Пресс-конференция - это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую (цифры, имена, фамилии и т.д.), проблемную и комментирующую информацию. Организация пресс-конференции отнимает много времени и сил.
Прежде всего, нужно четко представлять, каким средствам массовой информации будет интересно и удобно присутствовать на пресс-конференции. Следует также подготовить пресс-релиз и разослать с приглашениями в выбранные СМИ. В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется несколько этапов.
Планирование и оповещение:
1. Распространение анонса. За неделю до конференции, дубль - за два дня до пресс-конференции. Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте. Не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольный обзвон СМИ (в соответствии с составленным списком). Вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме.
2.Аренда зала для пресс-конференции:
Аренда зала для пресс-конференции - одна из важнейших задач, которая стоит перед организаторами при планировании подобного мероприятия. Аренда зала для пресс-конференции в пресс-центре, словом, решает большинство задач по планированию и проведению пресс-конференции, стоящие перед организаторами подобного мероприятия. 3.До начала пресс-конференции необходимо подготовить и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ, которых они хотели бы видеть, на данном мероприятии.
4. Целесообразно продумать и организовать группу по приему и регистрации гостей и участников, пребывающих для участия в работе пресс-конференции. Группа размещается за столом с надписью "Регистрация участников" у входа.
5. На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. Написанные полностью фамилия, имя, отчество и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участники пресс-конференции без проблем могли найти свое место за столом), - наиболее приемлемый вариант. На стене за столом участников располагается логотип организатора пресс-конференции, в нашем случае логотипа аптечных сетей "Бонум". Логотип как бы закрепляет авторские права организации на данную пресс-конференцию.
6. Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания будущих материалов. Такой набор может включать в себя:
- Пресс-релиз;
- Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;
- Копии речей, произнесенных на пресс-конференции, и.т.д
7. Все это укладывается в специальную папку с двумя кармашками. Можно ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании.
Необходимо продумать продолжительность вступительной речи модератора (ведущего), последовательность выступлений участников, количество времени, отводимого на вопросы-ответы.
Президиум не должен быть перегружен. Необходимо четкое разделение ролей среди участников пресс-конференции на модератора (ведущего) и ньюсмейкера.
2. Проведение пресс-конференции
Проведение пресс-конференции - это тщательно спланированная и хорошо организованная встреча журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами. Пресс-конференции проводятся с целью предоставления СМИ информации и характеризуется возможностью, так или иначе позиционировать компанию или проект.
1. Необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.
2.Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из единого мероприятия:
- открытие;
- представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;
- вступительное слово ведущего;
- выступления (информационные сообщения);
- вопросы и ответы;
- закрытие;
-неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.
Общая продолжительность пресс-конференции недолжна, превышать 30-60 минут.
3. Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами.
4.Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме.
5. Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необязательно).
6. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).
7. Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.
8. Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции.
9. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции - информирование общественности через СМИ.
10.Наиболее оптимальная форма поведения на пресс-конференции:
- естественность;
- умеренная эмоциональность;
- доброжелательность.
11. После завершения пресс-конференции ее организаторы должны оценивать результативность проведения мероприятия. Для этого необходим полный и детальный анализ материалов о прошедшей пресс-конференции, появившихся в СМИ спустя некоторое время, - как правило, это выполняется специалистами по связям с общественностью организации, проводящей пресс-конференцию.
12. По окончании официальной части принято угощать журналистовэ.
13. В день мероприятия (максимум - утром следующего дня) нужно передать материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти. А также отправить благодарности соответствующим лицам. Также необходимо организовать заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции.
