1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские. Широкое использование терминов и профессиональных слов – яркая черта любого делового письма. В письменной речи искажение термина или замена его синонимическими формами не допускается. Если же, по мнению составителя документа, термин может оказаться непонятным адресату, но без него в данном тексте обойтись нельзя, следует дать его объяснение.
2. Умеренное и правильное употребление иностранных слов. В большинстве вариантов лучше использовать русский эквивалент, обозначающий то же понятие. Неумеренное, без учета культурного и образовательного уровня партнера использование иностранных слов не только ведет к непониманию им высказывания, но и (сознательно или неосознанно) унижает его (вместо просим пролонгировать договор – просим продлить срок действия договора, это является прерогативой министерства – это является преимущественным правом министерства). Кроме того, незнание говорящим точного значения иностранного слова может поставить под сомнение его профессиональную компетенцию (эффективность финансово-хозяйственной деятельности во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы – лимитируются не расходы, а средства, т.е. лимит в данном случае – это предельная норма денежных средств, в пределах которой ведутся те или иные расходы).
3. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот)). Канцеляризмы характерны для официально-делового стиля, но приветствуется умеренное использование канцеляризмов.
4. Используются устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение).
5. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник полиции Савельева, профессор Сидорова).
6. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (исполнение, нахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание).
7. Нанизывание родительного падежа в цепочке имен существительных (в целях широкой гласности работы органов государственного контроля).
8. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания, создающие устойчивые языковые модели и текстовые формулы (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части, в порядке оказания, в соответствии, в связи). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста). Деловой стиль подразумевает правильное использование предлогов.
9. При использовании глагольных форм следует помнить, что действительный залог придает динамизм изложению и употребляется в том случае, когда необходимо выделить субъект действия (руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности). Обычно предложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени и производят впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом; исключение составляют тексты протоколов (слушали, выступили, постановили) и постановлений. Страдательный залог употребляется, если факт совершения действия имеет большее значение, чем указание лиц, совершивших действие. Когда нужно подчеркнуть, что действие совершалось, используется совершенный вид, а если оно находится в развитии – несовершенный вид глагола (оплата гарантируется, предложение одобрено, документация возвращена).
10. «Расщепленные» сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать).
11. Утверждение через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (министерство не возражает, коллегия не отклоняет, Ученый совет не отвергает).
12. Использование глаголов-перформативов (от слова to perform -- действовать), которые являются в деловых письмах социально значимыми действиями. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом: 1) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;
2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;
3) подтверждения: подтверждаем;
4) заявления: заявляем, объявляем;
5) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой',
6) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
7) напоминания: напоминаем;
8) предложения: предлагаем.
Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы* употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.
13. Тенденция к утрате местоимения я в деловом письме. Следует правильно использовать и местоимение он, которое, будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, сохраняет и указательное значение. Это местоимение может быть средством обезличивания, фамильярности, поэтому требуется особая осторожность при использовании его в служебных документах.
