Введение.
Преобладающими информационными технологиями, начиная с середины 80-х гг. являются компьютерные, поэтому можно говорить о реализации офисной деятельности в рамках автоматизированного (электронного) офиса, которая имеет техническую, программную и организационно-методическую основу. Автоматизация офиса призвана не заменять существующую традиционную систем коммуникации персонала, а лишь дополнить ее.
Техническую основу современных информационных технологий или электронного офиса составляют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники. Это персональные компьютеры, электронные пишущие машинки, копировальные машины; коммуникационные средства, телефонная техника; средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями); средства для обмена информацией; локальные компьютерные сети, интегрированные сети учреждений и др.
Программные средства современных информационных технологий подразделяются на системные и прикладные. Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем: тестовые и диагностические программы, операционные системы, антивирусные программы, командно-файловые процессоры (оболочки). Прикладные программные средства классифицируются по системам подготовки текстовых, табличных и других документов; подготовки презентаций, обработки информации, личных информационных систем, систем управления проектами и прочими системами.
Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управления; инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.
В настоящее время большинство компьютеров в офисе используются неизолированно друг от друга. Они постоянно или время от времени подключаются к локальным или глобальным компьютерным сетям для получения той или иной информации, посылки или получения сообщения и т. п. Таким образом, назначение любой сети – совместное использование аппаратных и программных ресурсов, доступ к информационным ресурсам. Сети могут объединять информационные ресурсы, как небольших предприятий, так и крупных организаций, занимающих удаленные друг от друга помещения, иногда даже расположенные в разных регионах. Это и определяет способ соединения компьютеров между собой и, соответственно, вид сетей.
Классификация информационных технологий является методологической основой выбора и использования технологии при решении задач документационного обеспечения управления.
Возможна следующая классификация информационных технологий:
· по функциям обеспечения управленческой деятельности (технология подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров; технология подготовки презентаций на основе графических процессоров; технология подготовки
· табличных документов на основе использования табличных процессоров и т. д.);
· по типу пользовательского интерфейса (командный, WIMP-интерфейс, графический интерфейс пользователя, ILK-интерфейс, интерфейс поисковых систем);
· по способу построения сети;
· по обслуживанию предметной области (страховая деятельность, банковская деятельность);
· по способу реализации и т. д.
Использование информационной техники в деле.
