Функції підприємства та його служби.

Є певний взаємозв'язок між функціями підприємства і його службами. Якщо функції особливо важливі, то вони на практиці матеріалізуються у вигляді служб. Так, служба обліку забез­печує підприємство оперативною інформацією про виробничу та комерційну діяльність, необхідну для організації управління підприємством.

Але ототожнювати функцію зі службою (або службами), яка виконує відповідну функцію, неправильно. Наприклад, на підприємстві, що здійснює лише комерційні операції, купівля та продаж тісно пов'язані між собою, тому об'єднання їх в одну службу не викликає заперечень. Навпаки, на про­мисловому підприємстві постачання сировини та матеріалів має відповідати певним технічним вимогам, враховувати котрі комерційна служба, як правило, не може, оскільки не компетентна в цих питаннях. Тому закупівлю там інколи від­носять до технічної служби. На багатьох підприємствах ко­мерційна функція здійснюється двома різними службами — комерційною (котру можна було б назвати службою збуту, але надається перевага більш широкій назві) і службою закупівлі.

Інший приклад: адміністративна функція не збігається з жодною службою, бо вона не може бути "локалізованою" й існує на всіх рівнях управління, набуваючи все меншого значення в міру зниження цього рівня від директора до майстра.

На противагу службі вивчення ринку служби контролю якості, секретаріату, обліку не передбачають обов'язкового існування функцій з подібними назвами. На деяких підприєм­ствах здійснюється такий розподіл, але він веде до надмірного збільшення кількості другорядних функцій.

Отже, не можна перебільшувати значення класифікації функцій. Вони становлять інтерес у разі спеціального дослі­дження різноманітних видів діяльності, властивих підпри­ємству виходячи з його профілю та завдань, що стоять перед ним. Крім цього, коли говорять про функції керівника служби, то мають на увазі різні види діяльності, за які він несе відпові­дальність.

Служби на окремих виробничих підприємствах можуть суттєво різнитися навіть у межах однієї групи. Ми розглянемо приклади служб на промислових підприємствах, що здійснюють масовий та одиничний випуски продукції, а також на торго­вельних підприємствах.

Головні характерні риси промислових підприємств масового випуску продукції зводяться до двох ознак: відносно прості методи виробництва та наявність проблем, пов'язаних із сильною конкуренцією, що зумовлює необхідність дослід­ницької та комерційної служб.

До головних функціональних підрозділів на дуже великому підприємстві, як правило, відносять такі:

1) дирекцію управління персоналом;

2) дирекцію з технічних проблем і досліджень;

3) адміністративну дирекцію;

4) службу закупівлі та дирекцію з маркетингу (комерційна дирекція).

Технічна дирекція здійснює контроль за науковими дослі­дженнями та підрозділами, що виготовляють продукцію, а адміністративна дирекція контролює цілий ряд служб, насам­перед фінансові служби та облік.

Однією з головних є комерційна дирекція. У деяких країнах вона називається дирекцією з маркетингу (за американською термінологією, де чітко відмежовується від постачання все те, що належить до збуту). Комерційній дирекції підпорядковані різні служби, зокрема служби збуту, вивчення ринку, реклами, які традиційно утворюють великі підрозділи. Але дуже великі підприємства (фірми) можуть мати й інші служби, наприклад школи бізнесу, школи підготовки та перепідготовки кадрів, служби обслуговування клієнтури та ін.

До складу дирекції збуту торговельної фірми може входити бюро з персоналу. Воно пов'язане з головною службою управ­ління персоналом, але вирішує кадрові питання, що стосуються головним чином продавців. У зв'язку зі значним обсягом діяльності комерційної дирекції в її межах може бути створена також адміністративна служба.

До комерційної дирекції належать різні служби збуту, поділені за територіальними принципами. На більшості підприємств, котрі здійснюють експорт, існує спеціалізована служба експорту продукції. На деяких підприємствах такою службою може бути служба експорту в країни Ближнього Сходу, Латинської Америки, Спільного ринку тощо. Слід зазначити, що коли підприємство невелике і комерційна служба не дуже розвинута, служба експорту може бути підпорядкована безпо­середньо головній адміністративній дирекції.

На підприємствах масового випуску продукції з розвинутою комерційною дирекцією, на яких проблеми експорту не мають особливої специфіки порівняно зі збутом в інших підрозділах, служба експорту є лише відділом, що входить до складу комерційної дирекції, або навіть секцією у складі дирекції зі збуту, котра сама є частиною дирекції з маркетингу.

Крім зазначеного, підприємствам масового випуску продук­ції властиве таке:

• обслуговування клієнтури не на всіх підприємствах виділяється у спеціальну службу, а здійснюється підрозділом, що має назву "взаємовідносини із зовнішнім світом" (паблік рілейшнз);

• служба вивчення ринку та статистичних досліджень являє собою класичну службу, що є на всіх великих підпри­ємствах, які виготовляють продукцію, призначену для кін­цевого споживання. На невеликих підприємствах така служба, як правило, не існує і вивчення ринку може доручатися спеціалістам, які не працюють на даному підприємстві;

• реклама має особливо важливе значення для продукції масового виробництва. Сьогодні підприємства можуть роз­раховувати на широкий ринок лише за наявності ефективної реклами.

Отже, на великому підприємстві одна й та сама основна функція здійснюється великою кількістю служб, групування яких відбувається відповідно до специфічних цілей і завдань, що стоять перед підприємством. Особливо розвинутою буває комерційна функція, здійснювана різними службами, які мають у своєму розпорядженні численний персонал.

Особливості організації служб на підприємстві з одиничним випуском продукції. Розглянемо їх на прикладі суднобудівного підприємства. У даному разі фактор величини підприємства також впливає на наявність тих або інших служб. На підпри­ємстві середньої величини цієї галузі, як правило, є такі види служб.

1. Адміністративні та загальні служби, до складу яких нале­жать:

• секретаріат, який об'єднує пошту, архів та управління господарством;

• служба закупівель і постачання. Ця служба передає замовлення іншим підприємствам на сировину, матеріали, обладнання, необхідні для забезпечення щоденної роботи. Вона має дуже важливе значення ще й тому, що витрати на сировину та матеріали становлять у цій галузі більше половини всіх виробничих витрат;

• служба обліку. Ця служба має два підрозділи: головну бухгалтерію і підрозділ, що здійснює облік витрат виробництва. Вона отримує дані (інформацію) від підрозділів, які самі ведуть виробничий облік;

• юридична та соціальна служби, до обов'язків яких входить вирішення питань, що стосуються законодавства в галузі праці. Часто ці служби об'єднані в одну;

• кошторисна служба, яка визначає вартість виконання замовлення.

2. Технічні служби. У їх складі розрізняють такі дві служби:

а) конструкторсько-дослідницька служба. Тут розробляють проекти всіх деталей, усього обладнання, котре має бути встановлене на борту корабля. З огляду на специфічність цього
виробництва, служба, у свою чергу, поділяється на два підрозділи: службу корпусу і службу машинного обладнання;

б) служба виробництва. До її складу входять три підрозділи:

• корпусний підрозділ, який очолює головний інженер, здійснює будівництво корпусу та оснащення корабля, тобто встановлює на борту корабля необхідні прилади та обладнання;

• котельний підрозділ обслуговує пароутворююче облад­нання; він пов'язаний з бюро машин та перебуває у підпоряд­куванні начальника цеху;

• машинобудівний підрозділ здійснює виготовлення та установлення двигунів для кораблів. Цей підрозділ також очолює головний інженер.

На суднобудівних підприємствах є служба дослідження, яка охоплює корпусний та машинний підрозділи.

Робота цих підрозділів завершується випробуваннями на відповідних стендах, після чого, як тільки судно спускається на воду, виготовлені машини та обладнання встановлюються на його борту.

Особливістю суднобудівного підприємства є те, що серед служб відсутня велика комерційна служба. Разом з тим немає жодних сумнівів, що комерційна функція повинна здій­снюватися, оскільки кораблі будуються для продажу. Але комерційна функція на даному підприємстві не має такого значення і не потребує численного персоналу. Вона не перед­бачає дослідних робіт і робіт з вивчення ринку. Ця функція ґрунтується головним чином на кошторисній службі. Комер­ційна функція вважається прерогативою головної дирекції.

Служби закупівлі може не бути на підприємстві через те, що товар закуповує господар, або тому, що відповідальність за закупівлю децентралізована і покладена на завідувачів відділів. Але буває й так, що управління підприємством здійснюється кількома співдиректорами (співвласниками). Якщо, наприклад, сім'ї належить підприємство, тоді один із власників бере на себе адміністративне управління та управління персоналом, а інший — управління усіма комерційними службами. На таких підприєм­ствах відсутні служби управління персоналом, дослідження, реклами. До служби обліку входять каса і загальна бухгалтерія. На зовсім малих підприємствах є одна каса і касир, що веде книги.

Служба обліку може складатися з бухгалтера, котрий підпо­рядковується директору.

На підприємствах оптової торгівлі частина служб повторює розглянуті вище. Характерні особливості служб цих підпри­ємств пов'язані з двома моментами.

По-перше, важливе значення адміністративних служб перед­бачає наявність великого секретаріату, тому що зв'язки з клієн­турою потребують чималого обсягу листування. Клієнтів тут значно менше, але оборот кожного з них значно більший. Опто­вики відіграють в економіці досить значну роль, здійснюючи функції фінансування, а тому в них мають бути розвинуті всі види загальних адміністративних служб.

По-друге, комерційні служби тут мають специфічний характер. Закупівля здійснюється на великі суми і повинна узгоджуватися як з фінансистами, так і з продавцями. Продаж здійснюється безпосередньо комерційними представниками. Для таких підприємств важливими є проблеми складування та кондиціювання.

У реальній господарській практиці існують проблеми, що зустрічаються майже на всіх підприємствах або становлять інтерес для більшості підприємств незалежно від їхніх величин та галузевої належності. Іншими словами, організація служб на будь-якому підприємстві пов'язана з вирішенням таких загаль­них питань.

1. Служба виробництва є практично на всіх промислових підприємствах і має надзвичайно важливе значення. Здійснення виробничої діяльності, як правило, потребує найбільшої площі та найбільшої кількості людей, унаслідок чого ця функція привертає особливу увагу безпосереднього керівника підприєм­ства.

Із здійсненням виробничої функції пов'язані поточні проб­леми: виробничі потужності, обладнання щодня мають бути за­безпечені усім необхідним, робітники повинні мати роботу. Тому, якщо керівники підприємства не мають здібних, кваліфі­кованих помічників і якщо підприємство недостатньо ефективно організоване, вони мусять самі вирішувати поточні справи, за­мість того, щоб розв'язувати перспективні проблеми.

Важливість зазначеної функції пов'язана також і з харак­тером підготовки керівників підприємств або керівного складу. Незважаючи на існування комерційної або адміністративної підготовки, керівні кадри формуються головним чином із інженерів. Тому, зрозуміло, головну увагу вони приділяють технічним проблемам.

На малих і середніх підприємствах часто є лише служба виготовлення продукції. Майстер або начальник цеху забезпечує виконання різноманітних робіт — від підготовки виробництва, забезпечення верстатів усім необхідним, керівництва виробни­чим процесом до контролю результатів. Це може бути харак­терним і для великих підприємств, якщо виробництво на ньому є досить рутинним. Але коли підприємство має складне вироб­ництво, у зв'язку з чим часто виникають нові технічні проблеми, або коли керівник підприємства усвідомив значення відмежування підготовки виробництва від самого виробництва, то служба виробництва як така доповнюється іншими технічними службами — досліджень, організації праці, контролю, ремонту обладнання тощо.

У такому разі необхідно визначити місце цих служб на підприємстві та характер зв'язків, котрі повинні здійснюватись між ними і начальником виробництва.

2. Забезпечення виконання технічної функції. У госпо­дарській практиці термін "технічна функція" часто вико­ристовується як синонім функції виробництва. Однак технічна функція більш "широка", вона охоплює усі додаткові служби (виробництва. Операції, які виконуються в межах технічної функції, передбачають використання деяких документів та їх рух, тобто відповідну адміністративну організацію. Але розроб­ка та рух документів не повинні ототожнюватися з функціонуванням служби. Інакше це може призвести до зовсім необґрунтованого розширення поняття "служба".

Може видатися дивним, що така важлива служба, як служба підготовки виробництва, не функціонує під такою назвою на всіх підприємствах. З приводу цього необхідно зробити два зауваження.

По-перше, існує загальна функція розподілу робіт та контролю, що є на всіх рівнях управління. На малих підприємствах здійснення цієї функції, до складу якої входить і підготовка виробництва, забезпечувалося началь­ником цеху, начальником дільниці або майстром.

По-друге, служби, які мають забезпечити виконання функції технічної підготовки виробництва (у вузькому розумінні цього терміна, тобто як підготовку процесу виготовлення продукції), і більш або менш спеціалізованими залежно від складності виробничого процесу та розмірів підприємства.

Необхідність організації служби підготовки виробництва обумовлюється розмірами підприємства. Так, на підприємстві середніх розмірів може бути начальник виробництва, котрий має у своєму розпорядженні помічників з ремонту обладнання, розподілу робіт, промислового обліку, з організації праці, які виконують частину функцій майстрів, що керували виробництвом та мали у підпорядкуванні робітників.

На підприємстві трохи більших розмірів може бути техніч­ний директор, якому підпорядковані інженер з досліджень і начальник виробництва. У зв'язку з цим виникає складна проблема: чи повинні матеріали з дослідження і підготовки виробництва, які розроблені, наприклад, у бюро організації праці й планування, передаватися безпосередньо начальнику виробництва, чи їх мають передавати йому через одного з керівників, тобто через технічного директора? Відповідь на це запитання залежить від характеру структури підприємства.

Слід зауважити й таке. Вивчення питання про служби підприємства показало, що окремі служби, які здійснюють приблизно одні й ті самі функції, на різних підприємствах називаються неоднаково. Зокрема це стосується служб підго­товки виробництва та планування. Плутанина в термінах є певною мірою результатом зосередження в одній службі різних видів діяльності, що часто веде до створення окремих відособ­лених служб, наприклад наукової організації, технічних дослі­джень, нових видів виробництва, організації праці, диспет­черської служби, упровадження у виробництво тощо. Значення перших двох операцій (підготовка виробництва та планування) зростає у тих випадках, коли налагоджується виробництво нових серій або окремих видів нової продукції. І навпаки, їхня роль значно менша в умовах рутинного виробництва.

3. До інших служб, що забезпечують виконання технічної функції на підприємстві, належать служби дослідження, ремонтні та технічного контролю.

Служба досліджень виконує роботу, пов'язану з технічним розвитком підприємства. Вона, як правило, не входить до компетенції директора з виробництва або технічного директора. її не слід сплутувати зі службами, що розробляють наукові методи організації діяльності. Така плутанина інколи має місце, тому що, наприклад, на невеликому підприємстві служба, яка називається "наукова організація праці", або "організація праці", може мати обмежений персонал і разом з тим здій­снювати різноманітні види діяльності, які відповідають цим двом функціям.

На невеликих підприємствах служба досліджень виконує креслення з нових видів продукції, складає кошторис, здійснює підготовку виробництва тощо. Якщо цю службу очолює відпо­відальний інженер і вище керівництво залишає йому достатньо вільного часу, він може присвятити цей час дослідженням, які стосуються нових видів продукції і нових видів виробництва.

Інша ситуація на великих підприємствах. Тут існує само­стійна служба наукових досліджень, яка здебільшого підпо­рядковується головній дирекції.

Служба ремонту обладнання, як правило, підпорядкована технічному директору і відокремлена від виробництва. Але на невеликому підприємстві, де немає технічного директора, операції з ремонту обладнання підпорядковані начальнику виробництва.

Служба технічного контролю є завершальною стадією виробництва і забезпечує дотримання встановлених стандартів якості. Вважається, що технічний контроль має бути відокрем­лений від виробництва. А відтак служба технічного контролю повинна підпорядковуватися не начальникові виробництва, а технічному директору або головному інженеру.

4. Збут і комерційна служба. Служба збуту виділяється в окрему службу з відповідальним керівником навіть на неве­ликих підприємствах. Збут, по суті, обслуговує решту видів
діяльності. Спостерігається тенденція до значного розширення комерційної служби на великих підприємствах. При цьому, якщо управління комерційною діяльністю має важливе значення, то керівник цієї служби не може один приймати рішення, які визначають усю діяльність підприємства. Це — прерогатива вищого керівництва (керівника).

Комерційна служба, як і технічна, одночасно об'єднує оперативні служби (наприклад, збут як такий) з дослідними або дорадчими (консультативними) службами (такими як вивчення ринків, розширення збуту, реклама тощо). Різні види організації комерційної діяльності обумовлюють розмаїття підрозділів комерційної служби, а також їхніх підслужб.

5. Служба фінансів і обліку. До обов'язків цієї служби насамперед входить забезпечення підприємства грошовими коштами. Тобто фінансова служба має здійснювати контроль за
рухом грошових коштів і капітальних вкладень, а також контролювати взаємовідносини з банками і з власниками акцій та облігацій.

У зв'язку з тим, що ефективне функціонування фінансової служби значною мірою залежить від організації ведення обліку, головна бухгалтерія та її підрозділи часто підпорядковуються директору фінансової служби.

6. Служба управління персоналом. Якщо підприємство велике, то наймання персоналу й управління ним неможливо здійснювати самому керівникові підприємства лише з допомогою секретаря. Тому створюється спеціальна служба управління персоналом.

Представники цієї служби мусять мати ґрунтовні знання з трудового законодавства, правил укладання колективних договорів, місцевих традицій. Керівник служби та його поміч­ники підтримують зв'язки з керівниками підрозділів підпри­ємства, із зовнішніми організаціями та населенням.

Виконуючи безпосередньо функції управління робочою силою, служба здійснює набір працівників, підготовку та підвищення кваліфікації персоналу як у межах підприємства, так і використовуючи відповідні зовнішні організації. До її компетенції входять також питання мотивації, стимулювання праці тощо. Керівник служби управління персоналом може бути консультантом свого лінійного начальника. Так, під час найман­ня персоналу він підбирає кандидатів згідно з вимогами конкретної посади та надає своєму лінійному начальникові інформацію для вирішення питання про їх наймання. Він не приймає рішень щодо звільнення, а лише організовує розроб­лення відповідної програми і дає поради в процесі її реалізації керівнику підприємства.

Короткий опис головних служб, з якими найчастіше можна зустрітися на підприємстві, і ті проблеми, котрі виникають у зв'язку з цим, показують, що для успішної організації діяль­ності сучасного підприємства необхідні багатогранні знання, уміння, навички.