Тема 8. Методи проектування організаційних систем управління
План
1. Схема організаційного проектування структур управління.
2. Організаційні структури регіону.
Схема організаційного проектування структур управління.
Аналіз практики функціонування як зарубіжних, так і вітчизняних фірм дозволяє виділити певні види організаційних структур, які, в свою чергу, можна об'єднати у дві групи (типи): механістичні та органічні.
Механістичні структури (їх ще називають ієрархічними, формальними, бюрократичними, класичними, традиційними) характеризуються жорсткою ієрархією влади в компанії, формалізацією правил і процедур, централізованим прийняттям рішень, об’єктивними критеріями відбору кадрів, об’єктивною системою винагороди. Вони функціонують як чітко злагоджений механізм. До цього типу відносять лінійну, функціональну структури та їх симбіоз – лінійно-функціональну і дивізійні структури управління.
Органічні (адаптивні) структури мають розмиті межі управління, невелику кількість рівнів управління, характеризуються слабким чи помірним використанням формальних правил і процедур, децентралізацією прийняття рішень, амбіційною відповідальністю, неформальними міжособистісними стосунками. До них належать матричні, проектні, множинні і тому подібні організації, що відрізняються великою гнучкістю у взаємодії із зовнішнім середовищем.
Якщо зовнішнє середовище стабільніше, в ньому спостерігаються незначні зміни, то організація може з успіхом застосувати механістичні оргструктури, що мають малу гнучкість і вимагають більше зусиль для їх зміни. У випадку, коли зовнішнє середовище дуже динамічне, оргструктура повинна бути органічною, гнучкою, здатною швидко реагувати на зовнішні зміни. Зокрема, така структура повинна передбачати високий рівень децентралізації, наявність великих прав структурних підрозділів у прийнятті рішень.
У процесі формування нових і вдосконалення діючих структур управління можна виділити три етапи їх проектування:
1) аналітичний – вивчення структур що застосовуються;
2) проектний – розробка нової, або модернізація діючої структури;
3) організаційний – впровадження.
У штатних розкладах зазначають чисельність професійно-кваліфікаційного складу та загальний фонд оплати праці. В положеннях про структурні підрозділи висвітлюються правові питання, взаємовідносини, кожного структурного підрозділу з іншими ланками. У них чітко розмежовані цілі і завдання, функції, права, службові зв’язки та відповідальність кожного підрозділу з урахуванням специфіки його роботи.
Посадові інструкції розробляються на підставі Кваліфікаційного довідника службовців, затверджених положень про службовців, затверджених положень про підрозділи, внутрішній розпорядок підприємств, організацій, закладів. Вони складаються з таких підрозділів:
- зобов’язання;
- відповідальність;
- показники оцінки виконання службових обов’язків;
- стимулювання;
- порядок визначення на посаду.
Проектування організаційних систем управління здійснюється за допомогою методів:
- аналогій;
- структуризації цілей;
- експертно-аналітичного та організаційного моделювання.
Метод аналогій передбачає застосування організаційних систем управління, які виправдали себе в організаційних системах з подібними характеристиками. При цьому обґрунтовано вибирають організації-аналоги, всебічно аналізують їх організаційні системи управління і розробляють подібну типову структуру. Цей метод найефективніший при розробці типових організаційних систем управління територіально-господарськими системами. Типові організаційні рішення повинні при цьому:
1) бути варіативними (альтернативними) а не однозначними;
2) переглядатися і коригуватися з регулярною періодичністю;
3) з допустимими відхиленнями у випадках, коли умови роботи конкретної організаційної системи істотно відрізняються від умов, для яких рекомендуються типові організаційні системи управління.
Метод структуризації цілей передбачає побудову «дерева цілей» організаційної системи з наступним аналізом і вибором з альтернативних організаційних систем управління найбільш придатної структури відповідно до «дерева цілей».
Цей метод полягає в наступній реалізації цілей:
1) визначають цілі і складові організаційної системи для якої проектується нова організаційна система управління;
2) визначають функції і завдання управління;
3) уточнюють вимоги до організаційної системи управління і визначають чинники, що впливають на формування останньої;
4) відповідно до вимог і організаційної системи управління встановлюють її принципову схему;
5) визначають попередній загальний склад ланок управління, орієнтовано закріпивши за ними функції і завдання;
6) розподіляють функціональну і адміністративну відповідальність між працівниками кожного підрозділу, формують внутрішню структуру підрозділів і систему їх підпорядкованості на всіх рівнях структури;
7) визначають послідовність і тривалість робіт по кожній конкретній функції управління, а також оцінюють трудомісткість і вартість управлінських робіт;
8) документально оформляють розроблений проект організаційної системи управління.
Експертно-аналітичний метод полягає в науково-аналітичному вивченні організаційних систем. При цьому виявляють особливості, «вузькі місця» в роботі апарату управління, розробляють ре рекомендації щодо його формування чи перебудови на основі кількісних оцінок ефективності організаційної системи управління, висновків експертів, узагальнення та аналізу окремих характеристик побудови і функціонування апарату управління.
Цей метод передбачає:
1) проведення діагностичного аналізу існуючих організаційних систем управління;
2) експертне опитування керівників і членів організаційних систем для виявлення та аналізу окремих характеристик побудови і функціонування апарату управління;
3) розробку графічних і табличних описів організаційних систем та процесів управління, які відображають рекомендації щодо покращення їх організації з урахуванням варіантів можливих організаційних рішень.
Статистичні методи аналізу організаційних систем управління – це методи за допомогою яких виявляють стійкі залежності між параметрами характеристики організаційних систем управління і чинниками, які діють на ці характеристики.
Статистичні залежності встановлюють дослідженням однорідної групи кращих організаційних систем:
1) збирають дані про кількісні значення структурних параметрів і чинників;
2) за допомогою кореляційного аналізу визначають ступінь виявлення впливу кожного чинника на структурні параметри і відбирають найбільш істотні чинники;
3) виводять нормативні формули для розрахунку параметрів структури.
Метод організаційного моделювання передбачає розробку формалізованих математичних, графічних, машинних та інших описів розподілу повноважень і відповідальності в існуючій організаційній системі управління. Це потрібно робити для того, щоб на основі чітко сформульованих критеріїв оцінити раціональність прийнятих організаційних рішень. Сукупність таких описів становить модель організаційної системи управління, яка є допоміжним науково-аналітичним інструментом у пошуку, обґрунтуванні і виборі раціональних рішень щодо формування нової організаційної системи управління.
