Деловое письмо: наиболее существенные признаки деловой документации

Деловое письмо: особенности официально-делового стиля

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные особенности официально-делового стиля – это:

1) преимущественно письменная форма изложения;

2) официальный характер изложения: для текстов данного стиля не характерно использование экспрессивно окрашенных слов и синтаксических конструкций;

3) безличность: тексты официально-делового стиля носят объективный характер, поэтому в них отсутствуют языковые средства, указывающие на автора;

4) информативная насыщенность: авторы текстов официально-делового стиля стремятся передать максимум информации, используя минимум языковых средств;

5) строгость и простота изложения: использование слов в их прямых значениях, отсутствие образности, предпочтительное употребление простых, однозначно трактуемых синтаксических конструкций;

6) высокая степень регламентированности/точности (определенный запас средств выражения и способов их комбинирования): обращение к ограниченному набору языковых средств позволяет строить текст таким образом, чтобы при его толковании не возникало разночтений;

7) стандартизованность: в рамках каждого жанра официально-делового стиля существует особая «модель», шаблон, по которому строится текст вне зависимости от того, кто является его автором, − композиция официально-делового текста не претерпевает изменений.

Самыми главными из перечисленных признаков являются точность (как фактическая, так и языковая), исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей, и стандартизация – выражение мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише.

Точность и стандартизация официально-делового стиля влекут за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Деловое письмо: наиболее существенные признаки деловой документации

1. Специфика культуры официально-деловой речи заключается в том, что она включает в себя владение двумя различными по характеру нормами: 1) текстовыми, регулирующими закономерности построения документа, закономерности развертывания его содержательной схемы, и 2) языковыми, регулирующими закономерности отбора языкового материала для наполнения содержательной схемы документа. Различение этих двух типов норм деловой речи помогает понять направленность и этапы мыслительной работы над текстом документа: осмысление официально-деловой ситуации → подбор соответствующего ей жанра документа → уяснение соответствующих жанру документа норм построения текста → выбор отвечающих жанру и форме документа языковых средств.

2. Форма документа (схема, отражающая семантико-информационную структуру текста) предоставляет в распоряжение его составителя определенный набор реквизитов и определенную их композицию (последовательность и порядок их размещения в тексте документа). Наиболее частотные реквизиты: адресат документа, адресант документа, заглавие (жанр) документа, заглавие к содержанию текста документа, список приложений к документу, подпись, дата. Обязательность/необязательность употребления определенных реквизитов определяет жесткость/свободу построения формы документа.

3. Составитель использует традиционные для официально-делового стиля языковые средства. Таковы: и стилистика текста документа (нейтральная, неэкспрессивная и неэмоциональная, и/или книжная); и лексические средства (близкие к однозначности лексемы и привычные словосочетания, включая клише и штампы, в том числе канцеляризмы – языковые средства, употребление которых нормы литературного языка ограничивают сферой деловой речи); и морфологические средства (продуктивность отглагольных существительных для называния действий; тенденция к неупотреблению в документах лично-указательных местоимений он, они…); и синтаксические средства (усложняющие синтаксическую структуру причастные и деепричастные обороты, сложноподчиненные предложения с придаточными и с выражающими логические отношения союзами; именные цепочки с родительным падежом; синтаксическая схема перечисления).

Деловое письмо: памятка по подготовке служебного документа (требования, которые никогда нельзя нарушать)

1. Четко сформулируйте для самого себя, с какой целью необходимо составить служебный документ, каково его предназначение – тем самым Вы определите его вид и соответствующие особенности.

2. В зависимости от поставленной цели тщательно продумайте объем и содержание информации. Она должна быть полной, исчерпывающей, и вместе с тем лаконично изложенной, не излишне детализированной. Отразите все, что необходимо для успешного решения вопроса, но не больше! Особенно это правило касается документов о каких-либо мероприятиях. В них должна быть полно и четко представлена информация о дате, времени и месте их проведения (с указанием полного наименования организации, ее адреса, аудитории), а также об ответственных лицах (с указанием фамилии, имени, отечества, должности, структурного подразделения) и их контактных телефонах.

3. Соответственно виду служебного документа продумайте его композицию (построение, части) даже в том случае, если объем излагаемой Вами информации совсем небольшой (1-2 предложения). Помните, что в любой документе должны быть вступление (хотя бы из нескольких слов в составе одного предложения, например, в связи с…, в целях…, рассмотрев Ваши предложения по…) и логическая законченность. Для перехода от вступления к основной части информации (особенно если она содержится в нескольких фразах) весьма удобно использовать предложения типа «рассмотрев Ваш проект по созданию…, сообщаем следующее», «управление кадровой политики внимательно изучило Ваши предложения по внедрению… и сообщает следующее»).

4. Излагайте информацию ясно и недвусмысленно, последовательно и логично, четко и аргументировано.

5. Стремитесь к точному употреблению слов, в соответствии с их лексическим значением (смыслом), контекстом и Вашим замыслом. Если сомневаетесь в правильном выборе слова, термина, его написании или сочетании его с другими словами, если желаете избежать повтора, обращайтесь к словарям (толковому, словарю иностранных слов, орфографическому, словарю синонимов, словарю антонимов и др.). (Требуется рабочий на порку, пороть разрешается на дому и по совместительству; больные, не посетившие амбулаторию в течение трех лет, списываются в архив, а затем уничтожаются).

6. В зависимости от вида служебного документа используйте языковые формулы (слова-шаблоны, стандартные, общепринятые речевые обороты): «Благодарим за оказанную помощь», «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность», «Направляем Вам проект … для рассмотрения и внесения предложений».

7. Используйте лексику, соответствующую официально-деловому стилю языка, избегайте слов и речевых оборотов разговорного стиля и, тем более, просторечий.

8. Исключайте как признак самого что ни на есть дурного тона громоздкие фразы! Они затрудняют восприятие смысла текста и тем самым вызывают у адресата негативное отношение к Вашему документу. Помните, что такие фразы всегда можно разделить на смысловые блоки (части информации) и соответственно оформить их в виде отдельных, но логически взаимосвязанных между собой предложений. Логическую взаимосвязанность между предложениями, как правило, помогают установить:

− служебные слова (несмотря на, вопреки, однако, к тому же, при этом, в связи с этим, в этой связи, в результате, так);

− вводные слова (таким образом, кроме того, в свою очередь, безусловно, без сомнения);

− определенные речевые обороты (необходимо отметить, необходимо подчеркнуть, в данном контексте, в результате, несомненно, большие сомнения вызывает также, не вызывает сомнения).

9. Исключайте «лишние слова»: не несущие информационную нагрузку или дублирующие информацию по принципу «масло масляное». Для этого попробуйте прочитать фразу без этих слов: если смысл не изменился, информация не исказилась – значит, они не нужны! (необходимо полностью загрузить имеющееся оборудование, в мае месяце, прейскурант цен, приемный пункт по приему заказов).

10. Избегайте повторов одного и того же слова, неоднократного употребления одного и того же наименования. Здесь помогут слова данный, этот, указанный, вышеуказанный, вышеизложенный. Кроме того, заменяйте одни и те же слова местоимениями в соответствующей форме (он, она, они, оно, их).

11. Если в тексте необходимо неоднократно употребить какое-либо официальное наименование (организации, документа), в состав которого входит много слов, напишите его полностью первый раз, а в скобках укажите сокращенный вариант. Употребляя этот сокращенный вариант, Вы освободите последующий текст от излишнего загромождения.

12. Если Вы написали письмо-запрос, письмо-просьбу, не забудьте указать дату, до которой Вы просите прислать ответ, а также в каком виде вы его ожидаете получить (на бумажном и/или электронном носителях). В отдельных случаях желательно продумать и приложить форму для составления адресатом исчерпывающего ответа.

13. Полностью составив текст документа, обязательно представьте себя в качестве его адресата и именно в этом качестве перечитайте его первый раз. Все ли понятно? Может быть, что-то осталось за кадром, воспринимается как само собой разумеющееся Вами, но не адресатом?!

14. Не пожалейте времени, проверьте текст документа еще раз – через призму всех изложенных в данной памятке правил.

15. Оформите документ в соответствии со следующими требованиями:

− формат листа – А 4;

− размер шрифта − №14 с интервалом 1,5 или №15 с интервалом 1,4;

− поля документа: верхнее, нижнее, левое – 2,0 см; правое – 1,5 см (допустимо уменьшать правое поле до 1,0 см);

− жирным шрифтом выделяются: адресат, заголовок, должность и фамилия, имя, отчество сотрудника, подписавшего документ;

− расстояние между «адресатом» и обращением к нему – 1 строка (2 интервала);

− расстояние между обращением к адресату и текстом – 1 строка (2 интервала);

− расстояние между текстом и подписью: 2 строки (3 интервала) – если длина текста составляет более половины строки, 1 строка (2 интервала) – если длина текста составляет не более половины строки.