь со следующими темами:
“ Основы Access ”, “ Добавление и изменение данных ”, “ Формы", “ Сохранение и печать ”.
1.2 Закройте окно “ Справки ”.
 |
II. Создание базы данных.
Задание: для фирмы, торгующей компьютерной техникой, сформировать базу данных, состоящую из двух таблиц, одна из которых содержит сведения о компьютерах, другая - о заказчиках.
1. Ознакомление с базой данных программы.
1.1 На экране системное меню.
Курсором выберите пункт меню «Файл», затем выберите команду «Создать», в появившемся диалоговом окне выберите «Новая база данных», в разделе Имя файла укажите место для размещения, выбрав свою папку в Папке для студентов (щелчок по кнопке 
), имя базы данных Студент и нажмите кнопку Создать.
На экране окно «Файл новой базы данных». Ознакомьтесь с ним.
Появится окно «База данных».
2.Создание 1-ой таблицы.
2.1. В окне базы данных выберите «Создание» и щелкните левой клавишей мыши, а затем, нажмите кнопку “ Конструктор таблиц ”.
2.2. На экране расположено пустое окно конструирования таблицы, состоящее из двух частей. В верхней части окна вводятся имена полей, типы данных и комментарии (описание). В нижней части вводится описание свойств поля (параметры), которые появляются после ввода имени поля и перехода к типу данных. Используйте клавишу < F6 > для быстрого переключения между верхней и нижней частями окна конструирования.
2.3. Введите описание полей для вашей таблицы в окне конструирования:
· в первую строку столбца “Имя п оля ” введите с клавиатуры КОД МОДЕЛИ и нажмите клавишу < ENTER >;
· в этой же строке в столбце “ Тип данных ” щелкните левой клавишей мыши по кнопки раскрывающегося списка _(“выбор из списка”);
· в появившемся списке выберите “ Текстовый ” и щелкните по нему левой клавишей мыши;
· в нижней части таблицы в разделе “ Свойства поля ” установите курсор на пункт “ Размер поля ” и введите с клавиатуры 15;
· установите курсор на пункт “ Обязательное поле ” и щелкните
левой клавишей мыши по кнопке “ Выбор из списка ”;
· в появившемся списке установите курсор на “ ДА ” и нажмите левую клавишу мыши;
· аналогичным образом в поле “ Пустые строки ” укажите “ Нет”. В поле “ Индексированное поле ” укажите “ ДА ” (Совпадения не допускаются).
· Установите курсор на вторую строку столбца “ Имя поля ” и аналогичным образом введите следующие поля и их свойства:
· МОДЕЛЬ – текстовое поле, Размер поля: 20
Обязательное поле: ДА
Пустые строки: НЕТ
· Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)
· RAM – текстовое поле
Размер поля: 8
Подпись поля: Оперативная память
VRAM – текстовое поле
Размер поля: 8
Подпись поля: Видеопамять
Значение по умолчанию:”256К”
· HDD – текстовое поле
Размер поля: 8
Подпись поля: Емкость жесткого диска
· CD – текстовое поле
Размер поля: 3
Подпись поля: Лазерный диск
Значение по умолчанию: Нет
Условие на значение: “Нет” OR “Да”
Сообщение об ошибке: Это поле может содержать только”Нет” или “Да”
· МОНИТОР – текстовое поле
Размер поля: 40
· ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ – Memo
· ЦЕНА – денежный тип
Формат: с разделителями разрядов
Число десятичных знаков: 0
· СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ – денежный тип
Формат: с разделителями разрядов
Число десятичных знаков: 0
· ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА – денежный тип
Формат: с разделителями разрядов
Число десятичных знаков: 0
Значение по умолчанию: 20
· СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПАНОВКА – логический тип
Формат: Да/Нет.
2.4. Определение первичного ключа.
Установите курсор на поле КОД МОДЕЛИ и щелкните левой клавишей мыши, на ленте Работа с таблицей выберите КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ (кнопка с изображением ключа) Слева на маркере строки, появится изображение ключа.
2.5 Сохранение структуры таблицы на диске.
Выберите пункт меню ФАЙЛ и далее команду “ СОХРАНИТЬ ” или щелчок по кнопке З акрыть
В появившемся окне задайте имя таблицы МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ и щелкните левой клавишей мыши по кнопке “ ОК ”. Закройте окно таблицы “ МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ ”, щелкнув левой клавишей мыши по кнопке с изображением “крестика” в верхнем правом углу окна таблицы “ модели компьютеров ”.
2.6 Ввод данных в таблицу.
Выделите имя таблицы в окне базы данных и щелкните по ней 2 раза. Используйте на клавиатуре клавишу < Tab > для перехода от одного поля к другому; < Shift> + <Tab > для перехода к предыдущему полю; <←> или < → > для перехода от одной записи к другой.
Введите записи данных, находящиеся в приложении 1.
Закройте окно таблицы, нажав левую клавишу мыши на кнопке “х” в верхнем правом углу окна.
Создание 2-ой таблицы.
3.1 В окне базы данных на ленте “ Создание ” и щелкните левой клавишей мыши кнопку “ Конструктор таблиц ”.
На экране расположено пустое окно конструирование таблицы.
Введите описание нужных полей для вашей таблицы (см. п. 2.1), которые будут содержать сведения о заказчиках:
· КОД МОДЕЛИ – текстовое поле
Размер поля: 6
Обязательное поле: ДА
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)
· НОМЕР ЗАКАЗА – текстовое поле
Размер поля: 4
Обязательное поле: ДА
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: ДА (Совпадения не допускаются)
· ЗАКАЗЧИК – текстовое поле
Размер поля: 20
Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)
· ОБРАЩЕНИЕ – текстовое поле
Размер поля: 8
Значение по умолчанию: “Господин”
Условие на значение: “Господин” OR “Госпожа”
Сообщение об ошибки: Допускается только два обращения “Господин” или “Госпожа”
· ФИО – текстовое поле
Размер поля: 30
Подпись: Менеджер по закупкам
Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)
· ИНДЕКС – текстовое поле
Размер поля: 6
Маска ввода: 000000
· ГОРОД – текстовое поле
Размер поля: 15
· Адрес – текстовое поле
Размер поля: 50
· ТЕЛЕФОН – текстовое поле
Размер поля: 10
Маска ввода:!000\-0000
· ДАТА ЗАКАЗА – дата/время
Формат: Краткий формат даты
Маска ввода: 99/99/00;0;
· КОЛИЧЕСТВО – числовой
Размер поля: целое
Число десятичных знаков: 0
· СКИДКА – числовой
Размер поля: Двойное с плавающей точкой
Формат: Процентный
Число десятичных знаков: 0
3.2 Определение первичного ключа.
Установите курсор на поле НОМЕР ЗАКАЗА и щелкните левой клавишей мыши, курсором выберите на панели инструментов КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ (кнопка с изображением ключа) или команду КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ в меню ПРАВКА и щелкните левой клавишей мыши. Слева, на маркере строки, появится изображение ключа.
3.3 Сохранение структуры таблицы на диске.
Войдите в меню “Файл” и выберите команду “ Сохранить ”. В появившемся окне введите с клавиатуры имя таблицы “ КЛИЕНТЫ ” и щелкните левой клавишей мыши по кнопки “ OK ”.
Закройте окно таблицы “ КЛИЕНТЫ ”.
3.4 Ввод записи данных.
В окне базы данных щелкните левой клавишей мыши по строке с названием “ КЛИЕНТЫ ”.
Введите данные в таблицу, расположенные в приложение 2.
Закройте окно “ ТАБЛИЦА ”.
4. Установление связи между таблицами.
4.1 Войдите в меню Работа с базами данных и выберите пункт “ Схема данных ”. В окне “ Добавление таблицы ” выделите “ КЛИЕНТЫ ” и нажмите кнопку “Добавить ”. Затем выделите таблицу “ МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ ” и нажмите кнопку “ Добавить ”. Закройте окно “ Добавление таблицы ”. В представленном окне “ Схема данных ” подведите указатель мыши к полю “ КОД МОДЕЛИ ” в таблице “ Модели компьютеров ”, нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее в нажатом положении, переместите его на поле “ КОД МОДЕЛИ ” в таблице “ Клиенты ”, затем отпустите кнопку мыши. На экране появится диалоговое окно “ СВЯЗИ ”. Установите флажок “ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ ”, выберите тип отношений ОДИН КО МНОГИМ и установите флажок “ КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ ”, нажмите кнопку “ Создать’ ’. Таблицы связанны друг с другом. Закройте окно “ Схема данных “. Теперь данные из одной таблицы будут доступны данным из связанной с ней таблицы.
5. Выход из программы.
5.1 В меню “ выберите команду “Выход”.
Приложение 1
| КОД МОДЕЛИ | ||
| МОДЕЛЬ | 486DX2-66 | Pentium-133 |
| RAM | 4Mb | 8Mb |
| VRAM | 512K | 1Mb |
| HDD | 635Mb | 1Gb |
| CD | нет | да |
| МОНИТОР | 14”Acer(0.28),NI | 14”Panasonic TX-D1562 |
| ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ | Windows-XP, системы “InDoc”, “Торговый дом” | |
| ЦЕНА | ||
| СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ | ||
| ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА | ||
| СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПАНОВКА | да |
Приложение 2
| КОД МОДЕЛИ | ||
| НОМЕР ЗАКАЗА | ||
| ЗАКАЗЧИК | НТО”Крокус” | АОО “Веста” |
| ОБРАЩЕНИЕ | Господин | Госпожа |
| ФИО | Глебов Р.Г. | Маева С.С. |
| ИНДЕКС | ||
| ГОРОД | Москва | С-Петербург |
| АДРЕС | ул.Б.Мнемники,45 | ул.М.Фонтанка,33 |
| ТЕЛЕФОН | 196-5674 | 124-8799 |
| ДАТА ЗАКАЗА | 28.03.96 | 03.02.96 |
| КОЛИЧЕСТВО | ||
| СКИДКА | 3% | 7% |
