Письма составляют на бланках писем. Установлено два стандартных формата бланков писем: А4 (210 ´ 297 мм) и А5 (148 ´ 210 мм). Бланки документа по ГОСТ Р 6.30-2003 имеют поля: левое – 20 мм; правое – 10; верхнее – 20; нижнее – 20 мм. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Совокупность реквизитов официального письма образует формуляр. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков писем – угловой (рис. 1) и продольный (рис. 2). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов на бланке обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают:
· центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
· флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Бланк официального письма представляет лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными реквизитами, переменные добавляются при печатании письма.
Бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает постоянные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; наименование организации; справочные данные об организации. При необходимости вводятся ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; резолюция; заголовок к тексту письма; отметка о контроле; текст документа. Официальное письмо является единственным документом, на котором не указывается название его вида.
Основой для конструирования формуляров и бланков писем является формуляр-образец. Площадь, отводимая формуляром-образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
При печатании реквизитов документов используют восемь положений табулятора - восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведется от границы левого поля листа:
0 1 2 3 4 5 6 7
5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.
Реквизиты в письме располагаются следующим образом:
· 0-е положение табулятора (граница левого поля 20 мм): наименование организации; справочные данные об организации; дата письма; ссылка на регистрационный номер и дату письма; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите "подпись"; отметка об исполнителе;
· 1-е положение табулятора (пять ударов от границы левого поля): начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных);
· 2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля): регистрационный номер письма;
· 3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля): используют при составлении таблиц;
· 4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля): адресат;
· 6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля): расшифровка подписи в реквизите "подпись";
· 7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля): код организации; код формы документа.
Образцы углового и продольного бланков письма организации приведены на рис. 3 и 4, образец продольного бланка письма должностного лица – на рис. 5, на рис. 6 – пример служебного письма.
Классификация писем
Классификация деловых писем основана на классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.
Деловые письма делятся на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения: письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.
По функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:
· письма, требующие ответа - это письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение; письмо-представление; ответы на эти письма имеют определенную форму в зависимости от характера исходного письма; письма-ответы всегда содержат индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
· письма, не требующие ответа – это письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение.
Рис. 3. Образец углового бланка письма организации
|
Рисунок 4 – Образец продольного бланка письма организации
 | |||||
 | |||||
|
|
 | |||||
 | |||||
|
Рис. 6. Расположение основных реквизитов служебного письма
