2-й раздел билета представляет собой компетентностно-ориентированное задание, в процессе выполнения которого студент должен продемонстрировать степень сформированности компетенций с позиции «знать, уметь». Такое задание состоит из двух взаимосвязанных компонентов: ЗНАТЬ - что? и УМЕТЬ - как?
Другими словами, студент вначале коротко освещает первую, теоретическую, часть задания, а затем иллюстрирует на примере деятельности условной организации, как, каким образом реализуются в ней организационные и технологические процессы документационного обеспечения управления. В качестве условной организации может выступать, например, предприятие, в которой студент проходил производственную преддипломную практику, или основное место работы студента, или любая другая организация по выбору студента.
Образец задания:
Установите последовательность этапов контроля исполнения документов. Назовите объективные и субъективные причины неисполнения документов в срок и расскажите о мерах по повышению исполнительской дисциплины на примере условной организации.
Теоретическая часть ответа
Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:
1) постановку документов на контроль; 2) ведение контроля; 3) снятие документа с контроля; 4) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно выделяют:
· слишком высокую степень централизации полномочий;
· перегрузку исполнителей и руководителей разного уровня;
· недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
· недостаточные сроки для качественного исполнения;
· нерациональную систему документооборота;
· недостаток технических средств для оформления и тиражирования документов и др.
Практическая часть ответа
В организации:______________________ (название организации), на наш взгляд, проблема неисполнения документов в срок заключается в слабой правовой и нормативной регламентации и, конечно, в организации работы в службе делопроизводства.
В организации отсутствуют______________________ (перечислить документы, регламентирующие технологию контроля исполнения документов).
Когда организация была малочисленной, то вопрос о необходимости усиления контроля не стоял на повестке дня. В настоящее организация укрупняется (появляются отделы и филиалы, новые направления, открываются офисы в других городах). Поэтому руководитель начинает сталкиваться с проблемой исполнительской дисциплины сотрудников.
Можно выделить ряд проблем, возникающих перед руководителем:
· несоблюдение сроков выполнения поставленных задач;
· низкое качество исполнения;
· невыполнение в связи с «забывчивостью» сотрудников.
На наш взгляд, выходом может стать внедрение эффективной системы контроля исполнения поручений.
Применение автоматизированной системы контроля позволит:
· учитывать поручения и задачи;
· контролировать сроки исполнения договоров, приказов, протоколов совещаний и пр.;
· улучшить качество выполнения задач;
· оперативно отслеживать ход исполнения поручений;
· обеспечить коллективную скоординированную работу коллектива;
· получать автоматически сформированные отчеты об исполнительской дисциплине сотрудников.
Чтобы система начала работать сразу же после внедрения, надо убедить сотрудников в ее необходимости. Когда в организации появляется что-то новое, то, несмотря на необходимость, встречается с сопротивлением. Руководитель должен проявить настойчивость в применении системы, на первых этапах поощрять сотрудников в ее использовании.
Обратите внимание: первая часть задания должна быть изложена строго в соответствии с теоретическими основами делопроизводства и нормативными правовыми актами, вторая часть - практическая - предполагает варианты ответа в выборе структуры, содержания, выводов, предложений и пр.
