Каждый управленческий документ, в том числе и деловое письмо, должен иметь определенный перечень реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках деловых писем должны соответствовать ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
11- дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15 – адресат;
18 – заголовок к тексту;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
27 – отметка об исполнителе.
При поступлении письма добавляются реквизиты:
17 – резолюция;
19 – отметка о контроле.
01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст. 5021). Государственный герб РФ помещается: на бланках федеральных законов, указов, распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного суда РФ, Верховного суда РФ и Высшего арбитражного суда РФ.
Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.
Положение о Государственном гербе Российской Федерации устанавливает перечень органов власти, имеющих право изображать Государственный герб на своих бланках, однако на практике круг организаций, использующих изображение Государственного герба на своих бланках, намного шире. Бланки с изображением Государственного герба нередко используются органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, а также органами местного самоуправления.
02. Герб субъекта Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках письма определяется правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Если предприятие имеет эмблему, то она помещается на бланке писем в соответствии с уставом (положением об организации). В качестве эмблемы используют, как правило, товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законом порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Такой код включает восемь знаков. Коды ОКПО присваивают в соответствии с Положением о введении Общероссийского классификатора предприятий и организаций.
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) введен в действие постановлением ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" и предназначен для регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм т.п. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) и унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в УСД. Код писем по ОКУД – 0200200.
08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо, создающее документ. Этот реквизит предполагает также указание наименования вышестоящей организации.
09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
11. Дата документа – дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), дата акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июля 2004 г. следует оформлять так: 05.07.2004.
Допускаются словесно-цифровой способ, оформления даты, например 05 июля 2004 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например 2004.07.05.
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составляемого совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит бывает только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.
Слова наш, ваш употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая форма этого реквизита:
На ________________ от ___________________.
Не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующий: На 4520/144 от 17.05.2004.
15. Адресат. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресации документа должностному или физическому лицу инициалы ставятся перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже:
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должностное лицо, которому адресуется документ, указывают в дательном падеже:
Генеральному директору
ЗАО «Сиблитмаш»
А.И. Сидорову
Или
ЗАО «Электроценромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.В. Гуляеву
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:
Администрации районов
Московской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
И.П. Иванову
ул. Кирова, д. 6, кв. 12,
г.Новосибирск, 630102
В реквизите «адресат» допускается центровать каждую строку по отношению к самой длинной строке:
Председателю
садового товарищества
«Синие зори»
А.Г. Сизову
17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату:
Сидоровой Г.И.
Петрову М.В.
Прошу подготовить ответ в Министерство образования РФ
Личная подпись
09.09.2004
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18. Заголовок к тексту письма включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, отражать основной вопрос, затронутый в письме, и отвечать на вопрос: о чем (о ком)?, например: "О представлении к награждению", "Об оказании финансовой помощи", "О выделении средств" и т.д.
Заголовок должен быть кратким и емким помещается перед текстом письма, слева и содержит одну фразу. Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.
В сопроводительных письмах и письмах, оформленных на бланках формата А5, заголовок не указывается.
19. Отметку о контроле за исполнением письма обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Текст пишется только на русском языке при направлении писем: 1) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ; 2) на предприятия, в организации, объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
В письмах используют следующие формы изложения:
· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу решить»);
· от первого лица множественного числа («просим направить», «просим предусмотреть»);
· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «комитет считает необходимым»).
21. Отметка о наличии приложения. Если в тексте письма упоминается о наличии приложения, то отметку о нем оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложения, которые не упомянуты в тексте, то указывают наименование каждого прилагаемого документа, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их номеруют, например:
Приложения: 1. Справка об итогах работы на 6 л. в 1 экз.
2. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы - число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения формируют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
22. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное – при оформлении на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия):
Исполнительный директор
ЗАО «Пилот» Подпись И.Г. Григорьев
или на бланке
Исполнительный директор Подпись И.Г. Григорьев
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывают. Документы, отправляемые от имени организации, подписываются руководителем или его заместителем, письма на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Подпись А.В. Петров
Главный бухгалтер Подпись Н.И. Иванова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:
Начальник управления Начальник управления
образования культуры
Подпись Г.А. Петров Подпись И.В. Соловьев
В реквизите «подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Исполнительный директор
ЗАО «Кристалл» Подпись Ю.М. Аксенов
В письмах не допускается ставить в реквизите «подпись» предлог «за», надпись от руки «зам.» или косую черту перед наименованием должности. Каждая организация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле при подписании письма.
Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемых документов указаны в федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации». Юридическая сила документа, передаваемого с помощью автоматизированных, информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических устройств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима использования таких подписей.
На практике часто применяют совместные письма. Они составляются на чистом листе бумаги и подписи руководителей располагают на одном уровне, например:
Директор школы № 25 Директор ПУ № 13
Подпись Г.В. Петров Подпись Н.И. Сидоров
27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу, например:
И.П. Семенов
36-45-12
