Тема 5. Документизація та інвентаризація

1. Документування як спосіб первинного відображення об’єктів обліку
2. Вимоги щодо змісту та оформлення бухгалтерських документів
3. Бузгалтерське оброблення первинних документів

1. Будь-яка господарська операція має бути відображена в Б.О. і має бути записана на місці її здійснення і в час її здійснення або одразу після цього у первинних документах. (наприклад, накладна, чек, рахунок тощо). Таке відображення називається первинним обліком.

Документ з лат. мови означає – «свідоцтво, доказ».

Під документом розуміють матеріальний носій певної форми і хмусту, в якому за допомогою різних засобів і способів фіксується та підтверджується факт здійснення господарської операції, або розпорядження на право її проведення.

Документація – сукупність документів, що складаються на всі господарські операції. Дані документації є основою для первинного бухгалтерського оброблення.

Документування – процес суцільного і безперервного відображення господарських операцій в первинних документах.

Бухгалтерські документи класифікують за такими ознаками:

1) за місцем складання

- внутрішні

- зовнішні (тобто від інших підприємств чи установ)

2) за призначенням (розпорядчі й виправдовувальні.)

Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження (наказ, інструкцію і т. ін.) на здійснення господарського факту-операції. Вони ще не підтверджують господарський факт, а є підставою для його здійснення. Тому їх не можна брати для запису в реєстри бухгалтерського обліку. Документом, який підтверджує факт здійснення операції, є виконавчий документ. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження про надання відпустки, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо.Виправдовувальними є бухгалтерські документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Вони містять дані про її виконання. До таких документів належать акти, накладні на передачу матеріальних цінностей, касовий видатковий ордер тощо.

3) за порядком складання (первинні, зведені)

За ступенем узагальнення господарських фактів бухгалтерські документи поділяються на первинні й зведені.

До первинних документів належать такі, в яких фіксують господарські операції в момент їх здійснення. Це перший формальний доказ того, що господарський факт — явище або процес, тобто операція, відбувся. Усі господарські операції оформляються первинними документами. Вони можуть бути одноразовими й нагромаджувальними.

Зведеними є такі документи, які написані на підставі первинних документів за ознакою груп та інших ознак узагальнення. Зведення первинних даних у документах значно скорочує облікову роботу.

4) за способом оформлення операцій (одноразові, нагромаджувальні)

Одноразові —ними оформляють господарські операції у момент їх здійснення. Використовуються одноразово для початкової реєстрації господарських операцій.

Нагромаджувальні документи —дають змогу протягом дня, декади, тижня, місяця фіксувати однорідні господарські операції в міру їх здійснення (лімітно-забірні картки, дорожні листи, багатоденні наряди на виконання робіт, відомість витрат кормів тощо).

Нагромаджувальні документи остаточно оформляються лише після закінчення терміну їх дії. Вони значно скорочують кількість документів і є одним із засобів зменшення рутинної облікової роботи. Але не в усіх господарських операціях можливе їх використання.

5) За характером оформлення (документи бухгалтерського, небухгалтерського, комбінованого оформлення.)

Документи бухгалтерського оформлення повністю пишуть працівники бухгалтерії. До цих документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідники, групувальні відомості, різні розрахунки розподілу узагальнених даних тощо. Основне призначення цих документів — технічна підготовка записів для бухгалтерського обліку.

Документи небухгалтерського оформлення пишуть працівники виробничих підрозділів: комірники, майстри, виконроби. Головною ознакою таких документів є те, що в них працівники бухгалтерії записують лише бухгалтерське проведення.

Документи комбінованого оформлення — це такі документи, в яких частина даних заповнюється не бухгалтерами, а частина — працівниками бухгалтерії. Наприклад, акти на введення в експлуатацію основних засобів заповнює комісія, а вартісні дані записують у бухгалтерії.