Подготовка документов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов. Можно выделить:
- набор текста;
- редактирование введенной информации;
- форматирование (оформление) отдельных частей документа;
- вывод документа на печать;
- сохранение документа и ведение архива текстов.
Каждый этап состоит из множества операций. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа.
Набор текста. Основным инструментом ввода текста документов является клавиатура. Вводимый текст располагается в текстовом окне. Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, т.е. позиция ввода, отмечается специальным знаком – курсором. В строке состояния всегда отображается информация о текущем положении курсора. МS Word поддерживает два режима ввода – вставки и замены. Для переключения между этими режимами используется клавиша Insert на клавиатуре или двойной щелчок мыши на индикаторе ЗАМ в Строке состояния. При включенном режиме замены символов индикатор ЗАМ выделяется черным шрифтом. Если Word не реагирует на клавишу Insert, то необходимо выполнить команду кнопка Office ® кнопка Параметры Word ® Дополнительно ® Использовать клавишу INS для переключения режима вставки и замены. Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.
Клавиша Васksрасе удаляет символ слева от курсора, клавиша Delete удаляет из текста символ, находящийся справа от курсора.
Перевод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей строки, т.е. ввод текста происходит под контролем функции автоматического форматирования.
Иногда в текст документа требуется вставить символ, которого нет на клавиатуре. В этом случае необходимо выполнить команду Символ на ленте Вставка. В появившемся окне выбрать нужный шрифт (например, Wingdings, Webdings, Symbol) и щелкнуть на нужный символ.
Если для работы с документами используется текстовый процессор, то существенным является понятие «мягкого» и «жесткого» разделителя. При нажатии на клавишу Пробел в текст вносится символ «жесткого» пробела. Кроме этого символа, в тексте могут существовать так называемые «мягкие» пробелы, которые вносятся в текст документа программой Word автоматически для выравнивания длины строк. Аналогично можно трактовать понятие «мягкий» и «жёсткий» конец строки. «Жёсткий» признак конца строки создается при нажатии клавиши Еnter для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое положение. Признак конца строки не всегда показывается на экране монитора, но, тем не менее, всегда существует в тексте. Для того чтобы увидеть непечатаемые знаки, присутствующие в документе, можно нажать на кнопку Непечатаемые знаки на ленте Главная. Отображение непечатаемых знаков бывает полезно при редактировании сложных документов.
При наборе текста следует учитывать правила расстановки пробелов при знаках препинания:
| Знаки препинания | Правило |
| .,:; %?! $ … | Пробел ставится только после знака препинания. |
| () {} [] “” «» | До первого и после последнего знака ставится пробел, внутри слова без пробелов. |
| – | Пробел ставится до и после знака (не путать с дефисом). |
Знак неразрывный пробел запрещает символам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках, и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться в отличие от обычного пробела). Этот знак очень удобно применять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с инициалами и т.п. Чтобы поставить «неразрывный» пробел, необходимо одновременно нажать клавиши Сtrl + Shift + пробел.
Правила, которыми следует руководствоваться при использовании сокращений:
- в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точка не ставится;
- сокращения типа т.д. и с.г. записываются без пробела;
- сокращения и др., и т.д., и т.п. могут применяться только в конце предложения, в середине предложения их нужно записывать полностью.
Редактирование – это проверка и исправление текста при подготовке к печати.
К основным операциям редактирования принято относить следующие:
- добавление фрагментов текста;
- удаление фрагментов текста;
- перемещение фрагментов текста;
- копирование фрагментов текста;
- контекстный поиск;
- контекстная замена.
Форматирование – это процесс оформления элементов документа. Другими словами, форматирование – это процесс изменения значений атрибутов объектов, из которых состоит документ.
Операция проверки правописания позволяет находить слова с ошибками (проверка орфографии), а также грамматические ошибки или стилистически неверно построенные фразы (проверка грамматики). Во время проверки орфографии выполняется поиск слов, которых нет в словарях Word. При проверке грамматики используется набор грамматических и стилистических правил. Ошибки подчеркиваются волнистой чертой: орфографические – красной, грамматические – зеленой. Щелчок правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове открывает контекстное меню, в котором предлагаются варианты правильного написания.
Проверка правописания может выполняться автоматически в процессе ввода текста или с помощью команды Правописание (F7) (лента Рецензирование) по окончании ввода. В последнем случае проверка выполняется в пределах выделенного фрагмента или до конца документа с места, отмеченного курсором.
В процессе набора текста можно использовать автоматическую расстановку переносов (лента Разметка страницы® Расстановка переносов ® Параметры расстановки переносов® флажок Автоматическая расстановка переносов). При этом можно ставить принудительные переносы.
В тексте можно также подбирать синонимы к словам (лента Рецензирование ® Тезаурус или вызвать контекстное меню на слове, пункт Синонимы).
