Создание образцов
Информационно-справочных документов
На основе бланка предприятия
Методические рекомендации для выполнения лабораторной работы
Для студентов всех специальностей,
Направлений подготовки и форм обучения
Ростов-на-Дону
Составители:
к.т.н., доцент О.В. Смирнова
к.т.н., доцент А.Ю. Полуян
УДК 681.3
Подготовлено на кафедре «Вычислительные системы и информационная безопасность»
Методические рекомендации для выполнения лабораторной работы по теме «создание образцов информационно-справочных документов на основе бланка предприятия» / ДГТУ, Ростов-на-Дону, 2012, 16 с.
Методические указания предназначены для проведения лабораторных работ по дисциплинам "Информационные технологии", "Информационные системы", "Прикладные пакеты в делопроизводстве" (для студентов всех специальностей и форм обучения). Содержит сведения о разработке бланков, позволяет освоить: способы создания писем и бланков. Лабораторная работа включает набор заданий, методические указания к ним и контрольные вопросы по изучаемой теме. Методические рекомендации могут быть использованы для самостоятельной работы.
Печатается по решению методической совета факультета «Энергетика и системы коммуникаций».
Цель работы
Целью лабораторной работы является изучение требований, предъявляемых к современному деловому письму, признаков официального делового стиля, используемого при их составлении, получение практических навыков составления типовых деловых писем, телеграмм и факсов на основе формуляра и бланка предприятия, разработанного с использованием пакета Microsoft Word.
Задание
2.1. Ознакомиться с требованиями к содержанию и стилю современных деловых писем.
2.2. Составить типовые деловые письма, факсы, телеграммы по предложенным ситуациям.
2.3. Создать с использованием пакета Microsoft Word бланки писем предприятия с необходимыми реквизитами.
2.3. Оформить составленные документы на соответствующих бланках
Теоретическая часть
Место делового письма в системе управленческой
документации. Культура официальной переписки
Среди документов, создаваемых в сфере управления, переписка занимает ведущее место. Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. В состав переписки входят деловые письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, телетайпограммы и другие документы. Виды деловой переписки определяются способами передачи деловой информации.
Деловое (служебное) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста – пересылкой по почте.
Культура официальной переписки определяется тремя принципами: лаконизм делового письма; достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; ясность и недвусмысленность языка сообщения.
В деловом письме требования, предъявляемые к официальной переписке, приобретают большую значимость в силу того, что основной спектр деловых отношений регулируется правом, системой юридических норм, за которыми следуют экономические, финансовые и иные санкции.
Деловое письмо должно соответствовать и этическим требованиям, сложившимся в практике деловых отношений. Официальное письмо является одним из главных каналов связипредприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется преддоговорное общение, выясняются отношения между предприятиями.
Отсутствие навыков составления официальных писем довольно характерно для секретарей, референтов, специалистов и руководителей. Для того чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней. Их невыполнение затрудняет работу с официальными документами и лишает письма юридической и практической значимости.
