Компьютеры в архивном деле.

Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами.

В настоящее время оснащенность государственных архивных учреждений компьютерной техникой неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной. В государственных архивах более половины машинного парка относится к устаревшим моделям (Роботрон, PC XT, PC AT/286).

Вопрос о внедрении компьютерной техники (в прежней терминологии ў механизации и электронизации) в архивных учреждениях был поставлен в 1964 г. на брюссельском конгрессе МСА, тогда же впервые прозвучало предложение создать Комиссию по вопросам автоматизации. Однако к данной теме участники конгресса отнеслись вполне индифферентно и никаких решений не последовало. Несмотря на это в 1965 г. в повестке дня лондонской IX Международной архивной конференции круглого стола (МАККС) вновь возникает вопрос об архивной "электронизации". Многие участники конференции признали пользу ЭВМ для каталогизации, однако лишь США выразили готовность внедрять электронную технику, весьма в то время дорогостоящую. Американские архивисты остались в одиночестве также и в своем положительном отношении к созданию электронных архивов.

В области применения компьютерной техники в архивном деле одной из ключевых проблем является вопрос стандартизации. Множество архивов активно создают электронные каталоги, базы данных, на основе которых появляются напечатанные или изданные на оптических дисках архивные справочники. Функционирование многоабонентных информационно-поисковых систем с прямым доступом предъявляет строгие требования к единству терминологии и применяемых рубрикаторов, к правилам описания документов, к правилам представления отдельных элементов этого описания. Необходимо также иметь в виду, что в существующих крупных информационных сетях (таких, как созданная в 1984 г. в США сеть RLIN) архивная информация соседствует с библиотечной и музейной. Вопрос становится еще более объемным при включении в предоставляемую информацию цифровых образов документов, которые способствуют сохранности оригиналов и дают более четкое изображение (например, демонстрировавшаяся на конгрессе в Монреале испанская прикладная программа Архива Восточной и Западной Индий).

Конец ХХ века ознаменовался стремительным развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран в эпоху электронной документации. Давно стали привычными такие понятия, как система управления базами данных, автоматизированная информационно-поисковая система, электронные системы управления предприятием и документооборотом.

В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники прошлого к электронной цифровой технике будущего. Вместе с тем, несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в общем объёме документации, значительное число архивов ещё не принимает сегодня электронные документы на постоянное хранение

В настоящее время в экономически развитых странах и в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают первичную информацию только на магнитных носителях. Электронные документы стали реальностью. Они приобретают всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.

Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение, типа текстовых процессоров и электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга пользователей. По мере того, как компьютерные приложения всё большее количество административных процедур, производимые ими электронные записи приобретали большее сходство с традиционными документами и меньшее – с числовыми файлами данных. В 1987 году в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что «через несколько лет большое количество записей будут сохраняться только в электронной форме».