Докладная записка
Докладная записка – это документ, информирующий руководство об имевших место явлениях и фактах, выполненной работе, сложившейся ситуации.
Докладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основании письменного или устного указания руководителя.
По содержанию докладная записка может быть инициативной, информационной и отчетной.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресат принять определенное решение. Чаще всего в тексте записки содержатся предложения относительно этого решения.
Информационная докладная записка информирует руководителя о ходе или развитии определенного процесса, общий характер которого известен руководителю.
Отчетная докладная записка информирует руководителя о завершении работы, выполнении планов, рекомендаций, указаний.
В зависимости от адресности докладные записки делятся на внешние и внутренние.
Внешняя докладная записка адресована руководителю вышестоящего органа.
Внутренняя докладная записка адресована руководителю своего учреждения или структурного подразделения.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке с заполнением реквизитов: наименование вида документа, дата, номер, место составления или издания, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись, отметка об исполнителе. Подписывает внешнюю докладную записку руководитель учреждения.
Реквизиты внутренней докладной записки: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, адресат, тест, подпись. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Текст инициативной докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. Во вводной части излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ сложившейся ситуации. В заключительной части содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
Информационные и отчетные докладные записки могут включать только вводную часть.
Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет основанием для принятия каких либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Разновидностью докладной записки является служебная записка. Следует отметить, что служебная записка – документ, не имеющий официального статуса, т.к. не предусмотрена ни одним нормативно-методическим документом.
Объяснительная записка
Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работника, по требованию руководителя, в некоторых случаях по инициативе подчиненных. По своему оформлению объяснительная записка отличается от докладной те, что не содержит выводов и предложений.
Внутренняя объяснительная записка оформляется на общем бланке или, чаще всего, на стандартном листе бумаги с заполнением реквизитов: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Подписывает объяснительную записку составитель.
Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-либо факты.
Если объяснительная записка отправляется за пределы организации, ее обязательно оформляют на бланке и регистрируют. В УСОРД введена унифицированная форма объяснительной записки о нарушении. Текст имеет анкетную форму и содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение, с какого времени работает в данной организации, изложение причин, обстоятельств и даты нарушения.
Справка
Справка это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий.
Справки подразделяют на 2 группы: 1. Справки со служебной информацией; 2. Справки личного характера
Справки со служебной информацией составляются по запросу или указанию вышестоящего органа или руководителя организации. Они могут быть внешними и внутренними. Внешняя справка составляется на общем бланке, внутренняя на стандартном листе бумаги. Справки, направляемые в вышестоящие органы, заверяются печатью.
Реквизиты справки: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Подписывает справку как правило составитель.
В тексте справки проверки вначале принято отражать положительные моменты, затем недостатки, затем рекомендации.
Справки личного характера выдаются гражданам для подтверждения места работы, учебы, должности, размера зарплаты, места жительства, наличия детей, состояния здоровья и т.п.
Эти справки оформляются на бланке с заполнением реквизитов: наименование вида документа, дата, номер, текст, подпись, печать.
Организация, для которой выдается справка может быть указана в адресате, а может быть обозначена в тексте справки.
Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты.
Текст таких справок рекомендуется начинать с фамилии, имени и отчества лица, о котором идет речи в именительном падеже. Не рекомендуется использовать выражения типа: настоящая справка дана в том, что действительно…
Если такая справка содержит сведения о зарплате или других денежных выплатах, ее подписывает руководитель и главный бухгалтер.
Договор
Договор – это документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении или регулировании каких-либо отношений.
Договор оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и содержит реквизиты: наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, печати.
Некоторые виды договоров содержат гриф утверждения.
Датой договора считается дата подписания последнее из сторон.
Номер состоит из номеров, присвоенных каждой стороной, расставленных через косую черту.
Текст начинается с указания сторон, заканчивается указанием их юридического адреса (ФИО, адрес, паспортные данные/местонахождение организации, по которому она зарегистрирована, банковские реквизиты). Содержание договора, как правило, включает наименование организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах), ссылку на их учредительные документы, ФИО представителей договаривающихся сторон, сведения об обязательствах сторон, условия и формы расчета, санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств, срок действия договора. Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Это могут быть кроме вышеперечисленных условия о возмещении вреда, порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом, положения об экономической безопасности и др.
Подписывают договор представители каждой из договаривающихся сторон, подписи располагаются на одном уровне.
Если в договоре участвуют юридические лица, подписи сторон удостоверяются печатями.
Служебные письма
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо – самый распространенный вид документа, используемый для обмена информацией.
Направление писем осуществляется по требованию вышестоящих органов, по просьбе других учреждений, по просьбе граждан, при осуществлении оперативных связей (по инициативе самих работников).
Требования к письмам:
Письмо оформляется на бланке письма с заполнением реквизитов: наименование структурного подразделения, дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату (для ответных писем), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, письма часто содержат отметку о наличии приложения, гарантийные письма содержат печать.
Текст письма должен быть посвящен одному вопросу; если нужно сделать несколько сообщений одному корреспонденту, то составляют несколько писем и вкладывают в один конверт.
Письмо не должно быть большим по объему (основная масса писем до 1 стр.); в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального описания, анализа, письмо может содержать до 5-ти страниц текста. Письма оформляют на листах формата А4, если текст не превышает 7 строк, используют формат А5.
С точки зрения композиции текста письма разделяют на сложные и простые.
Сложные создаются в тех случаях, когда необходимо детальное описание ситуации, ее серьезный анализ или изложение мнений и доказательств.
Простые письма составляются в простых управленческих ситуациях, не требующих детального изложения событий, фактов, обстоятельств. Простые письма обычно состоят из одной или двух смысловых частей.
Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание или сообщение без обоснования, выражение благодарности, сочувствия и т.д.
Если письмо состоит из двух частей, то первая часть – это обоснование, изложение причин написания, мотивировка, а вторая часть – заключение, т.е. просьба, отказ, согласие, требование и т.д.
В качестве обоснования может выступать и другой документ. В отказе желательно сообщить корреспонденту, чем вы можете компенсировать отказ.
Сложные письма – это письма, состоящие из 3 и более частей. Текст таких писем состоит из вступления, основной части и заключения.
Вступление дает формулировку темы, объясняет причины написания письма.
Основная часть (доказательство) включает раскрытие и анализ темы. Раскрытие дается, как правило, через описание сложившейся ситуации. События и факты должны описываться в хронологической последовательности. Здесь же приводятся доказательства и аргументы, которые позволяют сделать автору вывод в заключительной части письма.
В заключении подводится итог рассмотрения темы, представляющий собой выводы в виде предложений, требований, просьб, отказов и т.д. Заключение может содержать и несколько выводов, которые дополняют друг друга.
Текст сложного письма может содержать еще одну часть, которую принято называть опровержением, т.е. доказательством от противного. В нем автор как бы предупреждает возможность появления у адресата противоположной точки зрения. В сложных письмах каждая смысловая часть представляет собой самостоятельный абзац или несколько абзацев.
Тон письма должен быть нейтральным, изложение текста – лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный эмоциональный тон, придавать им личный характер. в письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали, т.к. многословие не способствует усвоению сути, основного смысла письма. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. В тексте служебных писем следует избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости (не откажите в любезности). Для достижения убедительности, точности и однозначности понимания текста следует использовать устоявшиеся в управленческой практике языковые формулировки (в порядке обмена, в соответствии с предварительной договоренностью, в связи с проведением совместных работ и т.п.).
Текст письма может дополняться формулой личного обращения к адресату, что характерно для коммерческих писем (уважаемый, уважаемая). Если письмо адресовано должностному лицу, то можно использовать разные средства. Никогда нельзя обращаться так: уважаемый господин Ф.С. Иванов.
Если письмо начато с формулы личного обращения, оно обязательно заканчивается формулой вежливости: с уважением и т.д. Формула вежливости отделяется от текста 2-3 интервалами.
Формы изложения текста письма:
1. От 1 лица единственного числа – прошу, предлагаю, сообщаю – на должностных бланках преимущественно или когда письмо носит личный оттенок (на бланке должностного лица);
2. От 1 лица множественного числа – приглашаем, напоминаем;
3. От 3 лица единственного числа – межрайонная налоговая инспекция напоминает.
Особенностью стиля деловых писем является употребление распространенных предложений, осложненных причастными, деепричастными оборотами, вводными словами и предложениями. Средние размеры предложений значительно превышают размеры предложений в других стилях речи.
При оформлении ответных писем особое внимание обращают на реквизит адресат. Ответ должен быть адресован тому должностному лицу, которое подписало запрос. Подпись на ответном письме должна соответствовать рангу должностного лица, подписавшего входящий документ.
Разновидности деловых писем:
1. Письмо, требующие ответа;
2. Письма, не требующие ответа;
3. Сопроводительные письма;
4. Совместные письма.
1. Требуют ответа: письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-предложение, письмо-требование.
Письмо-запрос содержит просьбу о предоставлении каких-либо сведений.
Письмо-просьба содержит просьбу о совершении каких-либо действий.
Используемые обороты: просим Вас, пожалуйста, сообщите, мы будем благодарны, если Вы…
В письме-предложении автор предлагает адресату предпринять какие либо действия или принять участие в совместных действиях. Используемые фразы: предлагаю Вам, мы рады предложить Вам, мы уверены, что Вы заинтересуетесь и т.д.
Письмо-требование содержит требование выполнить взятые обязательства. К их разновидностям относятся рекламационные и претензионные письма.
Рекламационные письма направляют по поводу недостаточного качества продукции или изделий, а претензионные – по поводу всех других вопросов.
2. Письма, не требующие ответа: письмо-ответ, письмо-отказ, информационное письмо, письмо-подтверждение, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-напоминание, гарантийное письмо, циркулярное письмо.
Письмо ответ содержит запрашиваемые сведения или информацию о выполнении требуемых действий.
Письмо-отказ содержит отрицательный ответ, не предполагающий дальнейшей переписки (не имеем возможности, не представляется возможным).
И в ответе и в отказе должен содержаться реквизит ссылка на регистрационный номер и дату.
Информационное письмо имеет справочный характер, составляется для сообщения каких-либо сведений, его разновидность – рекламные письма. Используемые фразы: доводим до Вашего сведения, сообщаем Вам, доводим до сведения и руководства в работе.
Письмо-подтверждение составляется для уведомления отправителя о получении ценностей, документов или для подтверждения фактов.
Письмо-предупреждение сообщает, что в случае невыполнения взятых адресатом обязательств автор документа предпримет определенные действия.
Письмо-приглашение содержит приглашение принять участие в каком-либо мероприятии (приглашаем Вас, просим принять участие, мы рады пригласить Вас).
Письмо-извещение составляется для сообщения какого-либо факта (сообщаем, доводим до сведения, ставим в известность).
Письмо-напоминание содержит напоминание о приближении или истечении какого-либо срока, в связи с чем необходимо предпринять определенные действия.
Гарантийное письмо в большинстве случаев содержит просьбу продать какие-то ценности или услуги и гарантирует их оплату. В некоторых случаях гарантийные письма содержат гарантию выполнения взятых автором обязательств (оплату гарантируем). Гарантийное письмо оформляется на бланке с указанием реквизитов с указанием банковских операций. Если такого бланка нет, то банковские реквизиты указываются в конце текста письма. Гарантийное письмо подписывают руководитель и главный бухгалтер, их подписи удостоверяют гербовой или заменяющей ее печатью.
Циркулярные письма обычно рассылает вышестоящая организация, которая сообщает подведомственным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.
Сопроводительные письма
Сопроводительные письма составляются при необходимости направления документа, в формуляр которого не входит реквизит адресат. В тексте сопроводительного письма содержится наименование, номер и необходимые пояснения по сопровождаемому документу или его исполнению. Сопроводительное письмо обязательно содержит отметку о наличии приложения.
Трафаретные письма.
Составляются для документирования однотипных управленческих ситуаций. Текст трафаретного письма содержит постоянную информацию и необходимое свободное место для переменной информации.
Совместные письма нескольких организаций.
Совместное письмо оформляется на стандартном листе бумаги. В верхней части на одном уровне указываются наименования организаций и справочные данные о них. Датой подписания совместного письма является дата подписания последнего автора. Номер состоит из номеров, присвоенных каждым из авторов. Текст формулируется от множественного числа. Подписывают письмо представители каждой организации, подписи ставят на одном уровне.
